MainosDocue

Accountorin perustaja: ”Paperitonta maailmaa ei kukaan luo yksin”

MAINOS Erityisen hyödylliseksi Docuen asiakirjamallit, sähköisen allekirjoituspalvelun ja digitaalisen arkistoinnin Asko Schrey näkee hektisenä tilinpäätösaikana.

”Docue on muutamassa vuodessa kyennyt ratkaisemaan sen, mihin tilitoimistoalalla meni kymmeniä vuosia”, Schrey sanoo.


20.12.2021 15:08

Pankin atk-osastolla 80-luvun Helsingissä työskennellyt nuori Asko Schrey näki aitiopaikalta tilitoimistoalalla edessä olevan muutoksen. Hän visioi sen tarjoamat mahdollisuudet ja halusi sivustakatsomisen sijaan olla mukana tekemässä muutosta.

Schrey osti viidenkymmenen hengen tilitoimiston perheyritykseksi vuonna 1991. Tänä päivänä Accountor on taloushallinnon ohjelmistotalo ja Suomen toiseksi suurimpana tilitoimistona työllistää yhteensä 2300 henkeä useassa eri maassa.

Asko Schrey puhuu edelleen innostuneesti paperittomuudesta, vaikka on puhunut siitä jo 40 vuotta. Docuen tarinaan hän halusi mukaan yrityksen tekemän kehitystyön takia.

”Maailma on muuttunut visioni mukaisesti, yliarvioin vain muutoksen nopeuden. Ajattelin, että siinä missä ollaan nyt, olisi oltu jo 20 vuotta sitten”, Schrey naurahtaa.

Tehostaminen on digitalisaation ydin. Talouden hallinnan prosesseista on karsittu paljon välikäsiä ja työvaiheita. Tarpeettomia toimintoja on poistettu ja tehtäviä optimoitu.

Viimeisten vuosikymmenten aikana paperittomuudessa on tapahtunut valtavaa kehitystä. Tositepinot ovat vajenneet murto-osaan entisistä. Kuitit skannataan suoraan ostohetkellä järjestelmiin ja asiakirjat arkistoidaan sähköisen allekirjoituksen jälkeen automaattisesti.

Asko Schrey pudottelee kehitystyöllä aikaan saatuja tehostumislukuja apteekin hyllyltä.

”Yhden tositteen käsittelyaika on pudonnut 17 minuutista kolmeen minuuttiin. Digitalisaation ansiosta palkkapussin tuottamiseen tarvittava aika on 80 prosenttia pienempi kuin se vanhalla mallilla oli.”

”Maailma on muuttunut. Yliarvioin vain muutoksen nopeuden.”

Docue on Accountorin tapaan tehostanut ja digitalisoinut omaa toimialaansa. Docuen digitaalisen lakipalvelun avulla yrityspäättäjä pystyy hoitamaan juridiset asiakirjat täysin itsenäisesti ja paperittomasti huomattavasti nopeammin kuin perinteisen lakitoimiston tuntimittari raksuttaisi.

Schreyn mukaan palkansaaja tietää tuntinsa, ylityönsä ja lomansa ja voisi periaatteessa vaikka maksaa palkan itselleen, mutta käsittelyprosessin hallinta vaatii vielä ammattilaisen.

Vaikka kirjanpito-ohjelmat ovat helppokäyttöisiä, harva yrittäjä on valmis luopumaan kirjanpitäjästä kokonaan. Schrey kertoo tietävänsä hyvin miten syvä yrittäjän ja tilitoimiston välinen suhde on.

”Kirjanpitäjä käsittelee rakkaintasi, kukkaroa. Samantasoisen intiimin lojaaliuden kanssa kilpailee vain hammaslääkäri ja kampaaja.”

Asko Schrey nimeää paperittomuuden elämäntehtäväkseen. Docuen tarinaan hän halusi mukaan nähtyään mahdollisuuden auttaa PK-yrittäjiä globaalisti.

Schrey näkee Docuen palvelun erityisen hyödylliseksi hektisenä tilinpäätösaikana. Kun yritystoiminnan vuosi laitetaan pakettiin, huomataan matkanvarrella puuttumaan jääneet asiakirjat.

Tilinpäätöksen valmistuminen itsessään jo vaatii paitsi tilinpäätöksen myös tilintarkastajan lausunnon ja yhtiökokouspöytäkirjan. Lisäksi usein myös hallituksen kokouspöytäkirjan tai parikin, jos niitä ei vuoden aikana ole tehty vaikka toiminta olisi ne edellyttänyt.

Schreyn mukaan kokoukset jäävät pitämättä ja paperihommat tekemättä, koska se koetaan liian vaivalloiseksi. Varsinkin startupeissa yrittäjien pöydällä on koko ajan tärkeämmältä ja järkevämmältä tuntuvaa tekemistä.

”Siinä vaiheessa, kun asiat eivät menekään niin kuin piti, on kaikilla yhtäkkiä eri mielikuva siitä mitä olisi pitänyt tehdä tai olisi muka tehty. Osuva vessavertaus siitä, että homma on valmis vasta kun paperityöt on tehty, pitää kutinsa myös yritystoiminnassa”, Schrey muistuttaa.

Nopeimmillaan tarvittavat asiakirjat saadaan Schreyn mukaan tehtyä vartissa Docuen asiakirjamalleja ja sähköistä allekirjoituspalvelua käyttämällä.

”Koko prosessi on mahdollista hoitaa kännykän äärellä osakkaiden ollessa vaikka eri puolilla maailmaa. Perinteisellä menetelmällä fyysistä työaikaa menisi useampi tunti ja kalenteriaikaa päiviä, kun kaikki osapuolet pitäisi saada saman paperin ääreen.”

Asko Schrey on Docuen hallituksen puheenjohtaja ja yksi omistajista. Hän halusi mukaan Docuen tarinaan samasta syystä, kun aikanaan Accountoriin. Nähtyään yrityksen kehityksen, hän uskoo sen kasvuun ja mahdollisuuksiin auttaa PK-yrittäjiä globaalisti.

Docuen allekirjoituspalvelussa on kaksi vaihtoehtoa. Pankkitunnistautumisen lisäksi allekirjoitus voidaan tehdä kosketusnäyttöön sormella piirtämällä. Siksi se sopii kansainväliseenkin käyttöön.

”Poikkeusaikana minulla olisi jäänyt sopimus sveitsiläisen asunnonvuokraajan kanssa tekemättä, kun paikanpäälle ei saanut matkustaa. Pyysin heiltä mallisopimuksen, syötin sen Docuen järjestelmään ja lähetin tekstarina allekirjoituspyynnön takaisin. He olivat ihmeissään asian hoitamisen helppoudesta ja nopeudesta”, Schrey kertoo.

DOCUE

• Docue on kotimainen, yli 100 000 käyttäjän hyödyntämä palvelu asiakirjojen laatimiseen ja sähköiseen allekirjoittamiseen.

• Pikavalintojen avulla voit helposti poimia haluamasi sisällöt, joiden pohjalta asiakirjamalli, kuten työsopimus tai kokouspöytäkirja, muotoutuu tarpeesi mukaan.

• Yritysasiakkaat voivat tarvittaessa kysyä neuvoa Docuen juristeilta ilman lisäveloitusta.

• Docue on tänä syksynä laajentanut toimintaansa myös Ruotsiin.

www.docue.com

Lue myös: