Elämä

Ota yksi menetelmä haltuun, niin saat aikaan selvästi enemmän kuin aiemmin, sanovat asiantuntijat – Näin toimii 1-2-3-4-metodi

Kalenteri buukattu täyteen, hommia rästissä, ei yhtään ylimääräistä aikaa ja työt pyörivät mielessä vapaa-ajallakin. Kuulostaako tutulta?

Tämä on kuvaus harmillisen monen työntekijän arjesta.

Erilaisten metodien ja apuvälineiden avulla työviikon ja työpäivän voi kuitenkin järjestää järkevästi, ja silloin työt alkavat sujua.

Yksi tällainen metodi, jonka avulla voi edistää hyvän työviikon rakentumista on nimeltään 1-2-3-4-portaat. Metodi perustuu Pekka Pohjakallion ja Saku Tuomisen Työkirja –Työelämän vallankumouksen perusteet -kirjaan. Kirjassa on esitelty erilaisia ohjeita siihen, kuinka saada enemmän aikaan ja väsyä samalla vähemmän, sillä kirjoittajien mukaan nykytyötämme leimaavat pirstaleisuus, sekavuus ja jatkuva kiireen tunne.

 

Koska aikaansaamisen kokemukset ovat tutkimusten mukaan motivoivia, niihin pitäisi pyrkiä.

1-2-3-4-portaissa jokaisella portaalla on oma tehtävänsä, joiden tehtävä on auttaa työpäivien ja töiden sujumisessa.

4. porras tarkoittaa sitä, että ihmisillä on rajallinen kapasiteetti tehdä todella intensiivistä ajatustyötä. Tämä kapasiteetti on neljä tuntia, jotakuinkin puolet normaalin työpäivän pituudesta, työelämän kehittäjä Pekka Pohjakallio Hintsa Performance -yrityksestä kertoo.

”On turha unelmoida siitä, että pystyisi tekemään hirveän paljon enemmän.”

Nelosportaan vinkki on siis se, että varjelee näitä neljää hyvää työtuntia päivässä. Jos on neljä hyvää tuntia, silloin tietää, että asioita tapahtuu.

Koska aikaansaamisen kokemukset ovat tutkimusten mukaan motivoivia, niihin pitäisi pyrkiä. Kolmosportaassa ajatuksena onkin se, että päivissä ja viikoissa pitäisi olla suunnittelua. Pitäisi olla kolme tavoitetta, jotka liittyvät aikaansaamiseen sekä päivä- että viikkotasolla. Esimerkiksi työmatkalla voi pohtia, mitä tänään pitäisi saada aikaan ja sitten kotiin mennessä katsoa, tulivatko tavoitteet saavutetuiksi.

”Kun sitten yllättäen huomataan, että asioita tapahtuu, niin se on meille motivoiva asia. Aikaansaamisen kokemukset ovat tietotyössä motivoivia, mutta niitä on vaikea kokea, jos ei ole jotain mihin pyrkii.”

Kakkosportaan ideana on poistaa kahdessa vaiheessa mielessä pörrääviä asioita, jotka liittyvät tekemättömiin töihin ja aiheuttavat stressiä. Ensimmäisenä näitä asioita pitää siirtää kalenteriin, tietokoneelle, paperille tai jollekin to do -listalle, jotta aivojen ei täydy murehtia asioita koko aikaa. Seuraavana näitä ylös merkattuja asioita pitää alkaa purkamaan.

”Joko asiat ovat kalenterissa aikataulutettuina tai vaan päätämme, että kun meillä on tyhjä rako, niin hyppäämme to do -listan kimppuun.”

Ykkösen tarkoitus on ruokkia alitajuntaa pohtimalla jotakin ratkaistavaa asiaa samalla, kun tekee jotain mekaanista askaretta. Esimerkiksi pyöräillessä tai koiraa ulkoiluttaessa voi pohtia jotakin mieltä askarruttavaa kysymystä, ilman että yrittää edes päästä lopputulokseen kerralla.

Lopulta kuitenkin huomaa, että alitajunta on työstänyt asiaa, Pohjakallio kertoo.

Jälkikäteen metodi sai vielä yhden portaan lisää, 0-portaan, jonka tarkoitus on muistuttaa siitä, että myös luppoaikaa tarvitaan, Pohjakallio kertoo.

”Se on meidän aivojemme hyvinvoinnin kannalta supertärkeää. Koko ajan ei tarvitse olla tuottavassa tilassa, vaan luovuus kasvaa, jos meille annetaan pieni paussi meidän pääkopassa.”

 

”Siitä tulee aina vähän lohduton fiilis, kun on tässä kohta seitsemän vuotta paasannut näistä asioista.”

