Tarkista selaimen asetuksista, että JavaScript ja evästeet ovat käytössä.

Mikäli JavaScript on käytössä, mutta jokin selainlaajennus estää sen lataamisen, poista selainlaajennus käytöstä.

Työelämän sähköpostittelu on rentoutunut entisestään – ”etunimellä puhuttelu lisää tietoturvaa”

HS kysyi asiantuntijalta, millainen sähköpostiviestintä on työelämässä nykyään hyvän tavan mukaista.

Talous
 
Vesa Moilanen / Lehtikuva
Sähköposti on asiantuntijan mukaan aina ollut epämuodollisempi kuin kirje.
Sähköposti on asiantuntijan mukaan aina ollut epämuodollisempi kuin kirje. Kuva: Vesa Moilanen / Lehtikuva

Hymiöiden käyttö on kahden yrityksen välisessä bisnesviestinnässä tavanomainen tapa, ja niiden käyttäminen työelämän sähköpostiviestinnässä on vapautunut paljon. Näin sanoo sähköpostiviestinnän valmentajana vuonna 2000 aloittanut kouluttaja ja tietokirjailija Katleena Kortesuo.

”Hymiöitä saa käyttää silloin, kun tuntuu siltä. En kuitenkaan käyttäisi joka virkkeen tai kappaleen lopussa”, Kortesuo sanoo.

Teho katoaa, jos hymiöitä käyttää liikaa. Toisaalta hymiöt voivat Kortesuon mukaan myös syödä sähköpostin uskottavuutta, jos asia on erittäin virallinen.

Sähköposti on Kortesuon mukaan ollut aina epämuodollisempi kuin kirje, mutta 2000-luvun alkuun verrattuna se on rentoutunut entisestään. Silti sähköposti on edelleen virallisempi kuin vaikkapa Facebookin chatissä lähetetyt viestit, joissa ei välttämättä tervehditä eikä laiteta allekirjoituksia loppuun.

Sinuttelu kuuluu Kortesuon mukaan suomalaisessa työelämässä sähköpostilla viestimiseen. Vain harvoin pitää laittaa sähköpostia sellaiselle henkilölle, kuten tasavallan presidentille, jonka kohdalla teitittely on parempi vaihtoehto.

Etunimen käyttö onkin Kortesuon mukaan yleistä sähköpostin aloitustervehdyksissä. Esimerkiksi ”Hei Katleena” on hyvä aloitus, sillä etenkin englanninkielisessä maailmassa on kohteliasta käyttää nimeä.

Tietoturva on Kortesuon mielestä toinen hyvä syy etunimen käytölle aloituksessa. Jos Matin saama viesti alkaa sanoin ”Hei Heikki”, Matti huomaa heti viestin tulleen todennäköisesti väärään osoitteeseen.

Myös useammalle henkilölle lähetetty sähköposti voidaan aloittaa nimillä. Tällöin saajan on helpompi huomata, ettei ole viestin ainoa vastaanottaja.

”Itse suosittelin etunimen käyttöä jo 2000-luvun alussa tietosuojan takia. Sähköposti oli sen verran uusi väline vielä silloin, että ihmiset sähläsivät sen kanssa, ja viesti saattoi mennä väärään paikkaan.”

Tapa käyttää etunimeä sähköpostien alkutervehdyksissä on vakiintunut ja yleistynyt niin paljon, että edellisten kolmen tai neljän vuoden aikana etunimen jättäminen pois on Kortesuon mukaan ollut jopa omituista.

Kaikessa viestinnässä on silti muistettava toimia tilannekohtaisesti. Sähköpostin päättämiseen on suomen kielessä enemmän vapauksia kuin englannissa, jossa käytetään usein vain ilmaisua ”best regards”. Vieraalle ihmiselle lähetettävä sähköposti päätetään Kortesuon mukaan suomessakin usein sanoin ”ystävällisin terveisin”.

”Mitä tutumpi ihminen, sitä enemmän on mahdollisuuksia muunnella tervehdystä. Voi toivottaa vaikka hyviä olympialaistenkatseluhetkiä.”

Monikulttuurisuus on myös syytä huomioida sähköposteja kirjoitettaessa. Kortesuon mukaan kannattaa selvittää vastaanottajan kulttuurin tavat.

Joissain kulttuureissa esimerkiksi etu- ja sukunimet saattavat olla eri järjestyksessä kuin Suomessa. Myös kohteliaisuussäännöt saattavat erota.

Tämä aihe on kiinnostava, haluaisin lisää tällaisia uutisia!

Kiitos mielipiteestäsi!

Uusimmat