Valikko
Hyvinvointi

Sähköposti stressaa? Lähetä sitä itse vähemmän – tutkijat kokosivat viestittelyn pelisäännöt

Tutkimus: Sähköpostin käyttämisessä stressaavat muun muassa väärinymmärrykset ja turhat viestit.

Saatko koko ajan tietokoneen ruudulle ilmoituksia, jotka kertovat sinun saaneen sähköpostia? Entä luetko meiliä vielä sängyssäkin ennen kuin nukahdat?

Kumpikin on haitaksi, jos haluat vähentää sähköpostiin liittyvää stressiä. Brittiläinen Future Work Centre tutki, miten työntekijän hyvinvointiin vaikuttaa hänen tapansa käyttää sähköpostia. Tutkijat löysivät neljä tekijää, joiden vuoksi sähköposti alkaa erityisesti stressata.

Ensimmäinen on se, että käyttää notifikaatioita eli ilmoituksia, jotka kertovat uudesta viestistä. Toinen on se, että pitää sähköpostin koko päivän päällä eli on jatkuvasti valmiudessa reagoimaan viesteihin.

Kolmas on se, että tarkistaa sähköpostin ensimmäiseksi aamulla ja viimeiseksi illalla.

Neljänneksi sähköposti aiheuttaa todennäköisimmin stressiä johtoasemassa oleville.

Sähköpostin stressaavuutta tutkittiin kyselykaavakkeella, joka lähetettiin noin 2 000 työntekijälle ympäri Britanniaa.

Vastaajat kertoivat sähköpostiin liittyvän monia ongelmia. Sähköpostiviestittelystä puuttuvat esimerkiksi selkeät normit, mikä tekee epäselväksi sen, kuinka nopeasti meilit kuuluisi tarkistaa ja kuinka nopeasti niihin tulisi vastata. Tällainen normien puute voi luoda tarpeettoman paineen tarkistaa koko ajan viestejä ja reagoida niihin nopeammin kuin on ehkä tarpeenkaan.

Sähköpostin ongelmaksi kerrottiin myös se, että sieltä puuttuvat nonverbaaliset vihjeet, kuten kehonkieli ja ilmeet. Siksi toisen viestejä on helppo tulkita väärin tai kenties tarpeettoman negatiivisesti.

Kun sähköpostiviestejä tulee paljon, on vaikea priorisoida tärkeimpiä niistä. Pahimmillaan tunne siitä, että viestejä vain tulvii eikä enää kykene hallitsemaan niitä, johtaa stressiin.

Tutkimuksen tekijöihin kuuluva Richard MacKinnon sanoo muun muassa Medical News Today -sivustolla, että sähköposti on kaksiteräinen miekka.

”Sähköposti on hyvä kommunikaatioväline, mutta myös stressin ja turhautumisen lähde. Ihmiset, jotka tutkimuksessa pitivät sähköpostia kaikkien hyödyllisimpänä, kertoivat myös kokevansa eniten sähköpostiin liittyvää painetta.”

Future Work Centre antaa ohjeita, miten sähköpostikäyttäytymisestään voi tehdä vähemmän kuormittavaa.

Kyselyn vastaajista 62 prosenttia seuraili meilejään pitkin päivää. Tutkijat kuitenkin suosittelevat, että sähköposti tarkistettaisiin vain tarvittaessa ja muina aikoina sitä ei pidettäisi päällä.

Stressiä vähentäisi se, että ei käyttäisi notifikaatioita eli koko ajan ei tulisi ilmoituksia uusista viesteistä. Työmeilejä ei kannattaisi tarkistella vapaa-ajalla.

Jos haluaa vähentää sähköpostia, yksi konsti on, että lähettää sitä itse vähemmän. Yksi puhelinkeskustelu voi parhaimmillaan poistaa tarpeen pitkään viestittelyyn.

Suosituksia on työntekijöiden lisäksi myös työpaikoille. Future Work Centren mukaan organisaatiotasolla pitäisi selvittää sähköpostin käytön kokonaistilanne. Lähetetäänkö työpaikalla esimerkiksi tarpeettomasti kahteen kertaan joitakin posteja?

Kun kokonaistilanne on selvillä, voi luoda ohjeet siitä, miten meiliä käytetään kyseisessä organisaatiossa. Ohjeisiin kuuluisi esimerkiksi määrittely, minkä sisältöistä tietoa jaetaan sähköpostitse ja missä tapauksissa jokin toinen tietojenvaihtotapa olisi parempi.

    Seuraa uutisia tästä aiheesta

  • Työhyvinvointi
  • sähköposti
  • Työ
  • Työelämä
  • Stressi
  • Terveys
  • Hyvinvointi

Kommentit

    Ei vielä kommentteja. Kirjoita ensimmäinen.

