Suurissa yrityksissä kehiteltiin 1800-luvun lopulla uusi tapa tehdä töitä: moderni kokous, jonka avulla yritykset ohjasivat toimintaansa. Tämän keksinnön kanssa monet meistä viettävät ison siivun elämästään. Tai ainakin viettivät ennen koronaviruspandemiaa.
Pandemia paljasti, että monet hommat hoituvat myös ilman kokouksia. Siksi nyt onkin hieno hetki keksiä kokous uudelleen.
Joillekin kokoukset ovat se ainoa oikea tapa tehdä töitä. Toisten mielestä ne taas tuovat mieleen lähinnä Jean-Paul Sartren lausahduksen siitä, että toiset ihmiset ovat helvettimme. Kuuluin pitkään jälkimmäiseen ryhmään. Niin kauan kuin en itse ollut pomo, ajattelin, että johtajat lähinnä yksinpuhelevat kokouksissa ja järjestävät niitä häiritsemään töitäni.
Nyt kun olen ollut pomona, käsitykseni on vähän muuttunut. Ymmärrän, että johtaminen on perusduunia, jossa ei ole kauheasti glooriaa. Pomo kuuntelee, selvittelee, kannustaa, houkuttelee, vaatii ja valvoo yrittäessään pitää huolta, että tulosta syntyy. Pandemian aikaan pomojen työpäivät tutkitusti vain pitenivät. Siksi pomot järjestävät kokouksia: se tuntuu usein ainoalta keinolta pysyä kärryillä ja saada aikaan edes alustavaa järjestystä.
Pelkäänpä, että kokoukset ovat myös iso syy siihen, miksi ihmiset eivät halua tulla työpaikalle. Huono kokous on piinaavaa ajanhukkaa ja vähentää työn mielekkyyttä.
Kokouksen voi järjestää huonosti todella monella tavalla. Jotkut järjestävät kokouksen aina kun pitäisi tehdä jotakin – miettimättä, mihin kokousta tarvitaan. Fokus on hukassa, ja usein kokouksen varastavat ne, joiden mielestä se on tilaisuus kaikkinaisten huolien ja pelkojen purkamiseen. Niitä vatvottaessa konkreettiset ratkaisut siirretään aikapulan vuoksi seuraavaan kokoukseen.
”Pelkkä etätyö on epätyötä.
Usein pomo haluaa pitkän kokouksen järjestämällä sanoa, että hänen asiansa on tärkeä. Kalenteriin buukataan kaksi tuntia parhaaseen työaikaan, yleensä aamupäivällä, jotta kaikki ovat varmasti virkeinä. Samalla he menettävät parhaat paukut ja puoli päivää kokoukselle. Kutsu lähtee varmuuden vuoksi kaikille mahdollisille osallistujille, ja joukolla sitten sisäluetaan johtajan täyteen ahdettuja powerpointteja, jotka kaikki olisivat voineet silmäillä taustapaperista muutamassa minuutissa.
Pandemia opetti kuitenkin myös, että kokouksia ei kannata hylätä kokonaan. Päinvastoin kuin Sartre väittää, emme ole toistemme helvetti, vaan myös taivas. Tutkimuksissa näkyy, että pelkkä etätyö on epätyötä: ideointi ja luovuus kärsivät ja työn mittasuhteet häipyvät, kun emme näe toisiamme. Yksin kotona työstä tulee helposti latteaa ja uuvuttavaa. On tärkeää nähdä ihmisiä, vaihtaa ajatuksia, saada suhteellisuudentajua ja jutella niitä näitä.
Tarvitsemme parempia kokouksia. Jokaisen kokoonkutsujan pitäisi aina miettiä kokouksen hintaa: kokoukset nielevät työtunteja, rikkovat työpäiviä ja heikentävät motivaatiota. Siksi niitä pitää järjestää vain, kun ei ole muuta vaihtoehtoa. Kokouksen pitäisi myös olla paikka, jossa ihmisten välillä tapahtuu oikeasti jotakin: kohdataan, ideoidaan tai ratkotaan konkreettisia asioita. Taustat voi toimittaa etukäteen muistiona.
Ja se kokouksen pituus: korkeintaan tunti. Sijoitetaan myös se tunti vaikkapa iltapäivään, jolloin aamulla voi tehdä omia töitä ja tulla hyvällä omallatunnolla palaveriin.
Yksin pomoilla tämä asia ei ratkea. Kokousten vähentyessä itse kukin meistä saa toivottavasti kantaa enemmän vastuuta omasta työstään. Samalla voi miettiä, mitä voi tehdä työyhteisönsä hengen ja luovuuden eteen. Tullaan paikalle kun kutsutaan, etsitään joustavasti ratkaisuja ja käydään vaikka silloin tällöin yksillä palaverin jälkeen.
Kirjoittaja on viestinnän professori Helsingin yliopiston valtiotieteellisessä tiedekunnassa.