Tietojärjestelmän käyttöönotossa tarvitaan muutosjohtamista

Mitä aikaisemmin muutostyön aloittaa ja työntekijät osallistaa, sitä helpommin organisaatio sopeutuu muutoksiin tai tunnistaa niiden riskit.

4.8. 2:00

Julkisuudessa käydään keskustelua tietojärjestelmähankkeiden epäonnistumisen syistä ja yleisyydestä. Yksi syy tietojärjestelmän käyttöönoton monimutkaistumiseen voi olla muutosjohtamisen liian myöhäinen ajoitus tai työn jääminen vähäiselle huomiolle.

Tietojärjestelmien hankintaan ja käyttöönottoon liittyy paljon eri työkokonaisuuksia. Yksi merkittävä osa työtä on muuttuvien toimintatapojen suunnittelu ja läpivienti. Järjestelmän tekninen toimivuus vaatimuksien mukaan on toimittajan vastuulla, ja valitettavan usein järjestelmät toimitetaan asiakkaalle raakileina. Organisaation sopeuttaminen uusiin toimintatapoihin on sen sijaan asiakkaan vastuulla.

Toimintatapojen suunnittelussa tunnistetaan, miten työ uuden järjestelmän tultua muuttuu ja keneen muutokset kohdistuvat. Kenellä työ lisääntyy ja keiltä sitä vapautuu muihin tehtäviin? Mitä osaamista tarvitaan uudessa tilanteessa? Ketä tulee kouluttaa? Muutoksiin liittyvä viestintä, koulutus, tuki ja muut muutosjohtamisen toimenpiteet sekä niiden ajoitus ovat oleellinen osa järjestelmien käyttöönottoa. Mitä aikaisemmin muutostyön aloittaa ja työntekijät osallistaa, sen helpommin organisaatio sopeutuu muutoksiin tai vaihtoehtoisesti tunnistaa niiden riskit.

Julkishallinnon järjestelmien käyttöönotossa haetaan usein tehostamista, jolloin halutaan esimerkiksi vähentää valmistelijoiden tai sihteerien työtä siirtämällä sitä esimiehille. Milloin se kannattaa? Nyrkkisääntönä voi pitää sitä, että järjestelmätallennuksen tekee asiantuntevin henkilö. Palkkoihin liittyvä tieto esimerkiksi edellyttää joskus hyvinkin monimutkaisten työehtosopimusten tuntemusta, eikä sitä välttämättä ole esimiehillä. Julkishallinnossa yleisiin asianhallinnan järjestelmiin vietävien viranhaltijapäätösten paras tietämys sen sijaan on viranomaisella itsellään, eikä järjestelmiin kirjattavia asioita kannata pyöritellä paperilapuilla tai sähköposteilla pöydältä toiselle.

Eräs järjestelmien haasteista on se, että järjestelmien koetaan ohjaavan toimintaa eikä toisin päin. Jos uudet toimintatavat suunnitellaan jo ennen järjestelmähankintaa, voidaan kilpailutuksessa esittää vaatimuksena, että järjestelmä toimii niiden mukaan. Kilpailutus kannattaa aina.

Anne Mikkanen

hankejohtaja, Lahden kaupunki

Lukijan mielipiteet ovat HS:n lukijoiden kirjoittamia puheenvuoroja, joita HS:n toimitus valikoi ja toimittaa. Voit jättää mielipidekirjoituksen tai tutustua kirjoitusten periaatteisiin osoitteessa www.hs.fi/kirjoitamielipidekirjoitus/.

Seuraa ja lue artikkeliin liittyviä aiheita

Luitko jo nämä?

Luetuimmat - Mielipide