Valikko
Ura

Hyvä presentaatio syntyy näin: Aloita viidellä kysymyksellä ja kuvittele loppuun twiitti

Huonosti valmistellut esitykset haaskaavat kaikkien työaikaa.

No niin, katsotaas aluksi muutama kalvo aiheesta…

Seinälle heijastuvat epäselvät Powerpointit, jotka ovat täynnä pientä tekstiä. Puhuja tuijottaa intensiivisesti valkokankaalle ja lukee kalvojen tekstiä ääneen. Yleisö räplää puhelimiaan.

Huonosti valmistellut esitykset ja puisevat kalvosulkeiset ovat päivittäinen ongelma monella työpaikalla. Huonosta esityksestä jää käteen vain yhteinen mieliharmi hukatusta työajasta.

Vaikka sitä ei uskoisi, monen leipä on kiinni esityksistä. Myyjän, luennoitsijan tai esimiehen on osattava kertoa asiansa napakasti ja elävästi. Niin, että viesti menee perille. Niin, että kuulijoiden mielenkiinto herää ja huomio on vangittu.

Onneksi esitysten laatua voi nostaa yksinkertaisilla keinoilla.

Nämä viisi vinkkiä on poimittu kahdesta tuoreesta oppaasta, kouluttaja Outi Lammin kirjasta Viesti ja vaikuta – käsikirja presentaatioiden pitäjälle (Docendo 2015) ja viestintäasiantuntija Jukka Hakalan teoksesta Miten saan viestini perille (Brains Helsinki 2015).

1. Aloita viidellä kysymyksellä

Moni aloittaa esityksensä valmistelun käynnistämällä Powerpointin tai jonkin muun esitysohjelman. Se on sama kuin aloittaisi elokuvan teon palkkaamalla näyttelijät vaikka käsikirjoituksesta ei ole tietoakaan, vertaa viestintäkonsultti Cliff Atkinson.

Sen sijaan kannattaa pysähtyä ja miettiä, miksi ja kenelle on oikeastaan menossa puhumaan.

Outi Lammi neuvoo, että esityksen pitäjän kannattaa aloittaa valmistautuminen näillä viidellä kysymyksellä: 1. Miksi esitys pidetään? 2. Kenelle esitys pidetään? 3. Missä esitys pidetään? 4. Milloin esitys pidetään? 5. Mitä erityistä minä voin antaa ihmisille tällä esityksellä?

Näiden kysymysten kautta hahmottuu esityksen ydinviesti.

Suunnittele alkuvaiheessa myös, mitä oheismateriaalia tarvitset. Outi Lammi opastaa kirjassaan, miten esityksissä käytettäviä dioja pitäisi laatia värisävyistä, fonteista ja kuvien sommittelusta alkaen.

2. Tutustu yleisöösi etukäteen

Esityksen tai puheen sankari on yleisö, ei esiintyjä. Puhujan on pohdittava yleisön tarpeita alusta lähtien. Kuulijoista pitää tehdä osallistujia kertomalla asioita, jotka koskettavat heitä ja tavalla, joka vetoaa heihin.

Esiintyjän ei kannata pelätä aitoutta ja suorapuheisuutta, Jukka Hakala opastaa. Esiintymis- ja mediakoulututusten ansiosta monet ovat oppineet sujuvammiksi esiintyjiksi, mutta menettäneet samalla omaa aitouttaan. Taitava esiintyjä osaa käyttää rosoisuuttaan tehokeinona, Hakala opastaa.

Kun valmistelet esitystäsi, mieti huolella, kuinka paljon yleisösi tietää aiheesta. Kuinka vaikeaa kieltä tai terminologiaa voit käyttää? Miten havainnollistat vaikeat teemat mahdollisimman käytännönläheisesti elävillä esimerkeillä?

3. Luo alussa yhteys kuulijoihin

Alku–keskikohta–loppu. Tämä klassinen kaava toimii missä tahansa puheessa tai presentaatiossa.

Aloituksella herätetään mielenkiinto, luodaan yhteys yleisöön ja vakuutetaan heidät siitä, että tätä puhetta kannattaa kuunnella. Hyvä aloitus syntyy, kun mietit huolella, miksi valitsin juuri tämän aiheen tai tarinan tähän tilaisuuteen.

Yhteenkuuluvuuden tunnetta voi vahvistaa esimerkiksi jaetuilla kokemuksilla ja mielenkiinnon kohteilla tai yhteisillä tavoitteilla, neuvoo Jukka Hakala.

Puhuja antaa myös lupauksen jostain, jota kannattaa odottaa. Vaikka puhujan on osattava aloittaa nöyrästi, hänen ei pidä vähätellä itseään tai osaamistaan.

