Koronavirus kirittää taloyhtiöiden etäkokouksia, mutta fyysinen kokouspaikka on silti oltava - Koti | HS.fi
Koti|Yhtiökokoukset

Koronavirus kirittää taloyhtiöiden etäkokouksia, mutta fyysinen kokouspaikka on silti oltava

Vaikka taloyhtiö tarjoaisi mahdollisuuden osallistua yhtiökokoukseen etänä, fyysinen kokouspaikka pitää olla halukkaille.

Taloyhtiön täytyy järjestää myös varsinainen kokouspaikka, vaikka se pitäisikin etäkokouksen. Kuva: Kimmo Taskinen / HS

Julkaistu: 27.3. 9:54

Jotkin taloyhtiöt joutuvat siirtämään yhtiökokoustaan tulevaisuuteen, koska Suomi elää koronaviruksen takia poikkeustilassa. Ongelmaan on kuitenkin olemassa ratkaisu: etäkokous.

”Puhelin soi nyt koko ajan, kun isännöitsijät kyselevät asiasta”, sanoo kiinteistöjuridiikkaan erikoistunut lakimies Kirsi Ruutu.

Etänä järjestettävät yhtiökokoukset ovat toistaiseksi olleet harvinaisia taloyhtiöissä eikä niistä ole siksi saatu paljonkaan kokemusta.

Korona on kuitenkin kirittänyt etäkokoustamista. Sille on nyt selkeä tarve. Yhtiökokouksen pitämistä etänä suosittelevat muiden muassa Isännöintiliitto ja Kiinteistöliitto.

Etäyhtiökokoukselle ei sinänsä ole mitään estettä, ja siihen riittää hallituksen päätös. Asunto-osakeyhtiölaki määrää ainoastaan, että yhtiökokous on pidettävä taloyhtiön kotipaikassa.

Kokouskutsussa on ilmoitettava, että osakas voi osallistua kokoukseen etäyhteydellä. Lisäksi mukana on hyvä olla ohjeet, miten osallistuminen käytännössä tapahtuu.

Vaikka yhtiökokoukseen voisi osallistua etänä, jokin perinteinen kokouspaikka tulee silti olla. ”Isossa taloyhtiössä on aina joku, jota ei saa osallistumaan etänä”, Ruutu sanoo.

Hän testasi etäkokoustamista hiljattain erilaisilla ohjelmilla noin 60 isännöitsijän kanssa.

He pitivät keksityn Asunto oy Koronakaranteenin etäyhtiökokouksen, jossa Ruutu kommentoi isännöitsijöiden esittämiä juridisia kysymyksiä muun muassa osallistujien tunnistamisesta, puheenvuorojen jakamisesta ja äänestyksestä.

”Se sujui todella hyvin”, Ruutu sanoo.

Suljettu lippuäänestys osoittautui haastavimmaksi, mutta siihenkin löytyi lopulta ratkaisu.

Nyt Ruutu ja isännöitsijä Sami Asujamaa, yksi idean alullepanijoista, kirjoittavat etäkokouksista käytännön ohjeistusta isännöitsijöille ja taloyhtiöille.

”Etäkokoukset ovat tulevaisuutta – ei pelkästään koronaa ajatellen, vaan myös muuten”, Ruutu sanoo.

Hän pitää etäyhteyttä toimivana keinona aktivoida kiireisiä työssäkäyviä.

”Yleensä nuorempia ei saada yhtiökokouksiin, kun on perheet ja urat. Jos etäyhteyden avulla voisi samaan aikaan kuunnella yhtiökokousta ja tehdä ruokaa, nuoretkin saattaisivat osallistua yhtiökokouksiin nykyistä enemmän.”

Etäkokoustaminen tietysti edellyttää, että taloyhtiön johto ja osakkaat osaavat käyttää teknisiä laitteita. Osa ohjelmista vaatii myös englannin kielen taitoa. Suurin osa niistä on maksuttomia. Joissakin on nimellinen muutaman kympin maksu, joka on mahdollista kattaa vastikevaroilla.

As oy Koronakaranteenin testissä olivat muiden muassa ohjelmat nimeltä Teams, Zoom ja Opa Vote, mutta muitakin mahdollisuuksia on.

