Potilastietojärjestelmät ovat hyvinvointialueiden palveluiden verisuonisto. Ne varastoivat potilasta koskevaa tietoa ja välittävät sitä lääkäreiden, hoitajien, laboranttien ja muiden asiantuntijoiden välillä. Potilastietojärjestelmien uusiminen ja käyttöönotto ei kuitenkaan ole helppoa – kuten vuosia kestänyt Apotti-keskustelu osoittaa.
Aiemmin jokainen kunta, kuntayhtymä tai sairaanhoitopiiri vastasi järjestelmistään. Ne ovat olleet itsenäisiä saarekkeita, eivätkä potilastiedot ole siirtyneet kunnasta toiseen. Hyvinvointialueilta edellytetään kuitenkin yhtenäistä palvelutarjontaa. Tällöin potilaaseen tai asiakkaaseen liittyvien tietojen tulee siirtyä sujuvasti ja turvallisesti toimijalta toiselle.
Samaan aikaan hyvinvointisektori tuskailee tiukkojen kustannuspaineiden kanssa. Tarpeelliset tiedot hoitomääristä, läpimenoajoista ja hoitojen kustannusvaikutuksista ovat sirpaleina ympäri maata, jolloin hyvinvointialueen johto joutuu tekemään päätöksiä vaillinaisen tiedon varassa.
Monet hyvinvointialueet ovat aloittaneet potilastietojärjestelmien uusimisen. Tätä varten ne kartoittavat, millaisia toimintoja ja tarpeita eri toimijoilla on.
Lääkäreiden, hoitajien ja johdon tietotarpeet ovat hyvin moninaisia, muista toimijoista puhumattakaan. Lääkäri suunnittelee hoitotoimenpiteitä hyödyntäen runsaasti tietoa. Hoitaja toteuttaa hoito-ohjeita ja lähetteitä ja kirjaa havaintojaan. Johto seuraa toimenpiteiden kustannuksia, määriä ja henkilökunnan työkuormia.
Lääkäri siis haluaa helppokäyttöisen järjestelmän, josta potilas- ja sairaustiedot näkyvät helposti yhdellä silmäyksellä ja jonne hoitotoimenpiteet ja -ohjeet saa helposti syötettyä. Hoitaja puolestaan haluaa oman työnsä kannalta relevantit tiedot – ja vain nämä tiedot. Johto haluaa tilastotietoja ja analyyseja hoitojen kustannuksista, lääkäreiden ja hoitajien kuormituksesta ja tuottavuudesta sekä arvioita tulevista vaikutuksista.
”Käyttöönottovaiheessa todellisuus iskee vasten kasvoja.
Ilmiön monimutkaisuus paljastuu tietojen alkulähdettä tarkasteltaessa. Hoitajat ja lääkärit syöttävät tietoja muiden toimijoiden hyödyntäessä niitä. Tietojen syöttö on usein luonnollisempaa ja nopeampaa kirjoittamalla kuin erilaisia taulukoita täyttämällä tai ruutuja klikkaamalla.
Syötteiden automatisoitu analyysi edellyttää kuitenkin yksikäsitteistä tietoa. Vapaamuotoinen tietojen syöttö ei tue tätä. Ihmisen kyky tulkita vapaamuotoista tekstiä esimerkiksi hoitotoimenpiteiden tueksi eroaa tietokoneen kyvyistä analysoida sanojen ja merkitysten eroja ja yhtäläisyyksiä. Tietokoneelle ”vasen”, ”vas.” ja ”vas” ovat kolme eri syötettä. Ihminen yhdistää ne samaan asiaan.
Tietojärjestelmiä hankittaessa erilaiset tavoitteet ja tarpeet yksinkertaistetaan helppokäyttöisyyden ja tuottavuuden tehostamisväitteiksi. Usein uuden järjestelmän sanotaan olevan helppokäyttöinen, tehostavan toimintaa ja tuottavan parempaa tietoa päätöksenteon tueksi. Kuten syöte-esimerkki osoittaa, koneelle ja ihmiselle helppokäyttöisyys merkitsee kuitenkin eri asioita. Helppokäyttöinen järjestelmä ei välttämättä tuota laadukasta analyysitietoa.
Tietojärjestelmän hankintapäätös tehdään lähes aina helppokäyttöisyys edellä, sillä järjestelmän käyttäjien on helppo hyväksyä kyseinen argumentti. Kukapa ei haluaisi entistä parempaa ja helppokäyttöisempää työkalua. Tavoitetta toiminnan tehostamisesta ei usein lausuta käyttäjille ääneen. Se verhotaan helppokäyttöisyyden kaapuun, vaikka pohjimmiltaan tavoitellaan parempaa tiedonkulkua ja säästöjä. Tällöin järjestelmän helppokäyttöisyys on näennäistä.
Todellisuus iskee vasten kasvoja käyttöönottovaiheessa: järjestelmästä ei tullutkaan helppokäyttöistä eikä se tuottanut laadukasta tietoa tai tehostanut toimintaa. Yritys sovittaa ristiriitaisia tavoitteita yhteen tuotti järjestelmän, joka ei palvele kunnolla ketään. Uusien potilastietojärjestelmien tavoite tuleekin kertoa avoimesti. Hankittava järjestelmä on suunniteltava tähän tavoitteeseen, mikä se sitten onkaan.
Samuli Pekkola
Kirjoittaja on tietojohtamisen professori Tampereen yliopistossa.
Vieraskynät ovat asiantuntijoiden puheenvuoroja, jotka HS:n toimitus on valinnut julkaistaviksi. Vieraskynissä esitetyt mielipiteet ovat kirjoittajien omia näkemyksiä, eivät HS:n kannanottoja. Kirjoitusohjeet: www.hs.fi/vieraskyna/.