Monet puhujat aloittavat esityksensä kysymyksellä, johon lähdetään etsimään vastausta. Voit myös väläyttää nykytilanteen ongelmia ja osoittaa, että sinulla on ratkaisu niihin.

Kysymysten lisäksi rohkeat väitteet, yllättävät faktat tai viittaukset ajankohtaisiin uutisiin herättävät yleisön mielenkiinnon, Jukka Hakala neuvoo.

4. Pidä keskellä kuulijaa kädestä

Puheen tai esityksen keskikohta on runko, joka sisältää usein ydinviestin. Aloitus ja lopetus ovat tärkeitä, mutta tietosisältö esityksen keskellä pitää osata yhtä lailla tehdä kiinnostavaksi.

Alussa puhuja arvioi asioiden nykytilaa, mutta siirtyessään keskikohtaan, hän alkaa kertoa, miten asiat voisivat olla paremmin, Jukka Hakala kirjoittaa.

Voit esimerkiksi väläyttää ”palkintoa” yleisölle: mitä voitettavaa heillä on, jos he hyväksyvät väitteesi.

Tarinankerronnassa hyödynnetään vastakohtia ja jännitteitä. Niitä voi käyttää myös esityksessä esimerkiksi näyttämällä nykytilaa ja tavoitetta vastakkain tai vuorottelemalla numeroita ja niitä havainnollistavia tarinallisia esimerkkejä.

Hyvin rajatussa esityksessä keskikohdassa on kolmesta viiteen ydinviestiin perustuvaa pääkohtaa, neuvoo Outi Lammi. Varo kuormittamasta kuulijoita liialla tiedolla.

Puhujan kannattaa opetella pitämään kuulijoitaan kädestä. Tämä tarkoittaa sitä, että puheen rakennetta voi puhua auki: seuraavaksi kerron teille tästä asiasta.... Ennen kuin siirrymme johtopäätöksiin, haluan vielä muistuttaa…

Hyvä esitys noudattaa sisäistä logiikkaa. Väittämät perustellaan tiedoilla, jotka on kerrottu aiemmin.

5. Yllätä lopussa

Lopetus on yhteenveto, jossa aloitus ja yhteenveto kietaistaan siistiksi paketiksi, kirjoittaa Outi Lammi. Lopussa voi luontevasti palata alkuun ja kerrata tärkeimmät teemat, mutta varo jankkaamista. Lopussa kyse on kiteytyksestä.

Mieleenpainuvissa esityksissä on loppunousu, joka jättää yleisön myötämieliseen tilaan, sanoo Jukka Hakala.

Mieti huolella, mikä on se kiteytys, jonka haluat yleisösi muistavan. Mitä he twiittaisivat tästä tilaisuudesta?

Lopetuksen pitäisi jättää yleisölle jotain ajateltavaa. Se voi olla johtopäätös tai kehotus toimia.

Lopetus voi olla myös yllättävä. Kirjailija William Golding neuvoi yleisön palkitsemista: Anna yleisöllesi, mitä se haluaa. Mutta eri tavalla kuin se odotti.

Yllättäminen voi tapahtua perinteistä kaavaa rikkomalla. Ytimekäs ja yllättävä lopetus jättää tehokkaimman muistijäljen.

    Seuraa uutisia tästä aiheesta

  • Työelämä
  • esiintymisvinkit
  • puhuminen
  • Ura

Kommentit

    Ei vielä kommentteja. Kirjoita ensimmäinen.

    Näytä lisää
    Luetuimmat
    1. 1

      Taiteilija Miina Äkkijyrkkä syytti norjalaistaiteilijaa kopioinnista ja vaati 118 000 euron korvauksia – Tekijänoikeusneuvosto katsoi teokset parodioiksi

    2. 2

      Hallitus tavoittelee 250 000:ta uutta sähköautoa – Mitä tapahtuisi sähköverkolle, jos ne tulisivat käyttöön kerralla?

    3. 3

      Rintasyövästä kertaalleen parantuneen Astrid Swanin syöpä on uusiutunut

    4. 4

      Erin Dillon menetti kaksi lastaan huumeiden takia, mutta haaveilee silti yhä huumeista – HS:n reportaasi valkoisten kerjäläisten kaupungista, jossa huumepussit toimitetaan kotioven eteen

    5. 5

      Onko Helsinki kupla, jota muu Suomi ei ymmärrä? ”Osa muualla asuvien Helsinki-kritiikistä voi olla ihmettelyä sen äärellä, mihin ei itsellä ole mahdollisuutta”

    6. 6

      Aurinkovoide ei suojaa ihoa, jos sitä käyttää väärin: ”Riskeihin ei suhtauduta tarpeeksi vakavasti” – Testaa, suojaudutko auringolta oikein

