Elämä

Ota yksi menetelmä haltuun, niin saat aikaan selvästi enemmän kuin aiemmin, sanovat asiantuntijat – Näin toimii 1-2-3-4-metodi

Kalenteri buukattu täyteen, hommia rästissä, ei yhtään ylimääräistä aikaa ja työt pyörivät mielessä vapaa-ajallakin. Kuulostaako tutulta?

Tämä on kuvaus harmillisen monen työntekijän arjesta.

Erilaisten metodien ja apuvälineiden avulla työviikon ja työpäivän voi kuitenkin järjestää järkevästi, ja silloin työt alkavat sujua.

Yksi tällainen metodi, jonka avulla voi edistää hyvän työviikon rakentumista on nimeltään 1-2-3-4-portaat. Metodi perustuu Pekka Pohjakallion ja Saku Tuomisen Työkirja –Työelämän vallankumouksen perusteet -kirjaan. Kirjassa on esitelty erilaisia ohjeita siihen, kuinka saada enemmän aikaan ja väsyä samalla vähemmän, sillä kirjoittajien mukaan nykytyötämme leimaavat pirstaleisuus, sekavuus ja jatkuva kiireen tunne.

 

Koska aikaansaamisen kokemukset ovat tutkimusten mukaan motivoivia, niihin pitäisi pyrkiä.

1-2-3-4-portaissa jokaisella portaalla on oma tehtävänsä, joiden tehtävä on auttaa työpäivien ja töiden sujumisessa.

4. porras tarkoittaa sitä, että ihmisillä on rajallinen kapasiteetti tehdä todella intensiivistä ajatustyötä. Tämä kapasiteetti on neljä tuntia, jotakuinkin puolet normaalin työpäivän pituudesta, työelämän kehittäjä Pekka Pohjakallio Hintsa Performance -yrityksestä kertoo.

”On turha unelmoida siitä, että pystyisi tekemään hirveän paljon enemmän.”

Nelosportaan vinkki on siis se, että varjelee näitä neljää hyvää työtuntia päivässä. Jos on neljä hyvää tuntia, silloin tietää, että asioita tapahtuu.

Koska aikaansaamisen kokemukset ovat tutkimusten mukaan motivoivia, niihin pitäisi pyrkiä. Kolmosportaassa ajatuksena onkin se, että päivissä ja viikoissa pitäisi olla suunnittelua. Pitäisi olla kolme tavoitetta, jotka liittyvät aikaansaamiseen sekä päivä- että viikkotasolla. Esimerkiksi työmatkalla voi pohtia, mitä tänään pitäisi saada aikaan ja sitten kotiin mennessä katsoa, tulivatko tavoitteet saavutetuiksi.

”Kun sitten yllättäen huomataan, että asioita tapahtuu, niin se on meille motivoiva asia. Aikaansaamisen kokemukset ovat tietotyössä motivoivia, mutta niitä on vaikea kokea, jos ei ole jotain mihin pyrkii.”

Kakkosportaan ideana on poistaa kahdessa vaiheessa mielessä pörrääviä asioita, jotka liittyvät tekemättömiin töihin ja aiheuttavat stressiä. Ensimmäisenä näitä asioita pitää siirtää kalenteriin, tietokoneelle, paperille tai jollekin to do -listalle, jotta aivojen ei täydy murehtia asioita koko aikaa. Seuraavana näitä ylös merkattuja asioita pitää alkaa purkamaan.

”Joko asiat ovat kalenterissa aikataulutettuina tai vaan päätämme, että kun meillä on tyhjä rako, niin hyppäämme to do -listan kimppuun.”

Ykkösen tarkoitus on ruokkia alitajuntaa pohtimalla jotakin ratkaistavaa asiaa samalla, kun tekee jotain mekaanista askaretta. Esimerkiksi pyöräillessä tai koiraa ulkoiluttaessa voi pohtia jotakin mieltä askarruttavaa kysymystä, ilman että yrittää edes päästä lopputulokseen kerralla.

Lopulta kuitenkin huomaa, että alitajunta on työstänyt asiaa, Pohjakallio kertoo.

Jälkikäteen metodi sai vielä yhden portaan lisää, 0-portaan, jonka tarkoitus on muistuttaa siitä, että myös luppoaikaa tarvitaan, Pohjakallio kertoo.

”Se on meidän aivojemme hyvinvoinnin kannalta supertärkeää. Koko ajan ei tarvitse olla tuottavassa tilassa, vaan luovuus kasvaa, jos meille annetaan pieni paussi meidän pääkopassa.”

 

”Siitä tulee aina vähän lohduton fiilis, kun on tässä kohta seitsemän vuotta paasannut näistä asioista.”

Tuominen ja Pohjakallio kehittivät 1-2-3-4-portaat-metodin jo 2012. Parempaan suuntaan työelämä ei ole Pohjakallion mielestä mennyt. Edelleen monia tietotyöläisiä vaivaavat samat asiat: työn suunnittelun puute ja sen hyväksyminen, että tarvitsemme myös luppoaikaa, palautumista ja unta.

