Jätitkö kirjalliset sopimukset tekemättä? Otit suuren riskin – nämä 5 asiakirjaa yrittäjän kannattaa huolehtia kuntoon - Docue | HS.fi
MainosDocue

Jätitkö kirjalliset sopimukset tekemättä? Otit suuren riskin – nämä 5 asiakirjaa yrittäjän kannattaa huolehtia kuntoon

MAINOS Oikeudessa on jatkuvasti työelämän riitoja, joiden hinta yrityksille on kymmeniätuhansia euroja, vaikka riidat olisi voitu välttää kahdella lauseella sopimusvaiheessa, Marko Teppo tietää.


22.10. 12:46

Asiakirja sanana on pölyinen ja vanhanaikainen. Varsinkin, kun se harvemmin enää on paperia. Asiakirja on silti hyvä yleisnimi. Se on tahdonilmaus, yhteinen sopimus, jotka urallaan satoja yrittäjiä auttanut poliisitaustainen juristi Marko Teppo niputtaa karkeasti viiteen osaan.

”Kun perustetaan yritys, lähdetään vauhdilla myymään ja tekemään tulosta. Ensin olisi kuitenkin tärkeää saada kivijalka kuntoon: sopia osakkaiden välisistä suhteista, hallinnollisista asioista ja jos yrityksellä on työntekijöitä, suhteista heihin. Vasta sen jälkeen tulisi hioa kuntoon sopimussisällöt ja -käytännöt yhteistyökumppaneiden ja asiakkaiden suuntaan.”

Usein kuitenkin juuri osakkaiden väliset sopimukset ja hallinnolliset asiakirjat jäävät vaille huomiota. Syy sopimisen ja dokumentoinnin puutteellisiin käytäntöihin on Marko Tepon mukaan inhimillinen. Hän tietää, miten hektistä pienyritysten arki on.

”Yrittäjät tekevät ympäripyöreää päivää, usein jopa lomatta ja keskittyvät täysillä ydinliiketoimintaansa. Kirjallisten sopimusten tekeminen jää helposti taka-alalle.”

Tilitoimisto huolehtii rahaliikenteeseen ja asiakassuhteisiin liittyvistä tositteista, mutta yritystoiminnan kehittämisen kannalta olennaisille osakassopimuksille tai kokouspöytäkirjoille ei ole annettuna deadlineja. Mikään taho ei valvo niiden tekemistä.

”Yrittäjät tekevät ympäripyöreää päivää, usein jopa lomatta ja keskittyvät täysillä ydinliiketoimintaansa. Kirjallisten sopimusten tekeminen jää helposti taka-alalle.”

Pakolliset kokouspöytäkirjat ovat usein tilitoimiston verottajaa varten laatimia ja osakkaiden allekirjoittamia ilman, että kokousta oikeasti olisi koskaan pidetty.

Juuri hallituksen kokoukset ja yhtiökokous olisi Tepon mukaan kuitenkin ne paikat, joissa pitäisi istua alas yrityksen asioiden äärelle ja miettiä mihin suuntaan yritystä halutaan kehittää ja miten kehitys mahdollistettaisiin. Nämä asiat tulisi kirjata kokouspöytäkirjoihin. Kasvun vauhdittaminen, rahoitus, pääomalainat, henkilökunnan sitouttaminen, optio-ohjelmat, osakeannit – kaikki ovat oikealla ohjauksella täysin yrittäjän ymmärrettävissä.

”Yrityksen silmin nähtävä osa on pöytiä, tuoleja, läppäreitä, kenties liiketila, mutta ne eivät kerro varsinaisesta toiminnasta mitään. Varsinainen toiminta koostuu näkymättömistä seiteistä: sopimuksista, suunnitelmista, sitoumuksista, verkostoista ja erilaisista tahdonilmauksista.”

Suullisesti sovittuna yrityksen tärkeimmät toiminnot eivät näy missään.

”Miten yrityksestä kiinnostunut sijoittaja tai potentiaalinen ostaja voi ilman asiakirjoja arvioida kokonaisuuden?”, Teppo kysyy.

Asiakirjat, jotka yrittäjän kannattaa huolehtia kuntoon

• Osakassopimus

• Yhtiökokouksen asiakirjat

• Hallituksen pöytäkirjat

• Työsuhteen asiakirjat

• Liiketoimintaan liittyvät sopimusasiakirjat yhteistyökumppaneiden ja asiakkaiden kanssa

Tepon sydän on yrittämisessä. Mies tietää mistä puhuu. Hän on työuransa aikana kohdannut tuhansia yrittäjiä ja istunut yhtä aikaa useiden yhtiöiden hallituksissa. Kokemusta yrittämisestä ja yrityskaupoista on kertynyt kymmeniä.

Teppo on entinen poliisi, joka kouluttautui juristiksi ja varatuomariksi. Rikos- ja riita-asioissa oli Tepon mukaan kuitenkin liian negatiivinen kehä. Hän halusi päivistään positiivisempia. Niinpä hän sukelsi tilitoimistomaailmaan yritysyhteyksiensä ajamana.

Teppo työskenteli pohjoispohjanmaalaisen kotipaikkakuntansa suurimmassa tilitoimistossa, jossa ei aiemmin tarjottu juridisia palveluita yrityksille. Hän tutustui yrittäjiin ja heidän haaveisiinsa ja haasteisiinsa, ja opetteli yritystaloutta samalla kun mietti, miten juridiikka voisi hyödyttää yrityksiä.

