Elämä

”Ihmiset räpläävät kännykkäänsä, eivät kuuntele tai saavu ollenkaan paikalle” – Kokouksista on tullut työtehoa syöviä turhakkeita, näillä ohjeilla muutat ne taas toimiviksi

Jos työpaikan palaverit turhauttavat ja osa istuu niissä kännykkää räpläten, on ryhtiliikkeen paikka. Kokouskäytäntöjä voi helposti parantaa. Ajankäytön asiantuntijat antavat täsmävinkit, joilla saat muodottomiksi levähtäneet kokoukset ruotuun.

Asiantuntijatöissä istutaan paljon kokouksissa. Viikkokokousten tarkoitus on usein tavata kollegat ja käydä lyhyesti läpi, missä mennään. On myös asioita, joista pitää neuvotella, sopia ja keskustella.

Työterveyslaitoksen vuonna 2015 tekemän kyselyn mukaan yli 70 prosenttia asiantuntijatyötä tekevistä osallistuu erilaisiin kokouksiin työssään vähintään ”melko paljon”. Moni asiantuntija kertoi pitävänsä osaa palavereista turhauttavina.

Ne katkaisevat keskittymistä vaativan työn liian usein.

”Läheskään kaikki eivät ole henkisesti läsnä kokouksissa, joihin osallistuvat, vaan räpläävät kännykkäänsä eivätkä seuraa kokouksen kulkua”, kertoo vanhempi asiantuntija Minna Toivanen Työterveyslaitoksesta.

Tällai­sista kokouk­sista pi­täisi päästä eroon. Jo siitäkin syystä, että turha istu­minen työajalla tulee kalliiksi: Eu­roopan unionin tilasto­toimisto Eurostatin mukaan työtunnin hinta Suomessa on keskimäärin 33 euroa.
Mainos (Teksti jatkuu alla)
Mainos päättyy

”Muut työt seisovat, työntekijät turhautuvat ja aikaa kuluu hukkaan”, luettelee työhyvinvointivalmentaja Annamaija Tolvila Luotain Consulting -yrityksestä.

Hänen mukaansa monet yritykset ovat kiinnittäneet huomiota palaverikäytäntöihin. Ihmiset eivät enää niin paljon suostu istumaan kokouksissa turhan pantteina.

”Ihmiset alkavat myöhästellä kokouksista, eivät saavu ollenkaan paikalle tai kokouksissa ei saada mitään aikaiseksi”, Tolvila listaa selviä merkkejä siitä, että kokoukset eivät toimi.

Min­na Toi­vanen ja Anna­maija Tol­vila laa­ti­vat käytännön vinkkejä hyvien palaverien räätälöintiin:

1. Mieti kokouksen tarkoitus

Mikä on kokouksen tavoite? Koollekutsujalle pitää olla selvää, miksi kokous pidetään. Jos on kyse jonkin pienen asian yksisuuntaisesta kertomisesta, ei kokousta yleensä tarvita. Kokoukseen pitäisi aina liittyä vuorovaikutusta.

Viikkokokouksellakin on paikkansa, jos siellä esimerkiksi sovitaan työnjaosta ja tavataan kollegat samalla. Kerrotaan, missä mennään. Joskus oman työn eteneminen on kiinni siitä, miten kollega on edennyt. Myös projekteissa tarvitaan usein jokunen tilannepalaveri, että kaikki pysyvät kärryillä hankkeen etenemisestä.

Koollekutsujan pitää miettiä ja pystyä kertomaan osallistujille, mikä on palaverin tavoite. Jos työpaikalla on huono yhteishenki, se ei parane kokouksia pitämällä. Sitä varten voidaan järjestää muu työyhteisön kehittämistilaisuus.

