Uuden vuoden lupaus: ei sähköpostistressiä

Joulun ylensyönnin ja perheriitojen jälkeen on jälleen aika tehdä lupauksia uudeksi vuodeksi. Itse en voi valitettavasti antaa vinkkejä kahteen suosituimpaan lupauskategoriaan eli painonhallintaan ja parisuhteisiin. Mutta jos haluat käyttää vuonna 2011 vähemmän aikaa sähköpostin kanssa kiroiluun, voin antaa muutaman vinkin. Nämä kikat ovat tehneet omasta sähköpostikaaoksestani siedettävämpää.

Inbox zero. Jostain kumman syystä sähköpostilaatikkoon tuntuu aina kertyvän viestejä, joihin ei ole juuri nyt aikaa vastata. Amerikkalaisen Merlin Mannin yksinkertainen mutta nerokas idea auttaa tässä: pidä sähköpostilaatikko tyhjänä.

Sähköpostin tyhjennys alkaa siitä, että et koskaan lue sähköposteja "huviksesi" esimerkiksi kännykästä. Lue ne vain silloin, kun sinulla on aikaa vastata niihin. Suurimpaan osaan viesteistä riittää joko parin rivin vastaus, jonka jälkeen ne joko poistetaan tai arkistoidaan piiloon. Vielä useamman viestin voi suoraan poistaa tai arkistoida. Jos viesti vaatii enemmän miettimistä, kopioi viesti sähköiseen kalenteriisi työtehtäväksi ja varaa sille vaikka tunti vastausaikaa. Tai siirrä se tehtävälistaan. Mutta pois sähköpostilaatikosta.

Sähköpostin lukusession lopuksi sinulla pitäisi olla lähes tyhjä postilaatikko. Itse en ole päässyt aivan nollaboksilinjalle. Mutta sähköpostissa ei enää ajelehdi vanhoja viestejä, jotka aiheuttavat ärtymystä pelkillä otsikoillaan.

Älä avaa sähköpostia, Facebookia tai mitään viestivälinettä ensimmäiseksi aamulla. Tämä on muistaakseni David Allenin Getting Things Done -listasta. Itse olen parhaassa vireessä heti aamiaisen jälkeen. Sitä ei kannata tuhlata sähköpostien lukemiseen tai Facebookissa roikkumiseen vaan jonkin ikävän tai vaikean työtehtävän hoitamiseen. Tämä on itselleni ylivoimaisesti vaikein vinkki: Yhdysvalloissa asuessa Facebook ja meili ovat yön jälkeen täynnä viestejä Suomesta, joita on vaikea olla lukematta.

Poissaoloviesti loman aikana. Tämä on itse keksimäni kikka: jos olet poissa pidempään, älä tuhlaa ensimmäistä työhönpaluupäivää sähköpostien lukemiseen. Oma poissaoloviestini kuuluu "Olen lomalla 30.7.2010 saakka enkä lue töihin palatessani loman aikana kertyneitä viestejä. Jos asiasi on edelleen ajankohtainen 30.7.2010, otathan silloin uudelleen yhteyttä." Töihin palatessasi poistat kaikki loman aikana kertyneet sähköpostit ja nautit ensimmäisestä työpäivästä ilman stressiä.

Peru sähköpostikirjeet. Internet tarjoaa riittävästi häiriötekijöitä ilman sähköpostikirjeitäkin. Jos huomaat poistavasi jatkuvasti uutis- ja tarjouskirjeitä sähköpostistasi, peru niiden tilaukset. Jos uutiskirjeestä ei löydy helppoa linkkiä tilauksen poistamiseen, merkkaa viesti roskapostiksi. Sama koskee luonnollisesti Facebookin lähettämiä sähköpostimuistutuksia.

Kännykällä voi myös soittaa. Hämmästyttävän moni asia hoituu nopeammin puhelimessa kuin sähköpostilla. Puhelimessa voi tehdä päätöksiä heti, monimutkaiset asiat voi selittää useampaan kertaan ja puhetta on vaikeampaa ymmärtää tahallaan väärin. Amerikkalaiset ovat kokemukseni mukaan varsin innokkaita soittelijoita. Se on ollut pelkästään hyvä muutos verrattuna loputtomiin ryhmäsähköposteihin.

Jos sinulla on omia vinkkejä informaatioähkyn hillitsemiseen, jaa ne kommenteissa. Stressittömämpää vuotta 2011!

Kirjoittaja on entinen HS.fi:n tuottaja, joka työskentelee USC Annenbergin tutkijana Los Angelesissa.

Helsingin Sanomat | hs.online@hs.fi