Valikko
Ura

Hyvä presentaatio syntyy näin: Aloita viidellä kysymyksellä ja kuvittele loppuun twiitti

Huonosti valmistellut esitykset haaskaavat kaikkien työaikaa.

No niin, katsotaas aluksi muutama kalvo aiheesta…

Seinälle heijastuvat epäselvät Powerpointit, jotka ovat täynnä pientä tekstiä. Puhuja tuijottaa intensiivisesti valkokankaalle ja lukee kalvojen tekstiä ääneen. Yleisö räplää puhelimiaan.

Huonosti valmistellut esitykset ja puisevat kalvosulkeiset ovat päivittäinen ongelma monella työpaikalla. Huonosta esityksestä jää käteen vain yhteinen mieliharmi hukatusta työajasta.

Vaikka sitä ei uskoisi, monen leipä on kiinni esityksistä. Myyjän, luennoitsijan tai esimiehen on osattava kertoa asiansa napakasti ja elävästi. Niin, että viesti menee perille. Niin, että kuulijoiden mielenkiinto herää ja huomio on vangittu.

Onneksi esitysten laatua voi nostaa yksinkertaisilla keinoilla.

Nämä viisi vinkkiä on poimittu kahdesta tuoreesta oppaasta, kouluttaja Outi Lammin kirjasta Viesti ja vaikuta – käsikirja presentaatioiden pitäjälle (Docendo 2015) ja viestintäasiantuntija Jukka Hakalan teoksesta Miten saan viestini perille (Brains Helsinki 2015).

1. Aloita viidellä kysymyksellä

Moni aloittaa esityksensä valmistelun käynnistämällä Powerpointin tai jonkin muun esitysohjelman. Se on sama kuin aloittaisi elokuvan teon palkkaamalla näyttelijät vaikka käsikirjoituksesta ei ole tietoakaan, vertaa viestintäkonsultti Cliff Atkinson.

Sen sijaan kannattaa pysähtyä ja miettiä, miksi ja kenelle on oikeastaan menossa puhumaan.

Outi Lammi neuvoo, että esityksen pitäjän kannattaa aloittaa valmistautuminen näillä viidellä kysymyksellä: 1. Miksi esitys pidetään? 2. Kenelle esitys pidetään? 3. Missä esitys pidetään? 4. Milloin esitys pidetään? 5. Mitä erityistä minä voin antaa ihmisille tällä esityksellä?

Näiden kysymysten kautta hahmottuu esityksen ydinviesti.

Suunnittele alkuvaiheessa myös, mitä oheismateriaalia tarvitset. Outi Lammi opastaa kirjassaan, miten esityksissä käytettäviä dioja pitäisi laatia värisävyistä, fonteista ja kuvien sommittelusta alkaen.

2. Tutustu yleisöösi etukäteen

Esityksen tai puheen sankari on yleisö, ei esiintyjä. Puhujan on pohdittava yleisön tarpeita alusta lähtien. Kuulijoista pitää tehdä osallistujia kertomalla asioita, jotka koskettavat heitä ja tavalla, joka vetoaa heihin.

Esiintyjän ei kannata pelätä aitoutta ja suorapuheisuutta, Jukka Hakala opastaa. Esiintymis- ja mediakoulututusten ansiosta monet ovat oppineet sujuvammiksi esiintyjiksi, mutta menettäneet samalla omaa aitouttaan. Taitava esiintyjä osaa käyttää rosoisuuttaan tehokeinona, Hakala opastaa.

Kun valmistelet esitystäsi, mieti huolella, kuinka paljon yleisösi tietää aiheesta. Kuinka vaikeaa kieltä tai terminologiaa voit käyttää? Miten havainnollistat vaikeat teemat mahdollisimman käytännönläheisesti elävillä esimerkeillä?

3. Luo alussa yhteys kuulijoihin

Alku–keskikohta–loppu. Tämä klassinen kaava toimii missä tahansa puheessa tai presentaatiossa.

Aloituksella herätetään mielenkiinto, luodaan yhteys yleisöön ja vakuutetaan heidät siitä, että tätä puhetta kannattaa kuunnella. Hyvä aloitus syntyy, kun mietit huolella, miksi valitsin juuri tämän aiheen tai tarinan tähän tilaisuuteen.

