MainosBasware

Globaali teknologiayritys on ottanut käyttöön modernin pilvipalvelun: ”Helposti opittavissa – ja nyt laskujen hyväksyminen sujuu virtaviivaisesti”

MAINOS Pilvipalvelun ansiosta yritys on löytänyt selkeät globaalit tavat toimia. Ne ovat tuoneet läpinäkyvyyttä yrityksen ostolaskuprosessiin – ja myös kustannussäästöjä.

Metso Outotecin globaalista ostoreskontraprosessista vastaava Jussi Koikkalainen iloitsee siitä, että laskujen käsittelyprosessi on saatu harmonisoitua. ”Emme ole enää vain toiselta puolen maailmaa tulevien raporttien varassa.”


17.5.2021 20:06

Teknologiayritys Metso Outotecin globaalista ostoreskontraprosessista vastaava Jussi Koikkalainen on iloinen. Hän hallitsee pörssiyhtiön monimutkaisia talousasioita järjestelmällä, jota käyttävät työntekijät ympäri maailman.

”Tämä järjestelmä on käyttäjäystävällinen, looginen ja helposti opittavissa. Kun edellinen ostolaskujen käsittelyjärjestelmämme kävi teknisesti vanhaksi, meidän oli löydettävä tulevaisuuden ratkaisu.”

Teknologiayritys Metso Outotec syntyi, kun Metso ja Outotec yhdistyivät heinäkuussa 2020. Tuota ennen, kesäkuussa 2018, Metso oli ottanut käyttöönsä taloushallinnon ohjelmistoja tuottavan Baswaren hankinnasta maksuun -pilvipalvelun.

Tällä hetkellä Metson entisten toimipisteiden laskuista suurin osa käsitellään palvelussa. Myös Outotecin entisissä toimipisteissä on aloitettu vauhdilla pilvipalvelun käyttöönotto.

 ”Pyrimme hyödyntämään datan kautta saatavaa tietoa jokapäiväisessä päätöksenteossa.”

Baswaren ”Purchase to Pay” eli P2P-ohjelmistoon sisältyvät laskuautomaatio, verkkolaskupalvelut ja sähköinen hankinta maailman suurimman avoimen liiketoimintaverkon kautta. Metso Outotec ei käytä palvelun sähköistä hankintaa, mutta muutoin yritys hyödyntää P2P-pilvipalvelua.

Basware on SaaS-yritys, joka toimittaa ohjelmistonsa pilvipalveluna ja laskuttaa siitä palvelumaksua.

Metso otti Baswaren P2P-pilvipalvelun käyttöön alue kerrallaan. Esimerkiksi Intian, Kiinan, Etelä-Afrikan ja Etelä-Amerikan toimipisteissä oli käsitelty paperisia laskuja manuaalisesti.

”Järjestelmä otettiin maissa hyvin vastaan, se ei ole monimutkainen. Olemme olleet toteutukseen tyytyväisiä. Laskujen hyväksyminen sujuu läpinäkyvästi ja virtaviivaisesti”, Koikkalainen kertoo.

Muutos on ollut suuri.

Jussi Koikkalainen näkee, että Baswaren P2P-ratkaisu on parantanut kansainvälisen yhtiön raportoinnin läpinäkyvyyttä ja tehokkuutta.

”Järjestelmän oppiminen otti oman aikansa, noin puoli vuotta, mutta käyttöönotto on sujunut yllättävän kivuttomasti. Kun alun haasteet saatiin selätettyä, opimme, mitä kaikkea järjestelmä mahdollistaa.”

Kolmen vuoden aikana Metso ja Metso Outotec ovat tehneet tiivisti yhteistyötä Baswaren kanssa.

”Aluksi kävimme paikan päällä Baswaren konsulttien kanssa, mutta viimeisen vuoden aikana kaikki on tehty etäyhteyksillä. Baswaren apua palvelun teknisessä käyttöönotossa on tarvittu eniten silloin, kun maan lainsäädäntö on verotuksen osalta kompleksinen.”

Koikkalainen kuvaa, että kun laskut olivat yksittäisten ihmisten pöydillä, yhtiön taloustilannetta oli joskus vaikea hahmottaa.

”Nyt laskut ovat samassa paikassa kaikkien nähtävillä, jolloin on helppo pysyä kärryillä tilanteesta.”

Koikkalainen kertoo, että Baswaren järjestelmän ansiosta ostolaskuprosessin toimintatapoja on ollut mahdollista yhtenäistää ympäri maailman. Kun yhtiö toimii globaalisti, on järkevää keskittää, harmonisoida käytäntöjä ja löytää sitä kautta kustannushyötyjä.

”Kun on yhteinen järjestelmä, jota pystyy käyttämään missä päin maailmaa tahansa, tietoa saadaan luotettavasti.”

 ”Nyt laskut ovat samassa paikassa kaikkien nähtävillä, jolloin on helppo pysyä kärryillä tilanteesta.”

P2P-järjestelmä on muuttanut toimintatapoja ja helpottanut yhteistyötä yhtiön toimipisteiden välillä. Järjestelmä on selkeyttänyt työnjakoa.

”Suurimmat hyödyt ovat siinä, että meillä on moderni, jatkuvasti kehittyvä järjestelmä, jonka avulla pystymme automatisoimaan ostolaskujen käsittelyä. Siten saamme läpinäkyvyyttä prosessiin ja kustannussäästöjä.”

Basware on haastatellut yhdessä Harvard Business Review -aikakauslehden kanssa yritysjohtajia heidän näkemyksistään liiketoiminnan prosessien läpinäkyvyydestä.

90 prosenttia johtajista näkee, että entistä parempi liiketoiminnan läpinäkyvyys johtaa entistä perustellumpaan päätöksentekoon koko organisaatiossa.

Kyselyyn osallistuneiden 779 yritysjohtajan mukaan suurimmat esteet liiketoiminnan läpinäkyvyydelle ovat manuaaliset prosessit, joiden vuoksi tiedot ovat puutteellisia.

 ”P2P-palvelusta saatavan datan avulla on helppo osoittaa, mihin suunnata seuraavia kehitystoimia.”

Monilta yrityksiltä puuttuvat myös toimittajien seurantaan tarvittavat työkalut. Lisäksi datan kunnollinen analysointi ei onnistu eikä hankinnasta maksuun -prosessi ole läpinäkyvä.

Jussi Koikkalainen on samaa mieltä. P2P-ratkaisu on parantanut kansainvälisen yhtiön raportoinnin läpinäkyvyyttä ja tehokkuutta.

”P2P-palvelusta saatavan datan avulla on helppo osoittaa, mitkä asiat toimivat ja mihin suunnata seuraavia kehitystoimia.”

Kun ongelmat tulevat näkyviksi, yhtiö pystyy korjaamaan niitä ja parantamaan käytäntöjään.

”Pyrimme hyödyntämään datan kautta saatavaa tietoa jokapäiväisessä päätöksenteossa. Baswaren ratkaisusta on tullut meille tärkeä työkalu yhä enenevissä määrin.”

Lue myös: