Valikko
Hyvinvointi

Sähköposti stressaa? Lähetä sitä itse vähemmän – tutkijat kokosivat viestittelyn pelisäännöt

Tutkimus: Sähköpostin käyttämisessä stressaavat muun muassa väärinymmärrykset ja turhat viestit.

Saatko koko ajan tietokoneen ruudulle ilmoituksia, jotka kertovat sinun saaneen sähköpostia? Entä luetko meiliä vielä sängyssäkin ennen kuin nukahdat?

Kumpikin on haitaksi, jos haluat vähentää sähköpostiin liittyvää stressiä. Brittiläinen Future Work Centre tutki, miten työntekijän hyvinvointiin vaikuttaa hänen tapansa käyttää sähköpostia. Tutkijat löysivät neljä tekijää, joiden vuoksi sähköposti alkaa erityisesti stressata.

Ensimmäinen on se, että käyttää notifikaatioita eli ilmoituksia, jotka kertovat uudesta viestistä. Toinen on se, että pitää sähköpostin koko päivän päällä eli on jatkuvasti valmiudessa reagoimaan viesteihin.

Kolmas on se, että tarkistaa sähköpostin ensimmäiseksi aamulla ja viimeiseksi illalla.

Neljänneksi sähköposti aiheuttaa todennäköisimmin stressiä johtoasemassa oleville.

Sähköpostin stressaavuutta tutkittiin kyselykaavakkeella, joka lähetettiin noin 2 000 työntekijälle ympäri Britanniaa.

Vastaajat kertoivat sähköpostiin liittyvän monia ongelmia. Sähköpostiviestittelystä puuttuvat esimerkiksi selkeät normit, mikä tekee epäselväksi sen, kuinka nopeasti meilit kuuluisi tarkistaa ja kuinka nopeasti niihin tulisi vastata. Tällainen normien puute voi luoda tarpeettoman paineen tarkistaa koko ajan viestejä ja reagoida niihin nopeammin kuin on ehkä tarpeenkaan.

Sähköpostin ongelmaksi kerrottiin myös se, että sieltä puuttuvat nonverbaaliset vihjeet, kuten kehonkieli ja ilmeet. Siksi toisen viestejä on helppo tulkita väärin tai kenties tarpeettoman negatiivisesti.

Kun sähköpostiviestejä tulee paljon, on vaikea priorisoida tärkeimpiä niistä. Pahimmillaan tunne siitä, että viestejä vain tulvii eikä enää kykene hallitsemaan niitä, johtaa stressiin.

Tutkimuksen tekijöihin kuuluva Richard MacKinnon sanoo muun muassa Medical News Today -sivustolla, että sähköposti on kaksiteräinen miekka.

”Sähköposti on hyvä kommunikaatioväline, mutta myös stressin ja turhautumisen lähde. Ihmiset, jotka tutkimuksessa pitivät sähköpostia kaikkien hyödyllisimpänä, kertoivat myös kokevansa eniten sähköpostiin liittyvää painetta.”

Future Work Centre antaa ohjeita, miten sähköpostikäyttäytymisestään voi tehdä vähemmän kuormittavaa.

Kyselyn vastaajista 62 prosenttia seuraili meilejään pitkin päivää. Tutkijat kuitenkin suosittelevat, että sähköposti tarkistettaisiin vain tarvittaessa ja muina aikoina sitä ei pidettäisi päällä.

Stressiä vähentäisi se, että ei käyttäisi notifikaatioita eli koko ajan ei tulisi ilmoituksia uusista viesteistä. Työmeilejä ei kannattaisi tarkistella vapaa-ajalla.

Jos haluaa vähentää sähköpostia, yksi konsti on, että lähettää sitä itse vähemmän. Yksi puhelinkeskustelu voi parhaimmillaan poistaa tarpeen pitkään viestittelyyn.

Suosituksia on työntekijöiden lisäksi myös työpaikoille. Future Work Centren mukaan organisaatiotasolla pitäisi selvittää sähköpostin käytön kokonaistilanne. Lähetetäänkö työpaikalla esimerkiksi tarpeettomasti kahteen kertaan joitakin posteja?

Kun kokonaistilanne on selvillä, voi luoda ohjeet siitä, miten meiliä käytetään kyseisessä organisaatiossa. Ohjeisiin kuuluisi esimerkiksi määrittely, minkä sisältöistä tietoa jaetaan sähköpostitse ja missä tapauksissa jokin toinen tietojenvaihtotapa olisi parempi.

    Seuraa uutisia tästä aiheesta

  • Työhyvinvointi
  • sähköposti
  • Työ
  • Työelämä
  • Stressi
  • Terveys
  • Hyvinvointi

Kommentit

    Ei vielä kommentteja. Kirjoita ensimmäinen.

