Tarkista selaimen asetuksista, että JavaScript ja evästeet ovat käytössä.

Mikäli JavaScript on käytössä, mutta jokin selainlaajennus estää sen lataamisen, poista selainlaajennus käytöstä.

Sähköposti stressaa? Lähetä sitä itse vähemmän – tutkijat kokosivat viestittelyn pelisäännöt

Tutkimus: Sähköpostin käyttämisessä stressaavat muun muassa väärinymmärrykset ja turhat viestit.

Hyvinvointi
 
Sari Gustafsson
Jos haluaa välttää stressin, sähköpostiin ei kannata koko ajan kurkistella.
Jos haluaa välttää stressin, sähköpostiin ei kannata koko ajan kurkistella. Kuva: Sari Gustafsson

Saatko koko ajan tietokoneen ruudulle ilmoituksia, jotka kertovat sinun saaneen sähköpostia? Entä luetko meiliä vielä sängyssäkin ennen kuin nukahdat?

Kumpikin on haitaksi, jos haluat vähentää sähköpostiin liittyvää stressiä. Brittiläinen Future Work Centre tutki, miten työntekijän hyvinvointiin vaikuttaa hänen tapansa käyttää sähköpostia. Tutkijat löysivät neljä tekijää, joiden vuoksi sähköposti alkaa erityisesti stressata.

Ensimmäinen on se, että käyttää notifikaatioita eli ilmoituksia, jotka kertovat uudesta viestistä. Toinen on se, että pitää sähköpostin koko päivän päällä eli on jatkuvasti valmiudessa reagoimaan viesteihin.

Kolmas on se, että tarkistaa sähköpostin ensimmäiseksi aamulla ja viimeiseksi illalla.

Neljänneksi sähköposti aiheuttaa todennäköisimmin stressiä johtoasemassa oleville.

Sähköpostin stressaavuutta tutkittiin kyselykaavakkeella, joka lähetettiin noin 2 000 työntekijälle ympäri Britanniaa.

Vastaajat kertoivat sähköpostiin liittyvän monia ongelmia. Sähköpostiviestittelystä puuttuvat esimerkiksi selkeät normit, mikä tekee epäselväksi sen, kuinka nopeasti meilit kuuluisi tarkistaa ja kuinka nopeasti niihin tulisi vastata. Tällainen normien puute voi luoda tarpeettoman paineen tarkistaa koko ajan viestejä ja reagoida niihin nopeammin kuin on ehkä tarpeenkaan.

Sähköpostin ongelmaksi kerrottiin myös se, että sieltä puuttuvat nonverbaaliset vihjeet, kuten kehonkieli ja ilmeet. Siksi toisen viestejä on helppo tulkita väärin tai kenties tarpeettoman negatiivisesti.

Kun sähköpostiviestejä tulee paljon, on vaikea priorisoida tärkeimpiä niistä. Pahimmillaan tunne siitä, että viestejä vain tulvii eikä enää kykene hallitsemaan niitä, johtaa stressiin.

Tutkimuksen tekijöihin kuuluva Richard MacKinnon sanoo muun muassa Medical News Today -sivustolla, että sähköposti on kaksiteräinen miekka.

”Sähköposti on hyvä kommunikaatioväline, mutta myös stressin ja turhautumisen lähde. Ihmiset, jotka tutkimuksessa pitivät sähköpostia kaikkien hyödyllisimpänä, kertoivat myös kokevansa eniten sähköpostiin liittyvää painetta.”

Future Work Centre antaa ohjeita, miten sähköpostikäyttäytymisestään voi tehdä vähemmän kuormittavaa.

Kyselyn vastaajista 62 prosenttia seuraili meilejään pitkin päivää. Tutkijat kuitenkin suosittelevat, että sähköposti tarkistettaisiin vain tarvittaessa ja muina aikoina sitä ei pidettäisi päällä.

Stressiä vähentäisi se, että ei käyttäisi notifikaatioita eli koko ajan ei tulisi ilmoituksia uusista viesteistä. Työmeilejä ei kannattaisi tarkistella vapaa-ajalla.

Jos haluaa vähentää sähköpostia, yksi konsti on, että lähettää sitä itse vähemmän. Yksi puhelinkeskustelu voi parhaimmillaan poistaa tarpeen pitkään viestittelyyn.

Suosituksia on työntekijöiden lisäksi myös työpaikoille. Future Work Centren mukaan organisaatiotasolla pitäisi selvittää sähköpostin käytön kokonaistilanne. Lähetetäänkö työpaikalla esimerkiksi tarpeettomasti kahteen kertaan joitakin posteja?

Kun kokonaistilanne on selvillä, voi luoda ohjeet siitä, miten meiliä käytetään kyseisessä organisaatiossa. Ohjeisiin kuuluisi esimerkiksi määrittely, minkä sisältöistä tietoa jaetaan sähköpostitse ja missä tapauksissa jokin toinen tietojenvaihtotapa olisi parempi.

Tämä aihe on kiinnostava, haluaisin lisää tällaisia uutisia!

Kiitos mielipiteestäsi!