Yhteenkuuluvuuden tunnetta voi vahvistaa esimerkiksi jaetuilla kokemuksilla ja mielenkiinnon kohteilla tai yhteisillä tavoitteilla, neuvoo Jukka Hakala.

Puhuja antaa myös lupauksen jostain, jota kannattaa odottaa. Vaikka puhujan on osattava aloittaa nöyrästi, hänen ei pidä vähätellä itseään tai osaamistaan.

Monet puhujat aloittavat esityksensä kysymyksellä, johon lähdetään etsimään vastausta. Voit myös väläyttää nykytilanteen ongelmia ja osoittaa, että sinulla on ratkaisu niihin.

Kysymysten lisäksi rohkeat väitteet, yllättävät faktat tai viittaukset ajankohtaisiin uutisiin herättävät yleisön mielenkiinnon, Jukka Hakala neuvoo.

4. Pidä keskellä kuulijaa kädestä

Puheen tai esityksen keskikohta on runko, joka sisältää usein ydinviestin. Aloitus ja lopetus ovat tärkeitä, mutta tietosisältö esityksen keskellä pitää osata yhtä lailla tehdä kiinnostavaksi.

Alussa puhuja arvioi asioiden nykytilaa, mutta siirtyessään keskikohtaan, hän alkaa kertoa, miten asiat voisivat olla paremmin, Jukka Hakala kirjoittaa.

Voit esimerkiksi väläyttää ”palkintoa” yleisölle: mitä voitettavaa heillä on, jos he hyväksyvät väitteesi.

Tarinankerronnassa hyödynnetään vastakohtia ja jännitteitä. Niitä voi käyttää myös esityksessä esimerkiksi näyttämällä nykytilaa ja tavoitetta vastakkain tai vuorottelemalla numeroita ja niitä havainnollistavia tarinallisia esimerkkejä.

Hyvin rajatussa esityksessä keskikohdassa on kolmesta viiteen ydinviestiin perustuvaa pääkohtaa, neuvoo Outi Lammi. Varo kuormittamasta kuulijoita liialla tiedolla.

Puhujan kannattaa opetella pitämään kuulijoitaan kädestä. Tämä tarkoittaa sitä, että puheen rakennetta voi puhua auki: seuraavaksi kerron teille tästä asiasta.... Ennen kuin siirrymme johtopäätöksiin, haluan vielä muistuttaa…

Hyvä esitys noudattaa sisäistä logiikkaa. Väittämät perustellaan tiedoilla, jotka on kerrottu aiemmin.

5. Yllätä lopussa

Lopetus on yhteenveto, jossa aloitus ja yhteenveto kietaistaan siistiksi paketiksi, kirjoittaa Outi Lammi. Lopussa voi luontevasti palata alkuun ja kerrata tärkeimmät teemat, mutta varo jankkaamista. Lopussa kyse on kiteytyksestä.

Mieleenpainuvissa esityksissä on loppunousu, joka jättää yleisön myötämieliseen tilaan, sanoo Jukka Hakala.

Mieti huolella, mikä on se kiteytys, jonka haluat yleisösi muistavan. Mitä he twiittaisivat tästä tilaisuudesta?

Lopetuksen pitäisi jättää yleisölle jotain ajateltavaa. Se voi olla johtopäätös tai kehotus toimia.

Lopetus voi olla myös yllättävä. Kirjailija William Golding neuvoi yleisön palkitsemista: Anna yleisöllesi, mitä se haluaa. Mutta eri tavalla kuin se odotti.

Yllättäminen voi tapahtua perinteistä kaavaa rikkomalla. Ytimekäs ja yllättävä lopetus jättää tehokkaimman muistijäljen.

    Seuraa uutisia tästä aiheesta

  • Työelämä
  • esiintymisvinkit
  • puhuminen
  • Ura

Kommentit

    Ei vielä kommentteja. Kirjoita ensimmäinen.