2. Kutsu oikeat ihmiset koolle

Keitä kokouksessa kuuluu olla? Ketä asia koskettaa? On hyvä miettiä, keitä missäkin kokouksissa tarvitaan. Joskus riittää parin-kolmen hengen kokoontuminen. Silloin vältetään tilanne, jossa ihmiset tulevat kokoushuoneeseen räpläämään kännyköitään. Monesti kokoukseen kutsutaan liikaa ihmisiä, mikä ei ole kenenkään kannalta hyvä asia.

”Olisi hyvä, jos kokouksessa kaikki olisivat osallisia ja mentaalisesti läsnä. Kokouksia ei pitäisi järjestää vain tavan vuoksi”, Toivanen sanoo.

3. Ajoita oikein

Asiantuntijan työhön kuuluu usein myös lukemista ja kirjoittamista. Lyhytkin kokous helposti katkaisee työvireen. Joissakin asiantuntijaorganisaatioissa on luotu säännöt, että kokouksia pidetään esimerkiksi vai maanantaisin ja tiistaisin. Silloin loppuviikon voi pyhittää keskittymistä vaativaan työhön. Palaveripäivien aikatauluja suunnitellessa pitäisi Toivasen mukaan ottaa huomioon myös siirtymäajat, sillä osa ihmisistä osallistuu useaan kokoukseen peräkkäin. Myös taukoja täytyy pitää, riippuen kokousten pituudesta.

”Jos kokous alkaisi aina varttia yli ja loppuisi tasalta, ehtisivät osallistujat helpommin siirtyä kokouksesta toiseen ja orientoitua uuteen asiaan”, Toivanen toteaa.

4. Päätä paikka ja tapa

Joskus on tarpeen keskustella asioista kasvokkain, mutta ei aina. Lyhyt Skype-neuvottelukin on välillä ihan toimiva. Jos kokouksessa pohditaan vapaasti jotakin uutta asiaa, sen voi pitää vaikka ulkona kävellen.

”Kävellessä uudessa ympäristössä voi helpommin syntyä uusia ideoita”, Toivanen sanoo.

Se ei kuitenkaan toimi, jos samalla pitää täyttää excel-taulukkoa. Eikä varmaankaan ole tarpeen silloin, kun tsekataan tilanne lyhyesti läpi.

5. Laatikaa yhteiset säännöt

Kokoukseen pitää aina valmistautua. Jos kokouksen koollekutsuja jakaa materiaalia tai tehtäviä, se pitäisi hoitaa ajoissa. Kokouksen puheenjohtajan tai vetäjän tulisi jo kutsussa kertoa, kauanko kokous kestää.

Sekä Toivasen että Tolvilan mukaan työyhteisön kokouskäytäntöjen pitäisi olla yhdessä laadittuja. Käyttävätkö esimerkiksi kaikki minuutin puheenvuoron? Työyhteisöissä on aina puheliaita ja hiljaisempia ihmisiä. On huolehdittava tasapuolisuudesta, etteivät joidenkin mielipiteet jää kokonaan kuulematta.

”Jos keskustelussa nousee esiin joku täysin uusia asia, josta pitää sopia, sille sovitaan uusi kokousaika eikä pitkitetä kokousta sen takia”, Toivonen sanoo.

Tolvila painottaa, että koollekutsujalla on iso rooli viedä kokousta eteenpäin.

”Vaikka asioita pitääkin joskus pallotella, loputtomalle asioiden vatkaamiselle on pantava piste.”

Yhdessä myös sovitaan, että osallistujat ovat läsnä kokouksessa, eivätkä esimerkiksi räplää kännyköitään tai läppäriään. On kohteliasta kieltäytyä kokoukseen osallistumisesta, jos ei siihen ole täysipainoisesti aikaa.

Toisten kuunteleminen on myös hyvää käytöstä.

6. Ota koko porukka mukaan

Ryhmätoiminnan helpottamiseksi on laadittu lukuisia keinoja, joita kutsutaan fasilitoinniksi. Niiden tarkoitus on nimenomaan helpottaa johtamista ja kokousten läpivientiä.

