Ergonomia on opittu tuntemaan näyttöpäätelaseina, rullahiirinä ja satulatuoleina. Sana tarkoittaa työolojen kehittämistä ihmiskeholle sopivaksi.

Informaatioergonomiasta puhuttaessa keskitytään myös työympäristön sovittamiseen ihmisen tarpeisiin. Silloin säädetään muun muassa tiedon käsittelyä, keskittymistä ja ajankäyttöä. Ähky pääkopassa ja työpäivien venyminen viittaavat informaatioergonomian ongelmiin.

"Tärkeää on vähentää keskeytysten määrää. Keskeytyksen seurauksena työtehtävän saama huomio vähenee ja keskittyminen herpaantuu", sanoo Tampereen yliopiston projektipäällikkö ja informaatioergonomian tutkija Jussi Okkonen.

Tavallisin keskeyttäjä on silmille hyppäävä uusi sähköpostiviesti. Okkonen kertoo, että tekstiviesti tai meili voi aiheuttaa jopa viidentoista minuutin jakson, jossa tehokas työnteko häiriintyy. Vaikka viestin lukeminen veisi vain minuutin, työntekijä voi keskeytyksen takia harhautua esimerkiksi Facebookiin: taas työt jäävät kesken.

Okkonen vertaa häiriötä tilanteeseen, jossa pitäisi kävellä kilometri paikasta toiseen. Kävely vie kymmenen minuuttia. Mutta jos törmää matkalla tuttavaan, pysähtyy tai lähtee kahville, matkaan kuluva aika lisääntyy roimasti.

Tampereen yliopisto on kehittämässä asiantuntijatyön hallintaan ravintosuosituksia muistuttavaa niin sanottua lautasmallia.

"Informaatiolautanen koostuu työpäivän eri vaiheista, joilla työntekijä rytmittää työhönsä liittyviä tehtäviä, kuten kommunikointia, ryhmätyötä ja yksilötyöskentelyä", Okkonen kertoo.

Tampereen yliopiston tutkijat selvittävät työpäivien kulkua yhdistäen siihen tietoa informaatioergonomiasta.

"Tavoitteena ovat suositukset siitä, miten työtehtäviä kannattaa annostella itselleen ja millaisissa olosuhteissa niitä kannattaa tehdä", Okkonen sanoo.

Työterveyslaitoksen tutkimusprofessori Kiti Müller painottaa työpaikan vastuuta ylikuormituksen ehkäisyssä. Jaksamisen ja hyvinvoinnin edellytys ovat järkevät toimintatavat koko yhteisössä.

Työntekijälle määritelty tehtävänkuva saattaa paisua äärimmäisen raskaaksi. Mülleristä vastuukokonaisuuksia saisi olla enintään kolme. Laajempi tehtävien tilkkutäkki pilkkoo työajan liian pieniksi palasiksi ja pakottaa hypähtelemään asiasta toiseen.

"On urbaani legenda, että aivot kykenisivät tekemään monta asiaa samanaikaisesti. Käytännössä ihminen vaihtaa tehtävästä toiseen ja aivot yrittävät muistaa, missä vaiheessa muut työt ovat."

Tukitoimien karsiminen ja ulkoistamistrendi ovat johtaneet siihen, että asiantuntijoille kasaantuu tehtävien koko kirjo. Oman työnsä ohella he räpiköivät muiden ammattilaisten alueella. He ovat itsensä sihteereitä ja teknisiä tukia sekä hoitavat taloushallintoa ja viestintää. Jos apua saa, on sen antaja usein ulkopuolinen, jolle asioita pitää selittää.

"Aikaa menee ulkoistamisesta johtuvaan sähläykseen, eikä kommunikointi pelaa", Müller sanoo.