”Siitä tulee aina vähän lohduton fiilis, kun on tässä kohta seitsemän vuotta paasannut näistä asioista.”

Vuosien aikana on muuttunut kuitenkin se, että työelämän ongelmista puhutaan yhä enemmän ja ne ovat enemmän esillä.

”Se, ollaanko me ihmiset opittu mitään, on hyvä kysymys.”

Yksi metodin puolestapuhuja on Marko Ahtisaari.

Metodeja voi myös muokata omiin tarpeisiin sopiviksi, Ahtisaari kertoo. Esimerkiksi kolmosportaaseen kuuluvat tavoitteet hän jaottelee yhteen henkilökohtaiseen elämään liittyvään ja kahteen työhön liittyvään. Ne ohjaavat sitä, mihin hän käyttää aikaansa sillä viikolla.

”Perusideana on, että meille tulisi proaktiivisuuden tunne, sellainen tunne, että oma aika on omassa kontrollissa eivätkä työt ja päivät vain tapahdu.”

 

Työn tekemisessä voisi käyttää myös samaa taktiikkaa kuin huippu-urheilijat käyttävät.

Työn tekemisessä voisi käyttää myös samaa taktiikkaa kuin huippu-urheilijat käyttävät: jaksottamista, Pohjakallio kertoo.

Huippu-urheilijoiden treenaaminen on hyvin jaksotettua. Heillä on kisakausia, peruskuntokausia ja niiden välillä siirtymäkausia. Se on luonnollista urheilijoille, koska kisakautta ei voi olla koko ajan.

Sama tulisi hyväksyä työelämässä. Välillä on rankempia kausia, deadlineja ja tiukkoja projekteja, jolloin yritetään vain selvitä, Pohjakallio kertoo. Näiden kausien vastapainoksi tarvitaan kuitenkin myös aikaa palautumiseen ja uusiutumiseen.

Perinteinen ajatus, että enemmän töitä tekemällä syntyy enemmän, ei toimi ajatustyössä, Pohjakallio kertoo. Siitä huolimatta siihen ajatukseen sorrutaan usein.

”Se, että antaisi vähän löysää, tuntuu siltä, että luovuttaa tai on laiskimus, vaikka se itse asiassa voisi tuoda lisää laatua tekemiseen.”

 

Olisi järkevää, jos voisimme siirtyä ajan mittaamisesta aikaansaamisen mittaamiseen.

On tärkeää muistaa, että ihminen tarvitsee seitsemästä kahdeksaan tuntia yöunta. Samoin meillä pitäisi olla kyky ja halu löytää palauttavia hetkiä päivän lomaankin, vaikka ne olisivat vain viiden tai kymmenen minuutin kävelyitä työpäivän lomassa.

”Se pitäisi hyväksyä, että mieli ja kroppa tarvitsee palautumista ja uni on se lääke numero yksi, jolla sitä ruvetaan ratkomaan.”

Pohjakallion mielestä olisi järkevää, jos voisimme siirtyä ajan mittaamisesta aikaansaamisen mittaamiseen.

”Paljon olennaisempaa kuin se, kauanko töitä tehdään, on se, että saa sovitut asiat aikaan. Ja jotta pystytään mittaamaan sitä, saanko sovittuja asioita aikaan, tavoitteiden pitää olla hirveän selkeitä.”

Kommentit

Kommentit

    Ei vielä kommentteja. Kirjoita ensimmäinen.

    Ei vielä nimellä kirjoitettuja kommentteja. Kirjoita ensimmäinen.

    Näytä lisää



    HS:n kommentointien äänestäminen on muuttunut: nyt vain kirjautuneet käyttäjät voivat antaa kommentille hyvin argumentoitu -äänen.
    Luetuimmat
    • Juuri nyt
    • Päivä
    • Viikko
    1. 1

      Seitsemän päivää ja kymmeniä miljoonia kuolleita – HS:n erikoisartikkeli näyttää, miten itäblokki aikoi laittaa läntisen Euroopan polvilleen ydinaseilla

      Tilaajille
    2. 2

      Tjäreborgin emoyhtiö Thomas Cook horjuu konkurssin partaalla: Rahoitusneuvottelut pankkien kanssa jatkuvat

    3. 3

      HS:n erikoisartikkeli vie matkalle yhteen maailman syrjäisimmistä paikoista, jossa juodaan sulavien jäävuorten vettä ja syödään raakaa hylkeenmaksaa

      Tilaajille
    4. 4

      Numeron 42 ratkaisseet matemaatikot yllättivät: Löysivät myös numerolle 3 kauan odotetun ratkaisun

    5. 5

      Miksi Suomessa ei osata puhua raiskausten syistä? Monika Fagerholm haluaa rikkoa hiljaisuuden uhrien ympäriltä

