Hyvinvointi

Keskeytys väärällä hetkellä voi sotkea ajatukset yli 10 minuutiksi – Asiantuntija neuvoo kolme keinoa, joilla keskeytykset saa kuriin

Yli puolen minuutin keskeytys töissä, vie lähes vartin työaikaa. Keskeytykset pidentävät työaikaa ja lisäävät stressiä.

Työssä kuin työssä tulee päivän aikana keskeytyksiä. Niitä on välillä lähes mahdoton välttää. Asiantuntijatyössä työnteko keskeytyy, kun puhelin soi, kollega tulee kysymään jotakin, sähköposti kilahtaa tai itselle tulee mieleen jokin toinen hoidettava asia.

Jos työssä on paljon ja usein keskeytyksiä, työpäivät helposti pitenevät ja töiden hoitamiseen käytetään työn ulkopuolista aikaa. Keskeytykset lisäävät työpäivään hukka-aikaa, joka on pois itse työtehtäviltä.

 

Jos paussi kestää alle puoli minuuttia, keskeytys ei yleensä haittaa.

Mitä keskittyneempää työtä oli tekemässä, sitä vaikeampi on palata takaisin tehtävään keskeytyksen jälkeen. Tutkimusten mukaan keskeytystilanteissa ihminen tekee myös herkemmin virheitä. Keskeytys voi myös johtaa siihen, että tarttuu muihin tehtäviin ja palaaminen takaisin siihen, mitä oli tekemässä, voi helposti viedä 10–15 minuuttia.

”Aika moni tunnistaa tilanteen, jossa on ollut vaikka vain lähettämässä sähköpostia, mutta homma keskeytyy kun työkaveri tulee kysymään jotakin asiaa”, johtava tutkija Virpi Kalakoski Työterveyslaitokselta sanoo.

”Viesti voi jäädä epähuomiossa lähettämättä, koska ihminen ajattelee jo lähettäneensä sen ennen keskeytystä.”

Kalakosken mukaan pienenkin viiveen jälkeen voi myös palata vahingossa väärään kohtaan tekeillä olevaa hommaa. Keskeytyksen pituudella kuitenkin on merkitystä. Jo puolen minuutin tai sitä pidemmän keskeytyksen jälkeen palautuminen takaisin keskittymistä vaativaan työhön hidastuu. Jos paussi sen sijaan kestää alle puoli minuuttia, vaikkapa 20 sekuntia, keskeytys ei yleensä haittaa.

Kalakosken mukaan yksinkertainen kysymys, johon voi vastata kyllä tai ei, mahtuu tavallisesti alle puoleen minuuttiin.

”Esimerkiksi kysymys Lähdetkö lounaalle? ei keskeytä työntekoa”, Kalakoski sanoo.

 

Noin puolet keskeytyksistä on sellaisia, että työntekijä itse keskeyttää itsensä.

Rutiininomaisiin tehtäviin on myös helpompi palautua pienen viiveen jälkeenkin. Jos taas tekee jotain todella keskittymistä vaativaa ajatustyötä, palautuminen on hankalampaa. Yksinkertaisten sähköpostien läpikäyminen ei vaadi yleensä suurta keskittymistä. Mutta, jos vaikkapa sairaanhoitaja jakaa lääkkeitä tai lääkäri sanelee potilaan diagnoosia, keskeytykset voivat olla jopa haitallisia.

”Lääkkeiden jakelussa käytetäänkin liivejä, jotka päällä olevaa hoitajaa ei saa keskeyttää”, Kalakoski kertoo.

Noin puolet keskeytyksistä on sellaisia, että työntekijä itse keskeyttää itsensä. Kesken kaiken tuleekin mieleen asia, joka piti tänään vielä hoitaa. Kalakosken mukaan syynä itsensä keskeyttämiseen on se, että pelkää unohtavansa asian, jos ei hoida sitä heti kun se pulpahtaa mieleen.

”Hommasta toiseen hyppelehtiminen päivän aikana on tehoton ja kuormittava työskentelytapa ja pidentää työaikaa”, Kalakoski sanoo.

Joskus se kertoo siitä, että erilaisia työtehtäviä on päivän aikana yksinkertaisesti liikaa. Työntekijä voi kuitenkin keskittyä vain yhteen asiaan kerralla.

”Ei voi esimerkiksi lukea samalla kun juttelee”, Kalakoski sanoo.

Osa keskeytyksistä on tärkeitä työn kannalta, mutta keskeytystilanteita voi kuitenkin hallita ja turhia keskeytyksiä kannattaa karsia.

Mitä keskeytyksille sitten voi tehdä?

1. Tunnistaminen ja suunnittelu

Kohdat, joissa työ keskeytyy ovat alakohtaisia, mutta ne voi oppia tunnistamaan. Jos viestiääni kuuluu aamupäivällä vuorotellen sekä puhelimesta että sähköpostista, voisiko edes toisen panna äänettömälle? Monta eri lähdettä häiritsee usein enemmän kuin vain yksi.

Ovatko tietyt ajat ja paikat erityisen herkkiä keskeytyksille? Voisiko työteon jakaa niin, että vaikkapa rauhoittaa aamupäivän keskeytyksettömälle työnteolle?

Minkälaisissa asioissa keskeytyksiä tarvitaan? Voisiko turhia keskeytyksiä vähentää?

2. Järjestä keskeytyksetöntä aikaa

Lähes kaikissa töissä tarvitaan keskeytyksetöntä aikaa. Sille voi varata ajan ja tilan. Tilat voidaan myös järjestää niin, että kuljetaan ovesta sitä reittiä, joka häiritsee muita mahdollisimman vähän.

Monenlaiset ajanhallintamenetelmät auttavat siihen, ettei itse keskeytä itseään ja hyppelehdi asiasta toiseen. Esimerkiksi pomodoro-metodissa työntekijä keskittyy noin 25 minuuttia yhteen tehtävään ja ja pitää viiden minuutin tauon. Neljän 25 minuutin jakson jälkeen pidetään 20 minuutin tauko.

3. Sopikaa säännöt työyhteisössä

Työyhteisössä keskeytyksettömän ajan vaaliminen on yhteistyötä. Sovitaan vaikkapa minkälaisissa asioissa kollegan voi keskeyttää. Mitkä ovat tärkeitä ja kiireellisiä asioita?

Silloinkin voi kerätä monta asiaa yhteen niin, ettei keskeytyksiä tule jokaisen asian kanssa erikseen. Joskus kiireiselle kollegalle voi lähettää sähköpostin, jos vastausta ei tarvitse ihan heti. Hän vastaa viestiin, kun on tehnyt edellisen työnsä loppuun tai pitää tauon.

Silloinkin kun kollegan keskeyttää, voi mainiosti odottaa, että hän kirjoittaa lauseen loppuun tai lähettää tekeillä olevan sähköpostin rauhassa.

Joillakin työpaikoilla voi sopia, että kello 9–11 välillä avokonttorissa ei käydä kovaan ääneen keskusteluja vaan vetäydytään keskustelemaan silloin muualle. Hyvä keino on myös käyttää työpaikalla yhdessä sovittuja merkkejä, jotta muut tietävät milloin keskeyttäminen häiritsee. Avokonttorissa ehkä kuulokkeet tai jokin merkkivalo.
Ota kaikki irti Hesarista
HS Digillä saat kaikki Hesarin digisisällöt käyttöösi

Kommentit

Kommentit

    Ei vielä kommentteja. Kirjoita ensimmäinen.

    Ei vielä nimellä kirjoitettuja kommentteja. Kirjoita ensimmäinen.

    Näytä lisää
    Luetuimmat
    • Juuri nyt
    • Päivä
    • Viikko
    1. 1

      Mitä jos keinotekoiset aivot tajuavat olevansa olemassa? Tutkijat huolestuivat laboratorioissa kasvatetuista miniaivoista

    2. 2

      HS haastatteli kurdien mielenosoituksen osallistujia: näin tilanne kärjistyi

    3. 3

      Poliisien etujärjestön puheen­johtaja ihmettelee, missä roolissa Ohisalo teki selvitys­pyynnön mielen­osoituksista – myös opposition edustajilta arvostelua

    4. 4

      Uudet liikuntasuositukset muuttavat koko liikunnan käsitteen – Testaa laskurilla, liikutko riittävästi

    5. 5

      Thaimaan kuningas erotti ainoan jalkavaimonsa: syyksi kerrottiin ”karkea niskoittelu” ja kuningattareen liittyvä valtapeli

    6. 6

      Huijausyritys ravistelee sotilaiden MM-kisoja, kun kaikki kiinalaiset hylättiin suunnistuskilpailussa