Tuominen ja Pohjakallio kehittivät 1-2-3-4-portaat-metodin jo 2012. Parempaan suuntaan työelämä ei ole Pohjakallion mielestä mennyt. Edelleen monia tietotyöläisiä vaivaavat samat asiat: työn suunnittelun puute ja sen hyväksyminen, että tarvitsemme myös luppoaikaa, palautumista ja unta.

”Siitä tulee aina vähän lohduton fiilis, kun on tässä kohta seitsemän vuotta paasannut näistä asioista.”

Vuosien aikana on muuttunut kuitenkin se, että työelämän ongelmista puhutaan yhä enemmän ja ne ovat enemmän esillä.

”Se, ollaanko me ihmiset opittu mitään, on hyvä kysymys.”

Yksi metodin puolestapuhuja on Marko Ahtisaari.

Metodeja voi myös muokata omiin tarpeisiin sopiviksi, Ahtisaari kertoo. Esimerkiksi kolmosportaaseen kuuluvat tavoitteet hän jaottelee yhteen henkilökohtaiseen elämään liittyvään ja kahteen työhön liittyvään. Ne ohjaavat sitä, mihin hän käyttää aikaansa sillä viikolla.

”Perusideana on, että meille tulisi proaktiivisuuden tunne, sellainen tunne, että oma aika on omassa kontrollissa eivätkä työt ja päivät vain tapahdu.”

 

Työn tekemisessä voisi käyttää myös samaa taktiikkaa kuin huippu-urheilijat käyttävät.

Työn tekemisessä voisi käyttää myös samaa taktiikkaa kuin huippu-urheilijat käyttävät: jaksottamista, Pohjakallio kertoo.

Huippu-urheilijoiden treenaaminen on hyvin jaksotettua. Heillä on kisakausia, peruskuntokausia ja niiden välillä siirtymäkausia. Se on luonnollista urheilijoille, koska kisakautta ei voi olla koko ajan.

Sama tulisi hyväksyä työelämässä. Välillä on rankempia kausia, deadlineja ja tiukkoja projekteja, jolloin yritetään vain selvitä, Pohjakallio kertoo. Näiden kausien vastapainoksi tarvitaan kuitenkin myös aikaa palautumiseen ja uusiutumiseen.

Perinteinen ajatus, että enemmän töitä tekemällä syntyy enemmän, ei toimi ajatustyössä, Pohjakallio kertoo. Siitä huolimatta siihen ajatukseen sorrutaan usein.

”Se, että antaisi vähän löysää, tuntuu siltä, että luovuttaa tai on laiskimus, vaikka se itse asiassa voisi tuoda lisää laatua tekemiseen.”

 

Olisi järkevää, jos voisimme siirtyä ajan mittaamisesta aikaansaamisen mittaamiseen.

On tärkeää muistaa, että ihminen tarvitsee seitsemästä kahdeksaan tuntia yöunta. Samoin meillä pitäisi olla kyky ja halu löytää palauttavia hetkiä päivän lomaankin, vaikka ne olisivat vain viiden tai kymmenen minuutin kävelyitä työpäivän lomassa.

”Se pitäisi hyväksyä, että mieli ja kroppa tarvitsee palautumista ja uni on se lääke numero yksi, jolla sitä ruvetaan ratkomaan.”

Pohjakallion mielestä olisi järkevää, jos voisimme siirtyä ajan mittaamisesta aikaansaamisen mittaamiseen.

”Paljon olennaisempaa kuin se, kauanko töitä tehdään, on se, että saa sovitut asiat aikaan. Ja jotta pystytään mittaamaan sitä, saanko sovittuja asioita aikaan, tavoitteiden pitää olla hirveän selkeitä.”

Kommentit

Kommentit

    Ei vielä kommentteja. Kirjoita ensimmäinen.

    Ei vielä nimellä kirjoitettuja kommentteja. Kirjoita ensimmäinen.

    Näytä lisää



    HS:n kommentointien äänestäminen on muuttunut: nyt vain kirjautuneet käyttäjät voivat antaa kommentille hyvin argumentoitu -äänen.
    Luetuimmat
    • Juuri nyt
    • Päivä
    • Viikko
    1. 1

      Selvitysmies tuhoaisi Juha Sipilän luomuksen: valtio saisi kahden miljardin euron varat takaisin

    2. 2

      Boris Johnsonille täydellinen nöyryytys Luxemburgissa: jätti tiedotustilaisuuden väliin ilmeisesti siksi, ettei olisi buuaukselta saanut ääntään kuuluviin

    3. 3

      Suomalaiset saavat liian vähän folaattia, vaikka se saattaa torjua Alzheimerin tautia ja masennusta – Nämä ovat tärkeimmät folaatin lähteet

    4. 4

      Ihmisen ei kuulu olla väsynyt – Uni­lääkärin mukaan moni uneton tekee illalla saman virheen