    Näytä lisää
    Luetuimmat
    1. 1

      Olen pian taloudellisesti riippuvainen poikaystävästäni opintotuki­uudistuksen takia – ja se tuntuu nöyryyttävältä

    2. 2

      Aurinkovoide ei suojaa ihoa, jos sitä käyttää väärin: ”Riskeihin ei suhtauduta tarpeeksi vakavasti” – Testaa, suojaudutko auringolta oikein

    3. 3

      Onko Helsinki kupla, jota muu Suomi ei ymmärrä? ”Osa muualla asuvien Helsinki-kritiikistä voi olla ihmettelyä sen äärellä, mihin ei itsellä ole mahdollisuutta”

    4. 4

      Kylmän vielä kestää, nälkää ei

    5. 5

      Taiteilija Miina Äkkijyrkkä syytti norjalaistaiteilijaa kopioinnista ja vaati 118 000 euron korvauksia – Tekijänoikeusneuvosto katsoi teokset parodioiksi

    6. 6

      Erin Dillon menetti kaksi lastaan huumeiden takia, mutta haaveilee silti yhä huumeista – HS:n reportaasi valkoisten kerjäläisten kaupungista, jossa huumepussit toimitetaan kotioven eteen

    7. 7

      Valtavat venäläiset sota-alukset näyttäytyivät Tanskassa ja tallentuivat näyttäviin kuviin – lähipäivinä niitä odotetaan Suomenlahdelle

    8. 8

      Lilli Pukka, 28, on ollut ilman parisuhdetta 10 vuotta ja järjestää ”mää-juhlat” juhlistaakseen sitä – tyytyväiset sinkut voidaan kuitenkin kokea itsekkäinä tai jopa uhkana, sanoo asiantuntija

    9. 9

      Poliisi ampui yöpukuisen naisen Minneapolisissa hämärissä olosuhteissa – Nyt poliisipäällikkö joutui jättämään tehtävänsä australialaisnaisen ampumisen vuoksi

    10. 10

      CNN listasi maailman 50 upeinta luonnonihmettä – Suomesta mukaan mahtui yksi kohde

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Lilli Pukka, 28, on ollut ilman parisuhdetta 10 vuotta ja järjestää ”mää-juhlat” juhlistaakseen sitä – tyytyväiset sinkut voidaan kuitenkin kokea itsekkäinä tai jopa uhkana, sanoo asiantuntija

    2. 2

      Onko Helsinki kupla, jota muu Suomi ei ymmärrä? ”Osa muualla asuvien Helsinki-kritiikistä voi olla ihmettelyä sen äärellä, mihin ei itsellä ole mahdollisuutta”

    3. 3

      CNN listasi maailman 50 upeinta luonnonihmettä – Suomesta mukaan mahtui yksi kohde

    4. 4

      Tällainen on Helsingin kallein vuokrakämppä: huoneita 11, neliöitä 500, vuokra 25 000 euroa kuussa

    5. 5

      Brittien uusi Jane Austen -seteli aiheuttaa harmia – fanien mukaan pankki ei ole ymmärtänyt seteliin painettua sitaattia

    6. 6

      Erin Dillon menetti kaksi lastaan huumeiden takia, mutta haaveilee silti yhä huumeista – HS:n reportaasi valkoisten kerjäläisten kaupungista, jossa huumepussit toimitetaan kotioven eteen

    7. 7

      Olen pian taloudellisesti riippuvainen poikaystävästäni opintotuki­uudistuksen takia – ja se tuntuu nöyryyttävältä

    8. 8

      Donald Trumpin viestintäpäällikkö Sean Spicer on irtisanoutunut – tilalle nousee Valkoisen talon lehdistösihteeri Sarah Huckabee Sanders

    9. 9

      Löyhkäävä ”koiranlihakuja” on maanpäällinen helvetti, jossa päättömät koirat odottavat vierailijoita – osa korealaisista ajattelee yhä lihan maistuvan parhaalta, kun eläintä on piesty ennen teurastusta

    10. 10

      Tanska siivoaa kerjäläisensä vankilaan – kahden viikon ehdottomia tuomioita jaetaan nyt ilman varoitusta

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Elävien kuolleiden kaupungilta näyttävän Daytonin ruumishuoneelta on tila loppu – Yhdysvaltoja riivaa historian pahin huume-epidemia, ja yliannostuksia ottavat niin eläkeläiset kuin lapsetkin

    2. 2

      Ole oma kesäheilasi: Näin masturboit, jos sinulla on penis

    3. 3

      Asuntopula ajaa nuoria aikuisia Inarin metsiin – Kaisa Tikka peseytyy purossa ja käyttää jääkaappinaan kivenkoloa

    4. 4

      Joka kolmas muistisairaus voitaisiin ehkäistä korjaamalla elintapoja – tutkijat tunnistivat yhdeksän vaaran paikkaa, jotka altistavat dementioille eri elämänvaiheissa

    5. 5

      Australialaisnainen soitti hätänumeroon Yhdysvalloissa, paikalle tullut poliisi ampui hänet – omaiset vaativat vastauksia surmasta

    6. 6

      Lilli Pukka, 28, on ollut ilman parisuhdetta 10 vuotta ja järjestää ”mää-juhlat” juhlistaakseen sitä – tyytyväiset sinkut voidaan kuitenkin kokea itsekkäinä tai jopa uhkana, sanoo asiantuntija

    7. 7

      Maistamaan pakottaminen vain pahentaa lapsen nirsoilua, ja sipulin piilottaminen ruokaan on epäreilua – lastenpsykiatri neuvoo, miten valikoivan lapsen voi saada syömään

    8. 8

      Ruokolahden leijona oli isojen poikien pila – viranomaiset ovat tienneet totuuden 25 vuotta

    9. 9

      Lipunmyynti lähijunissa loppui aikoja sitten, mutta 22 asemaa on edelleen ilman automaattia – Mitä tekee konduktööri, joka ei saa enää myydä lippuja?

    10. 10

      Kun entinen poikaystävä tappoi itsensä, Tuisku Lehto, 27, päätti elää – nyt hän on tehnyt näyttelyn, jossa näkyy mielenterveys­kuntoutujien ilo

    11. Näytä lisää