    7. 7

      Kahden japanilaisen lentotukialuksen hylyt löydettiin Tyynenmeren pohjasta

    8. 8

      Kotityöt kasautuvat naisille miesten tajuamatta – Helsinkiläispari jakaa työt tasan: ”Excel on nostanut tyytyväisyyttäni enemmän kuin kosinta”

      Tilaajille
    9. 9

      Thaimaan kuningas esitteli jalkavaimoaan kymmenillä valokuvilla: Rakastajatar sai virallisen aseman, kuningatar istui vieressä katsellen

    10. 10

      Iranilainen musiikkipalvelu poisti naiset kaikkien levyjen kansikuvista

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Uudet liikuntasuositukset muuttavat koko liikunnan käsitteen – Testaa laskurilla, liikutko riittävästi

    2. 2

      Kotityöt kasautuvat naisille miesten tajuamatta – Helsinkiläispari jakaa työt tasan: ”Excel on nostanut tyytyväisyyttäni enemmän kuin kosinta”

      Tilaajille
    3. 3

      ”Koko Suomi kaatui minun vastaanotolleni”, sanoo lääke­kannabiksen reseptien kirjoittamisen lopettanut lääkäri

    4. 4

      Maksoin hoitajan ojentamasta kumiletkusta 64 euroa: onko hoitokuluvakuutuksista tullut lääkäriasemille rahastusautomaatti?

    5. 5

      HS haastatteli kurdien mielenosoituksen osallistujia: näin tilanne kärjistyi

    6. 6

      Poliisien etujärjestön puheen­johtaja ihmettelee, missä roolissa Ohisalo teki selvitys­pyynnön mielen­osoituksista – myös opposition edustajilta arvostelua

    7. 7

      Nuori lääkäri avautui uuvuttavasta työstään ja sai aikaan vastausten tulvan: ”Haluan, että ihmiset ymmärtävät, miksi lääkärit eivät jää terveyskeskuksiin”

    8. 8

      Mitä jos keinotekoiset aivot tajuavat olevansa olemassa? Tutkijat huolestuivat laboratorioissa kasvatetuista miniaivoista

    9. 9

      Uni ja liikunta puhdistavat aivot, mutta korkea verenpaine heikentää pään pesukoneen tehoa

      Tilaajille
    10. 10

      Thaimaan kuningas erotti ainoan jalkavaimonsa: syyksi kerrottiin ”karkea niskoittelu” ja kuningattareen liittyvä valtapeli

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Kaikki Triplasta: HS:n erikoisartikkeli näyttää, miten uudessa Pasilassa liikutaan

    2. 2

      Johanna Huhtamäki, 38, kuuli oudon äänen, eikä tiennyt sen kielivän kuolemasta – Nyt hän toteuttaa unelmiaan, sillä pian saattaa olla liian myöhäistä

      Tilaajille
    3. 3

      Kuvia Suomesta: Ihminen löytää toisen pikkukaupungin yössä

    4. 4

      ”Olen 31, enkä ole seurustellut kertaakaan” – Lyhyet miehet kertovat, millaista on elää maailmassa, jossa pituutta pidetään miehen mittana

      Tilaajille
    5. 5

      Demokraattien Nancy Pelosi kertoi syistä, miksi Trump sai ”hermoromahduksen” Syyria-kokouksessa

    6. 6

      Nuori lääkäri avautui uuvuttavasta työstään ja sai aikaan vastausten tulvan: ”Haluan, että ihmiset ymmärtävät, miksi lääkärit eivät jää terveyskeskuksiin”

    7. 7

      Keväällä Fazerin asmr-mainos sai monet raivon partaalle, ja nyt myös Mainonnan eettinen neuvosto otti siihen kantaa

    8. 8

      Kim huijasi itselleen halutun kaupungin vuokra-asunnon läheltä Helsingin keskustaa – Rikosoikeuden professori: ”Moraalitonta tällainen kepulointi ainakin on”

      Tilaajille
    9. 9

      Kotona tehtävä tikkutesti on paljastanut jo monia oireettomia suolistosyöpiä

    10. 10

      HS:n erikoisartikkeli vie ruotsalaisten orjasaarelle: Gustavia oli Ruotsin yritys päästä siirtomaavallaksi, ja oli siellä mukana suomalaisiakin

      Tilaajille
    11. Näytä lisää