Annamaija Tolvilan mukaan keinot ovat käytännössä asioita, joita ryhmässä voi toteuttaa monella tapaa. Helposti toteutettava tapa on esimerkiksi se, että ensin ideoidaan jotakin asiaa yksin, sitten parin kanssa ja lopulta yhdessä. Tällä tavalla saadaan poimittua yhteiset ”helmet” esille.

Toimiva keino on Tolvilan mielestä myös kerätä yhteistuumin esimerkiksi fläppitaululle asiaan liittyvät faktat, huolet, ydinkysymykset ja ratkaisuehdotukset.

7. Tee yhteenveto kokouksesta

Kokouksen koollekutsujan on hyvä vetää yhteen, mitä kokouksessa päätettiin ja yhteisesti tulee myös sopia jatkosta eli miten päätetyt asiat viedään käytäntöön tai mitä vielä pitää jatkojalostaa.

Jos mitään ei jää käteen, kokous on ollut turha.

    Seuraa uutisia tästä aiheesta

  • Työelämä
  • Elämä
  • Ura
  • Katarina Malmberg

Nyt voit järjestää kommentit myös suosituimmuuden mukaan.

Kommentit

    Ei vielä kommentteja. Kirjoita ensimmäinen.

    Näytä lisää
    Luetuimmat
    • Juuri nyt
    • Päivä
    • Viikko
    1. 1

      Miksi haluaisin elää pidempään, jos elämäni on pelkkää työtä varten?

    2. 2

      Syöpää aiheuttava virus huolestuttaa maailmalla, ja nyt sitä löytyi Suomestakin – Jopa kymmenen prosenttia htlv-1-viruksen kantajista sairastuu aggressiiviseen leukemiaan

      Tilaajille
    3. 3

      Pappi ja kirkkokansa katosivat pienestä belgialaiskunnasta ja pahamaineisen lähiön imaami pelkää islaminuskon puolesta – Belgiassa yhä harvempi uskoo

    4. 4

      Näyttelijät vastaavat Aku Louhimiehen väitteisiin –”Seisomme sanojemme takana”

    5. 5

      Marco Wessman joutui tarkkailuluokalle koko peruskoulun ajaksi, opetteli sitten itsekseen pitkän matematiikan ja opettaa nyt fysiikkaa – Erityis­luokista halutaan nyt eroon, mutta onko se mahdollista?

    6. 6

      Enemmistö aseiden omistajista kannattaa monia aserajoituksia USA:ssa – miksi niitä on sitten niin vaikea saada läpi?

    7. 7

      Sveitsin nousu oli jääkiekon MM-kisojen piristys – tähdistö­kentällisessä korjattiin kahden vuoden takainen vääryys

    8. 8

      Notkeammin, rohkeammin, tarkemmin – Suomella on nyt rytmisessä kilpavoimistelussa kaikkien aikojen maajoukkue

    9. 9

      Ihmisistä irtoava töhnä ja syövälle altistavat aineet veivät uima-altaan käyttökieltoon helsinkiläisessä hotellissa

    10. 10

      Kuka on piispa Curry, joka lähes varasti show’n intohimoisella saarnallaan Meghanin ja Harryn häissä? Kuninkaalliset vieraat kuuntelivat puhetta kikatellen ja suu auki

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Kuka on piispa Curry, joka lähes varasti show’n intohimoisella saarnallaan Meghanin ja Harryn häissä? Kuninkaalliset vieraat kuuntelivat puhetta kikatellen ja suu auki

    2. 2

      Vastahan Kalle syntyi ja kohta hän on ylioppilas – minulla on antaa hänelle yksi elämänohje, ja sen opin omissa lakkiaisissani

    3. 3

      Ihmisistä irtoava töhnä ja syövälle altistavat aineet veivät uima-altaan käyttökieltoon helsinkiläisessä hotellissa