      Tilaajille
    6. 6

      Neljä vuotta sitten uusnatsipuolue Kultainen aamun­koitto sai Kreikassa 18 parlamenttipaikkaa, viikko sitten muuttomiehet veivät toimistolta kyltinkin

    7. 7

      ”En olisi voinut kuvitella, että vielä joskus asun noiden jättiläisten kanssa”, paljastaa Saija Saarela ajatelleensa miehensä Ilkka Mattilan 400 kiloa painavasta kaiutinparista

    8. 8

      Kalasatamaan rakennetaan Suomen ensimmäinen toimistopilvenpiirtäjä

    9. 9

      Häiriköintiä kesällä Vuosaaressa tutkinut ylikomisario: Monissa tapauksissa aikuiset hakivat itse konfliktia nuorten kanssa

    10. 10

      Harvinainen näky: Lähes kerrostalon ulko-ovella mönkivä mäyrä tallentui videolle Herttoniemessä

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Seitsemän päivää ja kymmeniä miljoonia kuolleita – HS:n erikoisartikkeli näyttää, miten itäblokki aikoi laittaa läntisen Euroopan polvilleen ydinaseilla

      Tilaajille
    2. 2

      HS:n erikoisartikkeli vie matkalle yhteen maailman syrjäisimmistä paikoista, jossa juodaan sulavien jäävuorten vettä ja syödään raakaa hylkeenmaksaa

      Tilaajille
    3. 3

      Yhdysvalloissa muhii poliittinen skandaali, johon kytkeytyvät Trump, Ukraina ja sala­peräinen ilmi­antaja – Tästä on kyse

    4. 4

      ”En olisi voinut kuvitella, että vielä joskus asun noiden jättiläisten kanssa”, paljastaa Saija Saarela ajatelleensa miehensä Ilkka Mattilan 400 kiloa painavasta kaiutinparista

    5. 5

      Palvelukeskuksen dementoitunut asukas ei enää tunnista omaisiaan, mutta tämän 230-kiloisen ja karvaisen vakiovieraan hänkin muistaa tavanneensa

    6. 6

      Televisiosarja M/S Romantic sai oman faniristeilyn: Yllättäen laivalle saapuneet ”Jocke” ja ”Gusu” otettiin vastaan huutomyrskyllä

    7. 7

      Häiriköintiä kesällä Vuosaaressa tutkinut ylikomisario: Monissa tapauksissa aikuiset hakivat itse konfliktia nuorten kanssa

    8. 8

      Jos edes holokaustin muisto ei saa ihmisiä järkiinsä, mihin Eurooppa on menossa?

    9. 9

      Huippututkija keräsi mainetta ja hänestä tehtiin jopa Barbie, kunnes joku keksi käydä läpi ansio­luetteloa

    10. 10

      Miksi Suomessa ei osata puhua raiskausten syistä? Monika Fagerholm haluaa rikkoa hiljaisuuden uhrien ympäriltä

      Tilaajille
    11. Näytä lisää
    1. 1

      Ihmisen ei kuulu olla väsynyt – Uni­lääkärin mukaan moni uneton tekee illalla saman virheen

      Tilaajille
    2. 2

      Huippututkija keräsi mainetta ja hänestä tehtiin jopa Barbie, kunnes joku keksi käydä läpi ansio­luetteloa

    3. 3

      Suomalaistutkimus: Masennuslääke vaikuttaa ihmisen elämään arvaamattomammin kuin tähän asti on ymmärretty

      Tilaajille
    4. 4

      Suomalaiset saavat liian vähän folaattia, vaikka se saattaa torjua Alzheimerin tautia ja masennusta – Nämä ovat tärkeimmät folaatin lähteet

    5. 5

      ”Pirtua suoneen”, ”verinäyte krapulassa” – lääkäriopiskelijoiden alkoholikeskeinen bilekulttuuri yllätti uuden opiskelijan

    6. 6

      Miljonääri liittyi perus­suomalaisiin Jussi Halla-ahon perässä, ja nyt ”Tampereen Trump” ilmentää puolueen muutosta

    7. 7

      Hyvätuloiset ystävättäreni asuvat kaupungin vuokra-asunnoissa puoli-ilmaiseksi

    8. 8

      Sänkyyn kelpaa kuka vain, mutta puolisoksi mies haluaa terävän naisen – Laaja tiede­artikkeli kertoo, mikä on älyn merkitys parin­muodostuksessa

      Tilaajille
    9. 9

      Neljä vuotta sitten Vantaan Kivistö herätti innostusta: tuhansittain asuntoja ja Redin kokoinen kauppa­keskus – Vaan miten kävi?

      Tilaajille
    10. 10

      Toimittaja Sanna Ukkola ilmoitti irtisanoutuvansa Ylestä, jatkaa kuitenkin juontajana vuoden loppuun asti: ”On tiettyjä asioita, jotka ovat kumuloituneet”

    11. Näytä lisää