Paperipakko joutaa jo historiaan viranomaisviestinnässä

Viranomaisten tulisi voida käsitellä ja ratkaista asioita vain sähköisesti niiden osalta, jotka pystyvät sähköiseen asiointiin.

4.11. 2:00

Julkisessa hallinnossa tukeudutaan yhä liikaa paperin voimaan. Esimerkiksi rahoituslaitosten toiminnot ovat jo lähes sataprosenttisesti siirtyneet verkkoon, eikä pankkikirjaa ole nähty vuosikymmeniin. Etenkään nuorille paperi ei ole enää tätä päivää.

Suomen tulisi ottaa mallia Tanskasta. Siellä on säädetty lailla sähköisen viestinnän vastaanottovelvoitteesta, joka koskee kaikkia yli 15-vuotiaita. Lain mukaisesti julkinen sektori jakaa viestinsä ainoastaan digitaalisten kanavien välityksellä. Muutamilla erityisryhmillä on kuitenkin oikeus saada viranomaisviestinsä paperisina.

Suomessakin suurin osa ihmisistä käyttää arjessaan ensisijaisesti sähköistä viestintää. Laitteita, jotka ovat useimmilla jokapäiväisesti esillä ja joita osataan käyttää, voitaisiin luontevasti hyödyntää myös viranomaisviestinnän pääasiallisena kanavana. Paperisen viranomaisviestinnän tulisi koskea ainoastaan niitä kansalaisia, jotka eivät syystä tai toisesta pysty käyttämään sähköisiä laitteita.

Tanskassa lähes 92 prosenttia kansalaisista ja sata prosenttia Tanskan yrityksistä oli sähköisen viestinvälityksen piirissä jo vuonna 2018. Tuolloin lähetettiin runsaat 140 miljoonaa sähköistä viranomaisviestiä. Tanskalaisten laskelmien mukaan tämä säästi kuluja 268 miljoonan euron arvosta.

Suomessakin on olemassa Tanskan palvelua vastaava luotettava ja tietoturvallinen sähköinen tapa asioida viranomaisten kanssa. Suomi.fi-verkkopalveluihin kuuluu osio ”Viestit”, mutta se on jäänyt paperipakon vuoksi vajaakäytölle. Vapaaehtoisuuteen pohjautuvana Viestit-palvelu on kerännyt neljässä vuodessa noin miljoona käyttäjää. Palvelua voi käyttää myös mobiililaitteella.

Viranomaisten on lähetettävä viestinsä – esimerkiksi päätökset, laskut tai ajanvaraustiedot – postitse paperilla, ellei asiakas ole erikseen antanut suostumusta sähköiseen viranomaisviestintään. Tämä pätee siinäkin tapauksessa, että henkilö on asioinut sähköisessä palvelussa. Viranomaisten tulisikin voida käsitellä ja ratkaista asioita vain sähköisesti niiden henkilöiden osalta, jotka todennetusti pystyvät sähköiseen asiointiin.

Etenkään nuorille paperi ei ole enää tätä päivää.

Suurin osa kansalaisista saa edelleen viranomaispostinsa paperilla. Verohallinto lähettää yhä lähes viisi miljoonaa paperikirjettä vuodessa kansalaisille, jotka asioivat sähköisessä Omavero-palvelussa. Verohallinnon turhat paperipostikustannukset ovat ainakin 4,5 miljoonaa euroa vuodessa. Nykyisellä vapaaehtoisuuteen perustuvalla tahdilla Tanskan saavuttaminen vie vuosikymmenen.

Startup-yritysten liiketoimintalogiikan ytimessä on digitalisaation hyödyntäminen. Julkisten palvelujen kannattaisi rakentaa startup-yritysten tapaan niin palvelutuotanto, asiointi kuin viranomaispäätöksistä viestiminenkin ensisijaisesti digitaalisiksi.

Startup-yrityksissä yksi tärkeimmistä menestyksen mittareista on, kuinka paljon asiakkuus tuottaa elinkaarensa aikana suhteessa asiakashankinnan kustannukseen. Samaa liiketoimintalogiikkaa tulisi soveltaa digitaalisessa viranomaisviestinnässä. Mitä pikemmin kansalaiset siirtyvät sähköiseen viestintään, sitä suurempi on säästö.

Suomella ei ole varaa tuudittautua siihen, että pysyisimme digivertailujen kärjessä. EU:n nykyisenä digiykkösenä voisimme lainata kakkosena olevan Tanskan viisi vuotta sitten toteutettua digiohjelmaa lähes sellaisenaan.

Ohjelmassa on kaksi keskeistä toimenpidettä: julkishallinnon sähköisen viestinvälityksen säätäminen lainsäädännöllä ensisijaiseksi sekä toimeenpano-ohjelma, jossa neljän vuoden siirtymäaikana määrätyt julkishallinnon palvelut siirtyvät käyttämään sähköisiä viestejä. Samalla on toki huolehdittava kattavista erityispalveluista niille, jotka eivät pysty käyttämään sähköisiä palveluita.

Tekniset edellytykset ensisijaisesti digitaalisesti tapahtuvalle viranomaisasioinnille ovat pitkälti jo valmiina – Suomen seuraavaan digitaaliseen edistysaskeleeseen tarvitaan ennen kaikkea tahtoa.

Janne Viskari ja Kim Väisänen

Viskari on Digi- ja väestötietoviraston pääjohtaja. Väisänen on startup-sijoittaja.

Vieraskynät ovat asiantuntijoiden puheenvuoroja, jotka HS:n toimitus on valinnut julkaistaviksi. Vieraskynissä esitetyt mielipiteet ovat kirjoittajien omia näkemyksiä, eivät HS:n kannanottoja. Kirjoitusohjeet: www.hs.fi/vieraskyna/.

Seuraa ja lue artikkeliin liittyviä aiheita

Luetuimmat - Mielipide