    7. 7

      Lilli Pukka, 28, on ollut ilman parisuhdetta 10 vuotta ja järjestää ”mää-juhlat” juhlistaakseen sitä – tyytyväiset sinkut voidaan kuitenkin kokea itsekkäinä tai jopa uhkana, sanoo asiantuntija

    8. 8

      Vielä kaksi vuotta sitten Puolaa pidettiin EU:n suurena menestystarinana, nyt maan oikeuslaitos on menettämässä riippumattomuutensa – miksi näin kävi? Tutkija selittää

    9. 9

      Miten tässä taas kävi näin? Aamulla Helsinkiin luvattiin aurinkoista säätä, saimme rankkasadetta – meteorologi selittää

    10. 10

      ”Itseoppineet suomalaistutkijat” haukkuvat hallituksen perustulokokeilun New York Timesissa: ”Lähinnä julkisuustemppu”

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Onko Helsinki kupla, jota muu Suomi ei ymmärrä? ”Osa muualla asuvien Helsinki-kritiikistä voi olla ihmettelyä sen äärellä, mihin ei itsellä ole mahdollisuutta”

    2. 2

      Olen pian taloudellisesti riippuvainen poikaystävästäni opintotuki­uudistuksen takia – ja se tuntuu nöyryyttävältä

    3. 3

      Erin Dillon menetti kaksi lastaan huumeiden takia, mutta haaveilee silti yhä huumeista – HS:n reportaasi valkoisten kerjäläisten kaupungista, jossa huumepussit toimitetaan kotioven eteen

    4. 4

      CNN listasi maailman 50 upeinta luonnonihmettä – Suomesta mukaan mahtui yksi kohde

    5. 5

      Taiteilija Miina Äkkijyrkkä syytti norjalaistaiteilijaa kopioinnista ja vaati 118 000 euron korvauksia – Tekijänoikeusneuvosto katsoi teokset parodioiksi

    6. 6

      Lilli Pukka, 28, on ollut ilman parisuhdetta 10 vuotta ja järjestää ”mää-juhlat” juhlistaakseen sitä – tyytyväiset sinkut voidaan kuitenkin kokea itsekkäinä tai jopa uhkana, sanoo asiantuntija

    7. 7

      Aurinkovoide ei suojaa ihoa, jos sitä käyttää väärin: ”Riskeihin ei suhtauduta tarpeeksi vakavasti” – Testaa, suojaudutko auringolta oikein

    8. 8

      Tällainen on Helsingin kallein vuokrakämppä: huoneita 11, neliöitä 500, vuokra 25 000 euroa kuussa

    9. 9

      ”Ne nipistää lapsilisistä / kiristää tilistä budjettii” – Paleface tunnetaan kantaa ottavista sanoituksista, mutta ovatko ne totta? Tarkistimme faktat

    10. 10

      Rintasyövästä kertaalleen parantuneen Astrid Swanin syöpä on uusiutunut

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Elävien kuolleiden kaupungilta näyttävän Daytonin ruumishuoneelta on tila loppu – Yhdysvaltoja riivaa historian pahin huume-epidemia, ja yliannostuksia ottavat niin eläkeläiset kuin lapsetkin

    2. 2

      Ole oma kesäheilasi: Näin masturboit, jos sinulla on penis

    3. 3

      Asuntopula ajaa nuoria aikuisia Inarin metsiin – Kaisa Tikka peseytyy purossa ja käyttää jääkaappinaan kivenkoloa

    4. 4

      Joka kolmas muistisairaus voitaisiin ehkäistä korjaamalla elintapoja – tutkijat tunnistivat yhdeksän vaaran paikkaa, jotka altistavat dementioille eri elämänvaiheissa

    5. 5

      Australialaisnainen soitti hätänumeroon Yhdysvalloissa, paikalle tullut poliisi ampui hänet – omaiset vaativat vastauksia surmasta

    6. 6

      Lilli Pukka, 28, on ollut ilman parisuhdetta 10 vuotta ja järjestää ”mää-juhlat” juhlistaakseen sitä – tyytyväiset sinkut voidaan kuitenkin kokea itsekkäinä tai jopa uhkana, sanoo asiantuntija

    7. 7

      Maistamaan pakottaminen vain pahentaa lapsen nirsoilua, ja sipulin piilottaminen ruokaan on epäreilua – lastenpsykiatri neuvoo, miten valikoivan lapsen voi saada syömään

    8. 8

      Ruokolahden leijona oli isojen poikien pila – viranomaiset ovat tienneet totuuden 25 vuotta

    9. 9

      Lipunmyynti lähijunissa loppui aikoja sitten, mutta 22 asemaa on edelleen ilman automaattia – Mitä tekee konduktööri, joka ei saa enää myydä lippuja?

    10. 10

      Tällainen on Helsingin kallein vuokrakämppä: huoneita 11, neliöitä 500, vuokra 25 000 euroa kuussa

    11. Näytä lisää