    Näytä lisää
    Luetuimmat
    1. 1

      Tuhansia suomalaisia ryöstettiin orjiksi, mutta sitä hädin tuskin muistetaan – moni kansa ei unohtaisi moista vääryyttä ikinä

    2. 2

      Toni Kitin kova flunssa olikin aids – Nyt hän toivoo, että muut eivät uskoisi netin valesivuja

    3. 3

      Aikuiset ihmiset ovat unohtaneet, ettei töykeyttä voi perustella millään

    4. 4

      Takaisku Trumpille – republikaanit lykkäsivät Obamacaren kumoavaa äänestystä

    5. 5

      Tohtori Tuulan ja tehdastyöntekijä Ritvan rakkaus oli monelle yllätys – ”Alemmassa sosiaaliluokassa ajatellaan, että herrat eivät pidä maailmaa käynnissä”

    6. 6

      Jopa puolet liikunnan harrastajista treenaa liian lujaa, sanoo asiantuntija – Iltakävely voi usein olla hikilenkkiä parempi

    7. 7

      Leipäjonot venyneet Kelan tukiongelmien takia – satojen ihmisten jonossa liikkuvat huhut ja neuvot

    8. 8

      En halua olla sukupuoli­neutraali, haluan olla nainen – kotona pesen mielelläni mieheni pyykit

    9. 9

      Suurin osa syövistä on huonoa onnea – enemmistö syöpään johtavista mutaatioista on satunnaisia virheitä

    10. 10

      Telia luopuu roaming-maksuista – kuluttajille kotimaan hinnat kaikissa EU-maissa

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Tuhansia suomalaisia ryöstettiin orjiksi, mutta sitä hädin tuskin muistetaan – moni kansa ei unohtaisi moista vääryyttä ikinä

    2. 2

      Toni Kitin kova flunssa olikin aids – Nyt hän toivoo, että muut eivät uskoisi netin valesivuja

    3. 3

      Tohtori Tuulan ja tehdastyöntekijä Ritvan rakkaus oli monelle yllätys – ”Alemmassa sosiaaliluokassa ajatellaan, että herrat eivät pidä maailmaa käynnissä”

    4. 4

      Aikuiset ihmiset ovat unohtaneet, ettei töykeyttä voi perustella millään

    5. 5

      Jopa puolet liikunnan harrastajista treenaa liian lujaa, sanoo asiantuntija – Iltakävely voi usein olla hikilenkkiä parempi

    6. 6

      Telia luopuu roaming-maksuista – kuluttajille kotimaan hinnat kaikissa EU-maissa

    7. 7

      Finnair perui koko kesän Miamin-lennot – mitä lentoyhtiössä oikein tapahtuu?

    8. 8

      En halua olla sukupuoli­neutraali, haluan olla nainen – kotona pesen mielelläni mieheni pyykit

    9. 9

      Yle sai JSN:ltä langettavan päätöksen poliittiseen painostukseen taipumisesta

    10. 10

      Isis ilmoittautui Lontoon terrori-iskun tekijäksi

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Tuhansia suomalaisia ryöstettiin orjiksi, mutta sitä hädin tuskin muistetaan – moni kansa ei unohtaisi moista vääryyttä ikinä

    2. 2

      Vanha hinnasto saattaa olla arvokkaampi kuin romaani eivätkä Myrna-kupit kiinnosta ketään – asiantuntijat kertovat, mitkä käytetyt tavarat nyt käyvät kaupaksi

    3. 3

      Lenkille lähtenyt helsinkiläisnainen huomasi itkevän autoilijan tien poskessa – kuljetti satamaan ja juoksi takaisin

    4. 4

      Jopa puolet liikunnan harrastajista treenaa liian lujaa, sanoo asiantuntija – Iltakävely voi usein olla hikilenkkiä parempi

    5. 5

      En halua olla sukupuoli­neutraali, haluan olla nainen – kotona pesen mielelläni mieheni pyykit

    6. 6

      Ottelun parhaaksi pelaajaksi valitun hyökkääjän tunteellinen emämoka: kiitti haastattelussa vaimoaan – ja tyttöystäväänsä

    7. 7

      Toni Kitin kova flunssa olikin aids – Nyt hän toivoo, että muut eivät uskoisi netin valesivuja

    8. 8

      Kela vaatii, että 6-vuotiaalle lapsenlapselle säästämäni rahat käytetään perheen elättämiseen

    9. 9

      Finnair perui koko kesän Miamin-lennot – mitä lentoyhtiössä oikein tapahtuu?

    10. 10

      Vanhuksia on jäänyt ilman ruokaa Helsingissä, eikä edes kaupunki tavoita uutta lähettiyritystä – lopulta kotihoito tilasi ruokaa Helvi Ukkola-Saariselle, 91

    11. Näytä lisää