    Näytä lisää

    Luetuimmat

    1. 1

      Nimimerkki Musta Pekka mielipidesivulla: Työttömyyteni jatkuessa tunnen vihaa päättäjiä ja yhteiskuntaa kohtaan

    2. 2

      Tämän opin seksityöntekijöiden arjesta Suomessa kun katsoin uuden kotimaisen dokumentin

    3. 3

      Vieraiden miesten treffipyyntöjä, uhkailua ja savukaasupanos työpaikalla – kostoa hautonut asiakas vainosi vuosia Marjo Oinosta

    4. 4

      Rocktähtien sanat kovenevat Trumpia kohtaan – Bruce Springsteen ryhtyi julistamaan presidentin vastaista ”uutta vastarintaa”

    5. 5

      Lennonjohto suositteli hyppäämistä, Martin Saarikangas ei totellut – pakkolasku pienkoneella veteen teki ”Iso-Masasta” telakkamiehen

    6. 6

      Onneton autoverodraama on osoitus poliittisen pelisilmän puutteesta

    7. 7

      Puhos oli voimiensa päivinä Suomen ostareista suurin ja ihmeellisin – Muistatko enää Itiksen varjoon jämähtänyttä ”lättänää”?

    8. 8

      Superbakteereita vastaan täytyy keksiä aivan uusia keinoja tai taistelu on hävitty: ”Meidän täytyy taas tottua siihen, että lapset kuolevat”

    9. 9

      Jussi Niinistölle hankkeen kaatuminen ei tullut yllätyksenä – ”Näin Berner on toiminut”

    10. 10

      Pussausta, kuorsausta, lattian tärinää ja pellavalakanoita – testasimme keskelle Pariisia avatun suomalaisen mökkikylän

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Aikuiset ovat nykyään aivan kuin teinejä

    2. 2

      Superbakteereita vastaan täytyy keksiä aivan uusia keinoja tai taistelu on hävitty: ”Meidän täytyy taas tottua siihen, että lapset kuolevat”

    3. 3

      CNN otti Trumpin virkaanastujaisista uskomattoman kuvan – yleisön voi laskea vaikka yksitellen

    4. 4

      Nuoren naisen katoaminen kuohuttaa Islannissa – Murhamysteeriin liittyy grönlantilainen kalastusalus, veritahra vuokra-autossa ja 20 kiloa hasista

    5. 5

      Trump uhkaa tuhota Britannian varalaskupaikan

    6. 6

      Merenrantaan hamuava suuryritys saa Helsingiltä erityiskohtelua – Luonnonsuojelija: Suosiiko Jussi Pajunen tytärtään?

    7. 7

      23-vuotias Ville haluaa ryhtyä talonmieheksi, hankkia koiran ja lopettaa Subutexin käytön – odotellessaan paikkaa katkolle hän ehti jo retkahtaa ja kadota

    8. 8

      Trump suuttui median uutisoimasta vaatimattomasta yleisömäärästä – ilmakuvat näyttävät karun totuuden virkaanastujaisista

    9. 9

      Vieraiden miesten treffipyyntöjä, uhkailua ja savukaasupanos työpaikalla – kostoa hautonut asiakas vainosi vuosia Marjo Oinosta

    10. 10

      Ministeri Berner: Liikenneverkko­yhtiön valmistelu keskeytetään, autoverosta ei luovuta

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Trumpin kannattaja: ”Te siellä Suomessa puhutte enää islamia”

    2. 2

      CNN otti Trumpin virkaanastujaisista uskomattoman kuvan – yleisön voi laskea vaikka yksitellen

    3. 3

      Trump suuttui median uutisoimasta vaatimattomasta yleisömäärästä – ilmakuvat näyttävät karun totuuden virkaanastujaisista

    4. 4

      Poliisi epäilee Helsingissä ”kaikkien aikojen korruptiotapausta” – Helsingin opetusviraston turvallisuuspäällikkö vangittu

    5. 5

      Olivia Oras ryhtyi instaamaan, sai tuhansia seuraajia ja vietti 16-vuotiaana vip-elämää – mutta alkoi pelätä imeytymistä someen ja palasi kotiin

    6. 6

      Miehen epäillään tunkeutuneen sikalaan ja paritelleen karjun kanssa Oulun seudulla

    7. 7

      Ruokatrendit, kuten sushi, veganismi ja pienoluet, ovat esittämistä, jolla hyväosaiset tekevät eroa muihin, sanoo tutkija – ja hänellä on lukuja todisteeksi

    8. 8

      Tältä me näytämme aamulla bussissa ja metrossa – Akseli Valmusen kuvareportaasi

    9. 9

      Helsinkiä riivaa huutava pula nuorista miehistä – katso HS:n koneesta, puuttuuko kotikulmiltasi naisia vai miehiä

    10. 10

      Muutin 41-vuotiaana vanhempieni luokse ja toivon, että oma lapseni voi keski-ikäisenä kivuta syliini itkemään

    11. Näytä lisää