”Todella vaativa systeemi” – Vainajan puolison ja perillisten selvittelyyn voi mennä jopa 17 viikkoa, uudistus sekoitti pakan täysin - Kotimaa | HS.fi

”Todella vaativa systeemi” – Vainajan puolison ja perillisten selvittelyyn voi mennä jopa 17 viikkoa, uudistus sekoitti pakan täysin

Virka­todistusten saaminen on ruuhkautunut. Ruuhkien arvellaan jatkuvan ensi vuoden puolelle.

Helsingissä virkatodistusta joutuu odottamaan kahdeksan viikkoa.

25.11. 9:28 | Päivitetty 25.11. 10:17

Perinnönjaossa ja perunkirjoituksessa tarvittavien sukuselvitys­muotoisten virkatodistusten käsittelyajat ovat olleet pahoin ruuhkautuneita seurakunnissa.

Ruuhkautuneiden käsittelyaikojen vuoksi esimerkiksi Helsingissä virkatodistusta joutuu odottamaan 8 viikkoa, Vantaalla 11 viikkoa ja Turussa 17 viikkoa. Espoossa on käsitelty tällä viikolla hakemuksia, jotka on vastaanotettu kesäkuun lopussa.

Perunkirjoitus on toimitettava 12 viikon kuluessa kuolemasta.

Ruuhkautumisen taustalla on virkatodistusten laatimisen keskittäminen viiteentoista Kirkon keskusrekisteriin.

Aiemmin virkatodistus on täytynyt tilata erikseen jokaisesta seurakunnasta, jossa vainaja on ollut kirjoilla 15 vuotta täytettyään. Uudistuksen etuna on, että virkatodistuksen saa keskitetysti yhdestä paikasta.

Virkatodistuksesta selviävät vainajan puoliso ja perilliset. Niiden laatiminen on Suomen evankelis-luterilaisen kirkon lakisääteinen viranomaistehtävä.

Myös ortodoksinen kirkko ylläpitää tietoja jäsenistään. Esimerkiksi kirkkoon kuulumattomien tietoja saa Digi- ja väestötietovirastosta.

HS kertoi huhtikuussa, että ruuhkia on ollut myös Digi- ja väestötietovirastossa.

Lue myös: Digi- ja väestötieto­viraston käsittelyajat ovat jopa tuplaantuneet, espoolaisnaisen isän perinnönjako on viivästynyt jo yli puolella vuodella

Kirkkohallituksen seurakuntarekisterien rekisterijohtajan Sanna Heickellin mukaan henkilöstötarve arviointiin uudistuksen myötä liian alhaiseksi. Hän vastasi Helsingin Sanomien kysymyksiin sähköpostitse.

”Virkatodistustilauksen saapuessa siitä ei voida etukäteen päätellä, kuinka paljon työaikaa se tulee viemään, vaan asia selviää vasta kun virkatodistustilaus on otettu työn alle.”

Heickellin mukaan aluekeskusrekisterit ovat pyrkineet purkamaan ruuhkaa palkkaamalla uutta henkilökuntaa kiihtyvällä tahdilla vuoden 2021 alusta alkaen.

Espoon aluekeskusrekisterin johtaja Sari Anetjärvi sanoo, että vielä toistaiseksi rekrytoinnit eivät lyhennä käsittelyaikoja. Virkatodistus­pyyntöjä käsittelemään on palkattu Espoossa elo­syyskuussa neljä uutta työntekijää. Ensi viikolla rekrytoidaan kaksi lisää.

Anetjärven mukaan uuden työntekijän kouluttaminen kestää 3–4 kuukautta. Työntekijöiden pitää suorittaa kirkkohallituksessa teoriakoe sekä käytännön näyttökoe ennen kuin he saavat alkaa käsitellä sukuselvityksiä.

Anetjärven mukaan yhden sukuselvitystilauksen käsittelemisessä voi kestää jopa neljä päivää.

”1–2 päivää on ihan tavallinen käsittelyaika. Toki osan tilauksista saa hoidettua lyhyemmässäkin ajassa. Pahimmassa tapauksessa joudutaan tekemään kymmeniä eri selvityksiä”, hän kertoo.

Kyseessä on Anetjärven mukaan ”todella vaativa systeemi”.

He joutuvat kaivamaan järjestelmästä tietoja eri seurakuntien digitoiduista kirkonkirjoista eri paikoista ja eri henkilöistä. Se on hidasta ja tarkkuutta vaativaa tulkintatyötä”, Anetjärvi sanoo.

”Oletuksemme on, että olemme lähellä sitä pistettä, että jonot alkavat lyhentyä.”

Vantaan seurakuntien aluekeskusrekisterin johtaja Tuomo Kahenvirta kertoo, että Vantaalla on maaliskuusta lähtien palkattu hänet itsensä mukaan lukien kuusi uutta työntekijää.

”Pahin tilanne toimitusaikojen suhteen oli elokuun lopulla, jolloin jono oli 17 viikkoa. Siitä eteenpäin olemme pystyneet lyhentämään toimitusaikaa aika tasaisesti puoli viikkoa joka viikko”, Kahenvirta sanoo.

”Jos mitään yllätyksiä ei tule, helmikuussa pääsemme siedettäviin toimitusaikoihin.”

Turun alueellisen keskusrekisterin hoitaja Hanne Hieta kertoo, että virkatodistushakemuksia käsittelemään on palkattu neljä uutta työntekijää.

”Koulutetut varmaan alkavat joulukuun puolivälissä tehdä todistuksia, mutta toki jonon purkamiseen menee pitkä aika. Kyllä se ensi vuoden puolelle menee, ennen kuin helpottaa.”

Heickellin mukaan jälkikäteen on helppo todeta, että jotkut asiat olisi pitänyt tehdä uudistuksessa toisin.

”Toki uudistukseen varauduttiin, tehtiin etukäteislaskelmia, testattiin tietojärjestelmiä ja pilotoitiin hanketta kokonaisuudessaan ennen sen käyttöönottoa, mutta muun muassa henkilöstötarvetta ei osattu riittävällä tarkkuudella arvioida”, hän sanoo.

”Korjausliikkeet on kuitenkin nyt tehty, ja hiljalleen niistä voidaan odotella tuloksia.”

Heickellin mukaan tavoitteena on, että ensi vuoden aikana kaikissa aluekeskusrekistereissä päästään 4–6 viikon tavoitetoimitusaikoihin.

”Useissa aluekeskusrekistereissä jo päästään noihin aikoihin, ja muutamat ovat lähellä tavoitetta.”

Artikkeliin liittyviä aiheita

Osaston uusimmat

Luitko jo nämä?

Osaston luetuimmat