Ohjelmissa on omat metkunsa, ja jokaisen taloyhtiön pitää valita vaihtoehdoista itselleen sopivin.

Kaikissa ohjelmissa kokouksen vetäjä ei esimerkiksi pysty jakamaan puheenvuoroja tehokkaasti, sillä osallistujat voivat hallita mykistystä. Toisissa taas on virtuaalinen kädennosto, jolla saa ilmaistua pyynnön puheenvuorosta.

”Kun kokouksessa on monta osallistujaa, tällaiset pikkujutut ovat tärkeitä, jotta homma toimii”, Asujamaa sanoo.

Äänestystilanteissa tavalliset kyselytyökalut eivät hänen mukaansa toimi.

”Niiden hallitseminen on hirveän työn ja tuskan takana, kun esimerkiksi äänimäärä vaihtelee osakkaiden välillä. Lisäksi pitää varmistaa, etteivät osakkaat äänestä monta kertaa. Äänestäminen vaatii ihan oman ohjelmansa.”

Sellainen on esimerkiksi Opa Vote. Siihen syötetään kunkin etäosallistujan äänimäärä, minkä jälkeen he äänestävät virtuaalisesti.

”Ohjelma laskee äänet, eikä se kerro, kuka on äänestänyt mitäkin. Äänestysliput saa tulostettua tulevaisuutta varten, jos joku riitauttaisi päätöksen”, Ruutu sanoo.

Suljetussa lippuäänestyksessä voi tulla ongelmia, jos jotkut osakkaista osallistuvat yhtiökokoukseen etänä ja jotkut fyysisessä kokouspaikassa.

Muun muassa tämän vuoksi jonkun taloyhtiön johdosta, esimerkiksi hallituksen puheenjohtajan, on aina oltava kokouspaikassa, johon muutkin osallistujat saavat halutessaan tulla.

”Jos kokouspaikalla olevat äänestävät eri menetelmällä kuin muut, esimerkiksi paperilipukkeilla, anonymiteetti teoriassa heikkenee hieman”, Asujamaa sanoo.

Hänestä yksi ratkaisu voisi olla se, että kaikki äänestäisivät ohjelmalla, jota etäkokoustajat käyttävät. Tätä varten tarvittaisiin esimerkiksi tabletti, jota kierrätettäisiin kokouspaikassa äänestävien kesken.

Etäosallistujan tunnistaminen ja äänioikeuden varmistaminen edellyttää ennakkoilmoittautumista esimerkiksi isännöitsijän sähköpostiin, Ruutu sanoo.

”Isännöitsijä lähettää osakkaalle linkin, jota klikkaamalla tämä pääsee osallistumaan yhtiökokoukseen etänä. Se on tosi helppoa.”

Tarvittaessa osallistujaa voidaan pyytää panemaan kamera päälle, mutta lähtökohta on, että ääni riittää.

Suurimmat etäkokoustamisen riskit liittyvät verkkoyhteyden toimivuuteen. Pelkoa koko internetverkon kaatumisesta Liikenne- ja viestintävirasto Traficomin johtaja Jukka-Pekka Juutinen pitää turhana.

 ”Jos kokous pitää järjestää, kannustan etäyhteyteen.”

Etäkokoustamiselle peukuttaa myös Isännöintiliiton toimitusjohtaja Mia Koro-Kanerva. Tämänhetkisessä kriisitilanteessa moni taloyhtiö miettii, kannattaisiko kokouksia kuitenkin siirtää.

”Se tuntuu monesta turvalliselta tässä epävarmassa, sekavassa ja tartuntaherkässä tilanteessa”, Koro-Kanerva sanoo.

Joissakin taloyhtiöissä pitää kuitenkin tehdä päätöksiä kiireen vilkkaa, jos vaikka katto vuotaa tai vastikkeet eivät riitä kattamaan kaikkia kuluja.

”Jos kokous pitää järjestää, kannustan etäyhteyteen. Se avaa uudenlaisia mahdollisuuksia, tehostaa ajankäyttöä ja houkuttelee kokouksiin uusia osallistujia.”

Etäkokousten järjestämistä helpottaisi taloyhtiöiden osakkailleen järjestämät opastukset. Se tosin onnistuu vasta sitten, kun koronasta päästään eroon ja on taas turvallista kokoontua tiiviisti yhteen.