”Annetaan ymmärtää, että kaikki tarvitsevat suutarilla teetetyt kengät. Väitetään, etteivät teollisesti valmistetut käy kenellekään, kun kaikilla on niin yksilölliset jalat”.

Yritysten juridiset tarpeet ovat samankaltaisia yhden hengen yrittäjistä pörssiyhtiöihin. Niissä on Tepon mukaan nähtävissä toistuvuus yrityksen kokoon ja alaan katsomatta: vakiomuotoisia sopimusrakenteita ja tekstiä, jota juristitkin copy-pastettavat.

Teppo tietää, että juristin koulutus ei anna valmiuksia liiketalouden logiikan ymmärtämiseen, ja että tilitoimiston kyvykkyys taas ei riitä yritysten juridisten palveluiden tarpeeseen. Yrittäjä itse on usein paras osaaja oman yrityksensä kokonaisuuden ja tulevaisuuden mahdollisuuksien suhteen.

Tilitoimistotyönsä ohella Marko Teppo käytti paljon aikaa miettiäkseen juristin päättelylogiikkaa ja sen koodattavuutta asiakirjamalleihin yrittäjän itsensä käytettäväksi ilman, että kallista juristia tarvitaan väliin.

”Lakipalveluiden kentällä annetaan ymmärtää, että kaikki tarvitsevat suutarilla teetetyt kengät. Väitetään, etteivät teollisesti valmistetut käy kenellekään, kun kaikilla on niin yksilölliset jalat”.

Teppo on toista mieltä. Hän tietää, että hyvistä materiaaleista huolella valmistetut teolliset kengät mukautuvat kyllä käyttäjänsä jalkoihin.

Docuen perustaja Marko Tepon sydän on yrittämisessä. Teppo on entinen poliisi, juristi, joka haluaa auttaa yrittäjiä menestymään.

Tukeakseen yrittäjiä ja heidän mahdollisuuksiaan menestymiseen Teppo perusti lakipalvelua uudella tavalla tarjoavan Docuen. Docuella on asiakkaanaan tuhansien yritysten joukossa myös yli 500 tilitoimistoa, jotta ne pystyisivät palvelemaan omia asiakkaitaan paremmin.

”Docuen tarjoama, mahdollisesti maailman edullisin lakipalvelu on nopea, käyttäjäystävällinen ja tehdasjalkineiden tapaan edullinen mittatilaustyöhön verrattuna”.

”Jos pystyy pyörittämään liiketoimintaa, pystyy hoitamaan myös yritykseen liittyvän juridiikan.”

Marko Tepon mukaan juridiikka on yritykselle voimavara, ei lisähankaluus. Jos pystyy pyörittämään liiketoimintaa, pystyy hoitamaan myös yritykseen liittyvän juridiikan.

”Yritystoiminnassa mielenkiintoista on status quo, tila, jossa kaikki on ihan ok, toiminta sujuu kohtuullisesti, eikä totuttuja toimintatapoja muuteta, kun niitä ei akuutisti ole tarpeen muuttaa. Kun yrityksellä alkaa mennä tosi hyvin tai tosi huonosti, tulee ongelmia. Ja silloin muutos on myöhässä”, Teppo summaa.

Esimerkiksi ongelmista Teppo listaa osakkaiden elämäntilanteissa tapahtuvat muutokset: Yksi osakkaista ei haluakaan olla enää mukana päivittäisessä toiminnassa, muttei silti ole valmis luopumaan omistuksestaan, koska yrityksellä menee hyvin. Tai osakas sairastuu tai joku osakkaista eroaa riitaisasti ja erossa puolisolle jää puolet hänen omistuksestaan yrityksessä.

Näihin tilanteisiin pitäisi olla toimintatapa sovittuna.

Teppo haluaa rohkaista yrittäjiä sopimaan asioista kirjallisesti ja siinä Docuen palvelu on avuksi. Juridiset asiat hoitamalla sopu säilyy, kasvua pystytään vauhdittamaan ja työntekijöitä voidaan sitouttaa yhteiseen tavoitteeseen.

”Osakeyhtiölaki ja siinä lause, osakeyhtiön tarkoitus on tuottaa voittoa omistajilleen, on oikeastaan aika kaunis, kun sen kääntää toisin päin: Kun yritys pitää kiinni osaavasta henkilöstöstä tekemällä heistä yrityksen osaomistajia, lauseen hienous pääsee esiin. Jopa lainsäätäjät ovat helpottaneet mahdollisuutta tähän.”

Lue lisää mahdollisesti maailman edullisimmasta lakipalvelusta.

DOCUE

  • Docue on kotimainen, yli 100 000 käyttäjän hyödyntämä palvelu asiakirjojen laatimiseen ja sähköiseen allekirjoittamiseen.

  • Pikavalintojen avulla voit helposti poimia haluamasi sisällöt, joiden pohjalta asiakirjamalli, kuten työsopimus tai kokouspöytäkirja, muotoutuu tarpeesi mukaan.

  • Yritysasiakkaat voivat tarvittaessa kysyä neuvoa Docuen juristeilta ilman lisäveloitusta.

  • Docue on tänä syksynä laajentanut toimintaansa myös Ruotsiin.

www.docue.com

Lue myös: