Talous

Työelämän sähköpostittelu on rentoutunut entisestään – ”etunimellä puhuttelu lisää tietoturvaa”

HS kysyi asiantuntijalta, millainen sähköpostiviestintä on työelämässä nykyään hyvän tavan mukaista.

Hymiöiden käyttö on kahden yrityksen välisessä bisnesviestinnässä tavanomainen tapa, ja niiden käyttäminen työelämän sähköpostiviestinnässä on vapautunut paljon. Näin sanoo sähköpostiviestinnän valmentajana vuonna 2000 aloittanut kouluttaja ja tietokirjailija Katleena Kortesuo.

”Hymiöitä saa käyttää silloin, kun tuntuu siltä. En kuitenkaan käyttäisi joka virkkeen tai kappaleen lopussa”, Kortesuo sanoo.

Teho katoaa, jos hymiöitä käyttää liikaa. Toisaalta hymiöt voivat Kortesuon mukaan myös syödä sähköpostin uskottavuutta, jos asia on erittäin virallinen.

Sähköposti on Kortesuon mukaan ollut aina epämuodollisempi kuin kirje, mutta 2000-luvun alkuun verrattuna se on rentoutunut entisestään. Silti sähköposti on edelleen virallisempi kuin vaikkapa Facebookin chatissä lähetetyt viestit, joissa ei välttämättä tervehditä eikä laiteta allekirjoituksia loppuun.

Sinuttelu kuuluu Kortesuon mukaan suomalaisessa työelämässä sähköpostilla viestimiseen. Vain harvoin pitää laittaa sähköpostia sellaiselle henkilölle, kuten tasavallan presidentille, jonka kohdalla teitittely on parempi vaihtoehto.

Etunimen käyttö onkin Kortesuon mukaan yleistä sähköpostin aloitustervehdyksissä. Esimerkiksi ”Hei Katleena” on hyvä aloitus, sillä etenkin englanninkielisessä maailmassa on kohteliasta käyttää nimeä.

Tietoturva on Kortesuon mielestä toinen hyvä syy etunimen käytölle aloituksessa. Jos Matin saama viesti alkaa sanoin ”Hei Heikki”, Matti huomaa heti viestin tulleen todennäköisesti väärään osoitteeseen.

Myös useammalle henkilölle lähetetty sähköposti voidaan aloittaa nimillä. Tällöin saajan on helpompi huomata, ettei ole viestin ainoa vastaanottaja.

”Itse suosittelin etunimen käyttöä jo 2000-luvun alussa tietosuojan takia. Sähköposti oli sen verran uusi väline vielä silloin, että ihmiset sähläsivät sen kanssa, ja viesti saattoi mennä väärään paikkaan.”

Tapa käyttää etunimeä sähköpostien alkutervehdyksissä on vakiintunut ja yleistynyt niin paljon, että edellisten kolmen tai neljän vuoden aikana etunimen jättäminen pois on Kortesuon mukaan ollut jopa omituista.

Kaikessa viestinnässä on silti muistettava toimia tilannekohtaisesti. Sähköpostin päättämiseen on suomen kielessä enemmän vapauksia kuin englannissa, jossa käytetään usein vain ilmaisua ”best regards”. Vieraalle ihmiselle lähetettävä sähköposti päätetään Kortesuon mukaan suomessakin usein sanoin ”ystävällisin terveisin”.

”Mitä tutumpi ihminen, sitä enemmän on mahdollisuuksia muunnella tervehdystä. Voi toivottaa vaikka hyviä olympialaistenkatseluhetkiä.”

Monikulttuurisuus on myös syytä huomioida sähköposteja kirjoitettaessa. Kortesuon mukaan kannattaa selvittää vastaanottajan kulttuurin tavat.

Joissain kulttuureissa esimerkiksi etu- ja sukunimet saattavat olla eri järjestyksessä kuin Suomessa. Myös kohteliaisuussäännöt saattavat erota.

HS Digistä löydät Hesarin juttuarkiston helmet
Saat tilaajana kokeilla HS Digiä maksutta
Tilaajille
Haluatko lukea koko artikkelin?

    Seuraa uutisia tästä aiheesta

  • Työelämä
  • sähköposti
  • etiketti

Kommentit

    Ei vielä kommentteja. Kirjoita ensimmäinen.

    Näytä lisää
    Luetuimmat
    1. 1

      Olimme lukiossa keskiverto-opiskelijoita – meistä tuli tutkija­tohtoreita valinta­kokeen ansiosta

    2. 2

      Poppari Antti Tuisku on vaiennut vuosia seksuaalisuudestaan ja kertoo nyt, miksi – ”Sie oot hirveen haavoittuva, jos avaat koko sielusi kaikille”

      Tilaajille
    3. 3

      Uuden Tuntematon sotilas -elokuvan tekijätiimi ottaa kantaa #metoo-keskusteluun ja puolustaa Paula Vesalaa

    4. 4

      Säveltäjä Toni Edelmann on kuollut

    5. 5

      Väärä asenne ja padotut tunteet saavat kehon sairastumaan, luennoi lääkäri tänä viikonloppuna Messukeskuksessa – Miten uskomushoitoja tarjoaviin lääkäreihin pitäisi suhtautua?

    6. 6

      Suomalaistutkija ratkaisi ongelman, jota fyysikot ovat pähkäilleet 200 vuotta: Miksi vesipisara ei heti valu kaltevalla pinnalla?

    7. 7

      Emme tarvitse Melania Trumpin apua, vastaa slovenialaiskirjailija Sofi Oksaselle

    8. 8

      Onko se hyvä, jos syysloman jälkeen ash? Testaa, ymmärrätkö, mitä lapsesi sinulle sanovat (ja mitä he sinusta ihan oikeasti ajattelevat)

    9. 9

      Yli 41 miljoonan Eurojackpot-voitto Suomeen – jo kolmas päävoitto tänä vuonna

    10. 10

      Suomen 100-vuotis­juhlan suurin päätös: Edus­kunta antaa 50 miljoonaa euroa tuntemattomalle pikku­säätiölle, jolla ei ole yhtään vakituista työntekijää

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Poppari Antti Tuisku on vaiennut vuosia seksuaalisuudestaan ja kertoo nyt, miksi – ”Sie oot hirveen haavoittuva, jos avaat koko sielusi kaikille”

      Tilaajille
    2. 2

      Olimme lukiossa keskiverto-opiskelijoita – meistä tuli tutkija­tohtoreita valinta­kokeen ansiosta

    3. 3

      Uuden Tuntematon sotilas -elokuvan tekijätiimi ottaa kantaa #metoo-keskusteluun ja puolustaa Paula Vesalaa

    4. 4

      Onko se hyvä, jos syysloman jälkeen ash? Testaa, ymmärrätkö, mitä lapsesi sinulle sanovat (ja mitä he sinusta ihan oikeasti ajattelevat)

    5. 5

      Suomen 100-vuotis­juhlan suurin päätös: Edus­kunta antaa 50 miljoonaa euroa tuntemattomalle pikku­säätiölle, jolla ei ole yhtään vakituista työntekijää

    6. 6

      Patjasta löytyi jopa 20 miljoonaa: Pyramidihuijauksen rahanpesusta epäilty tunnusti viimein torstaina

    7. 7

      Hyytävä sää vyöryy nyt etelään asti: luvassa jopa päiväpakkasia ja räntää – ”Talvirenkaat alle”, suosittelee Liikenneturva

    8. 8

      20 vuotta sitten aamuyöllä tanskalainen vankikarkuri Steen Christensen saapui hotelli Palaceen ja nosti aseen kohti yöportieeri Mikko Tähtisen kasvoja – 30 minuuttia myöhemmin kaksi poliisia makasi teloitettuna kadulla

      Tilaajille
    9. 9

      Nyt puhuu Ensitreffit alttarilla -asiantuntija, joka myöntää mokanneensa eikä usko sen oikean löytämiseen: Miksi täydellisten parien muodostaminen on niin vaikeaa?

    10. 10

      Suomalaistutkija ratkaisi ongelman, jota fyysikot ovat pähkäilleet 200 vuotta: Miksi vesipisara ei heti valu kaltevalla pinnalla?

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Ossi Nyman ei tee töitä ja sanoo, että työvoimatoimisto on ihmisoikeusloukkaus – näin ”ideologisesti työtön” taktikoi itselleen yhteiskunnan tuet

      Tilaajille
    2. 2

      ”Äiti soittaa”, vilkutti puhelin kuolleen pojan vieressä – oppilas Niina Sassi, poliisi Timo Leppälä ja muut Jokelan koulusurman kokeneet kertovat nyt, millaiset jäljet tragedia jätti

      Tilaajille
    3. 3

      Sairaanhoitaja Paula Vuotila, 61, eli 30 vuotta ”koulutetun eliittielämää” – sitten hän ajautui asumaan rappukäytävissä

    4. 4

      ”Kaikki alalla olevat tietävät sen ringin” – Suomen elokuva-alalta kerätyssä kymmenien ahdistelukertomusten aineistossa muutama nimi toistuu

    5. 5

      ”Ota poikasi kainaloon” – Jos haluat kasvattaa pojan, joka ei ahdistele, yksi keino on lastenpsykiatri Jari Sinkkosen mukaan ylitse muiden

    6. 6

      Poppari Antti Tuisku on vaiennut vuosia seksuaalisuudestaan ja kertoo nyt, miksi – ”Sie oot hirveen haavoittuva, jos avaat koko sielusi kaikille”

      Tilaajille
    7. 7

      Aleksis Salusjärvi oli lukiossa, kun nainen kavahti häntä ensi kerran bussipysäkillä – #MeToo-kampanja herätti miehet kertomaan, miltä tuntuu, kun nainen pelkää

    8. 8

      Kirjailija kertoi olevansa ”ideologisesti” työtön ja kikkailevansa tukia – TE-toimisto katkaisee tuet ja aloittaa poikkeuksellisen selvityksen

    9. 9

      Kuura Maula ei kutsu lastaan pojaksi, Maisa Leppänen antoi poikansa pukeutua mekkoon – Näin toimii vanhempi, joka haluaa kasvattaa lapsensa feministisesti

      Tilaajille
    10. 10

      Hyytävä sää vyöryy nyt etelään asti: luvassa jopa päiväpakkasia ja räntää – ”Talvirenkaat alle”, suosittelee Liikenneturva

    11. Näytä lisää