Tarkista selaimen asetuksista, että JavaScript ja evästeet ovat käytössä.

Mikäli JavaScript on käytössä, mutta jokin selainlaajennus estää sen lataamisen, poista selainlaajennus käytöstä.

Piditkö taas kokouksen, jossa osa ei sanonut mitään? Toimi seuraavan kerran näin

Palaveriin osallistujat ovat kuin hullunkurinen perhe, jossa jokaisella on oma roolinsa. Suurin hyödyntämätön potentiaali on hiljaisissa.

Ura
 
Marja Repo
Fakta

Vinkit virtuaalipalaveriin

 Virtuaalisessa palaverissa pätevät eri säännöt. Tässä vinkit siihen, miten toimit tehokkaimmin virtuaalisesti:

 Palaverille on selkeä tarve

 Osallistujat tietävät etukäteen palaverin tavoitteen ja agendan.

 Kaikki osallistujat valmistautuvat hyvin ennen palaveria.

 Sovituista alkamis- ja päättymisajankohdista pidetään kiinni.

 Palaveriin tullaan hyvällä asenteella.

 Kaikki haluavat omalta osaltaan edistää palaverin onnistumista.

Vinkit antoi Päivi Yli-Kokko

Siinä missä toinen on äänessä liikaakin, toinen piirtelee kuvioita lehtiöönsä eikä puhua pukahda. Tällaistahan se on palavereissa – osallistujat ovat kuin hullunkurinen perhe, jossa jokaisella on oma roolinsa.

Yrittäjä ja viestintävalmentaja Päivi Yli-Kokko jakaa palaveriin osallistujat karkeasti kahteen kastiin: tehtäväkeskeisiin ja vuorovaikutuskeskeisiin. Tehtäväkeskeisiä rooleja ovat esimerkiksi aloitteentekijät, tiedonjakajat ja mielipiteen ilmaisijat. Vuorovaikutusrooleja ovat ilmapiirin keventäjät eli vitsiniekat, sovittelijat ja kannustajat.

Palavereissa, kuten muuallakin elämässä, roolit syntyvät ihmisten välisistä vuorovaikutussuhteista. Jotkut löytävät yhteisen tavan kommunikoida helpommin kuin toiset, Yli-Kokko selittää.

”Haastavimpia palaverin onnistumisen kannalta ovat arvostelijat, äänekkäät dominoijat ja toisaalta ne, jotka eivät sano mitään”, Yli-Kokko toteaa.

Kielteiset arvostelijat pilaavat ilmapiirin, vievät muilta halun osallistua eivätkä tuo mitään tilalle. Äänekkäät dominoijat ottavat paljon tilaa ja aikaa, mikä on pois muilta osallistujilta. Hiljaisten ja passiivisten ongelma on siinä, että heidän antinsa palaveriin jää hyödyntämättä.

”Onnistuneen palaverin mittari on se, että kaikki siihen osallistuneet ovat tyytyväisiä palaveriin ja siinä saavutettuihin tuloksiin. Kun palaverissa on riittävästi asiantuntemusta ja päätösvaltaa, saadaan pelkän sanahelinän sijaan aikaiseksi myös aitoja päätöksiä ja toimia”, Yli-Kokko toteaa.

Yli-Kokon mukaan hyvä palaverin vetäjä osaa ohjata ryhmää käsittelemään asioita avoimesti ja rakentavasti. Vetäjä myös aktivoi osallistujia jakamaan osaamistaan, luo hyvää ilmapiiriä ja ratkoo ristiriitoja.

Parhaimmat ideat ja tulokset saadaan, jos ihmisten erilaisuus nähdään mahdollisuutena, ja kaikki osallistuvat palaverin työskentelyyn. Näin toteaa organisaatioiden työskentelykulttuureja kehittävän Innotiimin työyhteisövalmentaja Kari Helin. Hän on kehittänyt palaverimallin, jolla porukan hiljaisimmatkin saadaan mukaan ideoimaan yhteiseksi hyväksi.

Helin on vakuuttunut, että suurin hyödyntämätön potentiaali on hiljaisissa. Hänen keskeinen havaintonsa on, että palavereiden hiljaisilla ihmisillä on vähintään yhtä paljon mielipiteitä kuin äänekkäimmillä, mutta heillä on huomattavasti korkeampi itsekritiikki ja pelko tuoda ajatuksiaan esille.

Helinin mukaan hiljaiset introvertit saattavat turhautua siihen, että äänekkäät ekstrovertit hallitsevat palavereiden ilmatilaa, usein hyvin pinnallisillakin mielipiteillä.

Ekstrovertit voidaan jakaa kahteen päätyyppiin: taisteleviin ja kannustaviin. ” Hiljaiset pelkäävät ennen kaikkea taistelevia, ideoita alas ampuvia ekstroverttejä. Siksi luovissa palavereissa tulisi ideoiden suora kritiikki kieltää”, Helin toteaa.

”On ihan tavallista, että äänekkäimmät ihmiset toistavat muualta kuulemiaan tuttuja ideoita ja ottavat kantaa toisten kertomiin ideoihin. Tällöin ei synny kunnollista divergenssiä eli ajattelun hakeutumista uusiin suuntiin, joka on luovan ajattelun tärkein edellytys.”

Helin on kehittänyt palaverimallin nimeltä OPERA, joka hillitsee yliaktiivisia ja dominoivia ekstroverttejä ja madaltaa introverttien kynnystä osallistua. ”Mitä enemmän on ideoita, sitä suurempi on todennäköisyys, että joukossa on myös hyviä ideoita”, Helin kiteyttää.

Näin Helinin malli toimii:

1. O – omat ajatukset

Jokaista pyydetään kirjoittamaan paperille omia ajatuksia ja ideoita käsiteltävää asiaa koskien. Vaihe kestää noin 5-7 min. Tällainen vaihe aktivoi introvertteja ja hillitsee ekstroverttejä. Lisäksi tällä menetelmällä syntyy huomattavasti enemmän ideoita kuin keskustelemalla.

2. P – pari- tai pienryhmätyöskentely

Ryhmän pienuus rohkaisee introvertteja kertomaan omista ajatuksistaan muille. Pienryhmissä uskalletaan tuoda esiin rohkeitakin ajatuksia, jotka muuttuvat minun ideoista meidän ideoiksi. Työparin neljä parasta ideaa kirjataan huopakynällä A4-arkeille ja viedään yhteiseen työtauluun.

3. E – esittelyt

Tässä vaiheessa työparien ehdotukset esitellään, mutta niistä ei keskustella. Tehtävänä on pelkästään kuunnella minkälaisia ehdotuksia muilla on, ja miten he ne perustelevat.

4. R – ristiin arviointi

Neljäs vaihe on ehdotusten ristiin arviointi, jossa jokainen työpari voi valita taululta neljä parasta ehdotusta, joista vain yksi saa olla parin oma. Tämän vaiheen psykologinen perusidea on päästä nopeasti ja ilman kritiikkiä eroon huonoista ideoista.

5. A-vaihe

Viimeisessä vaiheessa kannatusta saaneet ehdotukset ryhmitellään ja yhdistellään. Sen pohjalta on helppoa sopia käytännön toimenpiteet. Kaikki laittavat nimensä niihin ehdotuksiin, joita haluavat viedä eteenpäin. Näin saadaan toimenpiteisiin sitoutuneita tekijöitä.

Tämä aihe on kiinnostava, haluaisin lisää tällaisia uutisia!

Kiitos mielipiteestäsi!