    4. 4

      Harri Aho on nähnyt ihmisten kateuden ja poikansa nousun huipulle – kateellisuus loppui, kun Sebastian Aho ratkaisi mestaruuden

    5. 5

      Professori Piia Jallinoja tietää, millainen juhlapöytä ottaa kaikki huomioon – ja miksi voileipäkakku on moka

      Tilaajille
    6. 6

      Kemikaaliyliherkät rakennuttivat itselleen vähäpäästöiset talot – perheen oireet katosivat, toiselle rakennuttajalle kävi köpelösti: ”Omaisuuteni on nyt pumpattava sänky”

      Tilaajille
    7. 7

      Asuntoilmoitusten kuvissa huonekasveja säilytetään eteisen hattuhyllyllä ja jokaisessa keittiössä on söpö basilika – ”Nyt on muodissa eukalyptuksen oksa”

    8. 8

      Yleisradio vastaa Aku Louhimiehen uusiin syytöksiin asiavirheistä – ”Emme löytäneet mitään oikaistavaa”, sanoo Jouko Jokinen HS:lle

    9. 9

      Kirkon ei pitäisi enää vastustaa muutosta, sanoo eläkkeelle jäävä arkkipiispa Kari Mäkinen: ”Ei Jumalaa voi poimia hyllystä”

    10. 10

      Kun tuhannet Suomeen hullaantuneet venäläiset kokoontuvat yhteen, ei kellään ole naapurimaastaan pahaa sanottavaa – ”Venäjällä emme tiedä, mitä huomenna tapahtuu, mutta teillä tällainen ei olisi mahdollista"

      Tilaajille
    11. Näytä lisää
    1. 1

      Sanna oli 16-vuotias, kun hän kertoi tulleensa raiskatuksi – Viisi vuotta myöhemmin hän paljasti, että vankilaan joutui syytön mies

      Tilaajille
    2. 2

      Haiseva hengitys vaivaa yhä useampaa suomalaista – Asian­tuntija kertoo, mistä se johtuu ja mitä sille voi tehdä

      Tilaajille
    3. 3

      Onko istuminen painanut hartiasi kyyryyn ja niskan kipeäksi? Nämä kolme liikettä paljastavat, kuinka jumissa oikeasti olet, ja treenaavat samalla yläselän kuntoon

    4. 4

      Jasper Pääkkösellä on merkittävä rooli Spike Leen uutuuselokuvassa, josta tuli Cannesissa suuri tapaus – ”Iski tajuntaan, että olen oikeasti osa tällaista”

      Tilaajille
    5. 5

      Patikoimassa ollut turisti ryöstettiin Nuuksion kansallis­puistossa – taklattiin maahan takaapäin vaellus­reitillä

    6. 6

      Tee nämä yksinkertaiset asiat, niin näytät hyvältä selfiessä – HS:n palkittu kuvaaja Sami Kero kertoo 8 temppua, jotka jokainen osaa tehdä

    7. 7

      ”Kaikilla meillä on kuule rajoitteita!” sanoi Susanna Koski A-studiossa pitkäaikaistyöttömälle ja suututti ihmiset somessa – ja oli yhtä aikaa oikeassa sekä aivan väärässä

    8. 8

      Kysy nämä kaksi kysymystä, kun lapsi uhmaa ja raivoaa – kasvatuskouluttaja Liisa Ahosen mukaan ongelmalapsia käsitellään väärin

      Tilaajille
    9. 9

      Häkellyttävän moni kertoo joutuneensa avaruusolentojen sieppaamaksi – Ilmiölle on nimi, ja se selittää, miksi sieppaustarinat ovat nyt loppuneet

      Tilaajille
    10. 10

      Eristämistä, masennusta ja tuhottuja opintoja – Korkeakouluissa kiusataan kuin yläasteella, ja helsinkiläisen Leenan toiveet murskattiin ensimmäisenä päivänä

      Tilaajille
    11. Näytä lisää