      Tilaajille
    5. 5

      Poliisi julkaisi kuvan: Miehet murtautuivat asuntoon ja kävivät omistajan päälle keskellä päivää Sipoossa

    6. 6

      Avaruudesta löytyi pääkaupunkiseudun kokoinen kuollut tähti, joka painaa niin paljon, etteivät sen atomit pysy kasassa

    7. 7

      Ratikkakuski Dane Jozsefin oivallus johti upeaan hääkuvaan: ”Tuli aivan positiivinen fiilis, että nyt tein oikein”

    8. 8

      Mol.fi-työpaikkasivusto jäi ajastaan jälkeen, lähiaikoina avattavan uuden palvelun luvataan mullistavan suomalaisen työelämän

    9. 9

      Hallituksessa on viriämässä kova poliittinen taisto Kelan johtajasta

    10. 10

      Facebook esitteli keskus­pankkiireille virtuaali­valuuttaansa, Suomen Pankin edustaja ei vakuuttunut: ”Puolivillainen”

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Ihmisen ei kuulu olla väsynyt – Uni­lääkärin mukaan moni uneton tekee illalla saman virheen

      Tilaajille
    2. 2

      Suomalaiset saavat liian vähän folaattia, vaikka se saattaa torjua Alzheimerin tautia ja masennusta – Nämä ovat tärkeimmät folaatin lähteet

    3. 3

      Poliisi julkaisi kuvan: Miehet murtautuivat asuntoon ja kävivät omistajan päälle keskellä päivää Sipoossa

    4. 4

      Ratikkakuski Dane Jozsefin oivallus johti upeaan hääkuvaan: ”Tuli aivan positiivinen fiilis, että nyt tein oikein”

    5. 5

      Lankku on teho­liike, mutta nämä 5 muunnelmaa ovat vielä tehokkaampia

      Tilaajille
    6. 6

      Nämä kuvat osoittavat, että iskut Saudi-Arabian öljy­laitoksiin tehtiin Iranin tai Irakin suunnasta, sanoo Yhdysvallat – Mutta kuvista ilmenee myös risti­riitaisuus

    7. 7

      Näin kodin viikko­siivous sujuu kahdeksan sijaan 1,5 tunnissa – Kansalais­opistojen opettajat kertovat, miten arkea voi helpottaa

    8. 8

      Alkavalla viikolla on luvassa yöpakkasia, mustaa jäätä ja jopa lumikuuroja

    9. 9

      Kasperi Saari, 67, harrastaa hotellien omistamista, ja pian hän avaa Helsinkiin maailman suurimman ketjun huippu­hotellin

      Tilaajille
    10. 10

      Neljä vuotta sitten Vantaan Kivistö herätti innostusta: tuhansittain asuntoja ja Redin kokoinen kauppa­keskus – Vaan miten kävi?

      Tilaajille
    11. Näytä lisää
    1. 1

      Sadattuhannet kodit uhkaavat menettää arvonsa – Suomeen on kehittynyt kahdet asunto­markkinat, ja asian­tuntijan mukaan enää kolme aluetta on turvassa

      Tilaajille
    2. 2

      Teini-ikäinen kilpauimari hylättiin liian paljastavan uima­puvun vuoksi Yhdys­valloissa – käytti samaa asua kuin kaikki muutkin

    3. 3

      Joukko suomalaisnaisia riisuuntui kameralle kertoakseen kehohäpeästä ja sen kukistamisesta – ”Olen yhä keskeneräinen, mutta sairaudesta olen päässyt”

      Tilaajille
    4. 4

      Seitsemän vuoden parisuhdekriisi on vanhentunut käsite: On olemassa toinen hetki, jolloin eroriski kasvaa selvästi

      Tilaajille
    5. 5

      Maailman parhaat luontokuvat valitaan taas kymmenientuhansien kuvien joukosta: HS näyttää 14 huippuotosta

    6. 6

      Miljonääri liittyi perus­suomalaisiin Jussi Halla-ahon perässä, ja nyt ”Tampereen Trump” ilmentää puolueen muutosta

    7. 7

      Suoliston bakteerit määrittävät, miten ihminen voi, ja niitä ohjaa ravintomme – Suomalainen huippu­tutkija kertoo, millaista ruoka­valiota bakteerit janoavat

      Tilaajille
    8. 8

      Suomella on työhullu ulkoministeri, joka lähettää alaisille sähköpostia keskellä yötä ja joka puuhasi ensitöikseen yhden rauhansopimuksen

    9. 9

      Juutalaisvainoista kertova elokuva järkytti festivaalikatsojia, kymmeniä ihmisiä käveli ulos kesken näytöksen

    10. 10

      Ratsastajat ovat aiempaa isompia, ja moni talli on päätynyt asettamaan paino­rajoja: ”Aihe on monelle yli 40-vuotiaalle naiselle hirvittävän herkkä”

      Tilaajille
    11. Näytä lisää