Uuden Digi- ja väestötietoviraston toiminta on lähtenyt liikkeelle takkuillen. Tämä näkyy muun muassa virkatodistuksien ja perikuntien tarvitsemien sukuselvitysten toimituksissa, jotka ovat pahoin ruuhkautuneet.
Virkatodistusten toimitusajat olivat maistraateissa ennen viraston perustamista tyypillisesti muutamia työpäiviä lisättynä postin kulun vaatima aika. Tällä hetkellä muiden kuin itselle sähköisesti tilattujen virkatodistuksen saaminen kestää kolme viikkoa.
Perikuntien tarvitsemien sukuselvitysten toimittaminen kesti ennen virastouudistusta nelisen viikkoa. Nyt toimitusaika on kuusi viikkoa.
Kuusi viikkoa on pitkä aika siksi, että perunkirjoitus pitää tehdä kolmen kuukauden kuluessa kuolemasta.
”Kyllä tässä alkuvaiheessa on ollut haastetta, mikä koskee sekä sukuselvityksiä että muun tyyppisiä virkatodistuksiksi sanottuja otteita väestötietojärjestelmästä eli väestörekisteristä”, sanoo ylijohtaja Timo Salovaara Digi- ja väestötietovirastosta.
Virkatodistuksen saamisen viivästyminen voi aiheuttaa ikäviä käytännön ongelmia. Esimerkiksi HS:n mielipidesivuille kirjoittanut nainen kertoi, että hänen äitinsä vuokrasopimuksen irtisanominen viivästyi virkatodistuksen toimittamisen venymisen takia.
”Äitini kuoli 21. tammikuuta. En osannut kuvitella, kuinka hankalaksi tavallisen, vähävaraisen henkilön asioiden hoito kuoleman jälkeen on tehty”, nainen kirjoitti HS:n mielipidepalstalle.
”Äitini kuolinpäivänä tilasin virkatodistukset perunkirjoitusta varten. Seurakunnista todistukset saapuivat tammikuun aikana. Digi- ja väestötietovirastossa kerrottiin heti, että ruuhkan vuoksi he pystyvät tekemään virkatodistuksen 4–5 viikossa. Tähän päivään (21.2.) mennessä todistusta ole vielä näkynyt.”
Tämän lisäksi todistuksen venyminen voi vaikeuttaa perinnönjakoa sekä estää kuolleen puolison pääsyä käyttämään pariskunnan yhteistä pankkitiliä.
Suomessa kuoli Tilastokeskuksen ennakkotietojen mukaan tammikuussa yli 4 550 ihmistä. Ongelma koskee siis varovaistenkin arvioiden mukaan tuhansia ihmisiä.
Digi- ja väestötietovirasto perustettiin vuodenvaihteessa, kun 11 erillistä virastoa yhdistettiin. Yhteiseen virastoon siirrettiin yhdeksän maistraattia, Väestörekisterikeskus ja maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö.
Uusi organisaatio toimii valtakunnallisesti eli asiakkaat voivat hoitaa asiat missä asiakaspisteessä tahansa. Virasto toimii 36 paikkakunnalla ja siinä työskentelee yli 900 ihmistä.
Salovaaran mukaan ongelmien taustalla on kokonaan uuden organisaation rakentaminen, uudet työvälineet valtakunnallisen toiminnan hoitamisessa, työvälineiden oppiminen ja lastentautityyppiset ilmiöt.
Aloittamiseen liittyvän kitkan lisäksi taustalla on myös pidemmän aikavälin työkuorman lisääntyminen, joka liittyy ihmisten eroamiseen kirkosta.
Sukuselvitykset ovat asiakirjoja, joita digi- ja väestötietovirasto antaa vainajista. Asiakirjoista selviää, ketkä ovat vainajien perillisiä. Niitä tarvitaan perunkirjoituksessa. Kirkkoon kuuluvat pyytävät sukuselvityksen seurakunnalta.
”Näiden tilausten määrä hiipii pikku hiljaa ylöspäin johtuen siitä, että seurakuntien jäsenmäärä vähenee. Meidän organisaatiomme antaa todistuksia, kun henkilö ei ole ollut seurakunnan jäsen”, Salovaara sanoo.
”Meidän työkuorma on lisääntymään päin ilman, että voidaan lisätä tähän toimintaan asiakaspalvelijoita.”
Vertailun vuoksi esimerkiksi Espoon seurakunnat kertoo nettisivuillaan, että se postittaa henkilökohtaiset tiedot sisältävät virkatodistukset samana tai seuraavana päivänä, mutta sukuselvitysten toimitusaika on noin neljä viikkoa.
Salovaara kertoo, että ihmisten hankkimien virkatodistusten määrä on kolmen viime vuosikymmenen aikana pudonnut miljoonista satoihintuhansiin. Syynä on se, että digitalisaation edetessä viranomaiset pystyvät pyytämään tarvitsemiaan todistuksia suoraan toisiltaan.
Maistraatit antoivat viime vuonna enää noin satatuhatta virkatodistusta. Salovaaran mukaan se oli maistraateille suhteellisen nopea nappia painamalla -tyyppinen palvelu. Käytännössä siinä otetaan väestötietojärjestelmästä ote.
”Siinä ei virkailijan tarvitse tutkia vanhoja asiakirjoja ja tehdä täydennyksiä väestötietojärjestelmän tietoihin, mikä sukuselvityksissä on välttämätöntä.”
Salovaara myöntää, että sukuselvitykset pitäisi saada perikunnille nopeammin kuin kuudessa viikossa.
”Se on kieltämättä pitkä aika, ja se pitää saada ehdottomasti lyhenemään. Olemme organisaationa kovin pahoillamme, että aika on näinkin pitkä tällä hetkellä.”
Digi- ja väestötietovirasto yrittää päästä takaisin vanhalle palvelutasolle kevään aikana. Sen jälkeen yritetään parantaa siitä. Esimerkiksi sukuselvityksissä tavoite on kaksi viikkoa.
