Miten tiimityön saa toimimaan etänä? Etätyön konkarifirmat kertovat, miten arki rullaa kotoa - Talous | HS.fi
Talous|Etätyö

Miten tiimityön saa toimimaan etänä? Etätyön konkarifirmat kertovat, miten arki rullaa kotoa

Jotkut yritykset ovat tehneet jo pitkään töitä pelkän etätyön varassa. Ne osaavat neuvoa, kuinka se saadaan sujumaan.

Koronavirus on saanut monet työpaikat suosittelemaan työntekijöilleen etätöitä. Kuva: Anni Reenpää

Julkaistu: 16.3. 7:54, Päivitetty 18.3. 7:20

Koronavirusepidemian vuoksi monet yritykset patistavat tai rohkaisevat työntekijöitään etätöihin. Mutta jo kriisiä edeltävinä vuosina jotkut yritykset ovat siirtyneet suurelta osin etätyöhön, koska ne uskovat, että näin yritys tekee parempaa tulosta.

Nämä yritykset uskovat, että etätyö houkuttelee yrityksiin parempia tekijöitä, luo parempaa yrityskulttuuria ja lisää tuottavuutta. Menestys on niiden mukaan kiinni siitä, tuntevatko etätyön tekijät olevansa aidosti osa yhdessä tehtävää työtä ja yhteisöä. Etätyöläisille ei saisi syntyä ulkopuolisuuden tunnetta. Yrityksillä on mietityt toimintatavat niin yhteisten virtuaalisten juhlien järjestämiseen kuin siihen, millainen etiketti chatissa ja videopuheluissa vallitsee.

”Etätyö pitää suunnitella”, sanoo ohjelmistoyhtiö Trellon johtaja Michael Pryor. Yrityksen omistaa nykyisin Atlassian, joka osti Trellon vuonna 2017 425 miljoonalla dollarilla.

”Homma ei toimi vain niin, että todetaan, että siirrytään kaikki kotiin ja jatketaan töitä”, Pryor sanoo.

Esimerkistä käy kokousetiketti. Trellolla on noin 200 työntekijää, joista 80 prosenttia on etätöissä. Kaikissa kokouksissa noudatetaan samaa sääntöä: jos yksikin kokouksen osallistuja on etätöissä ja osallistuu kokoukseen videoyhteydellä, kaikkien muidenkin on tehtävä niin. Käytännössä tämä tarkoittaa, että neljä ihmistä istuu kannettavien tietokoneidensa kameran ääressä yhdessä ja samassa kokoushuoneessa New Yorkissa. Pryorin mukaan näin kaikilla osallistujilla on sama visuaalinen lähtöasetelma.

Tämä käytäntö heijastelee periaatetta, joka Pryorin ja muiden haastateltujen mukaan on keskeinen: On varmistuttava siitä, että jokainen voi ottaa osaa työhön tasavertaisesti riippumatta siitä, missä he ovat. Esimerkiksi Trellolla myös juhlahetkiä vietetään etänä. Esimiehet saattavat esimerkiksi lähettää kakun tai lahjan etätyöntekijöiden kotiin näiden syntymäpäivänä.

Pilvipalveluyritys Veeva Systems taas välttää kutsumasta etätyöntekijöitä toimistolle sellaisiin kokouksiin, joita ei ole huolella valmisteltu. Jos ihmisiä kutsuttaisiin toimistolle vain kokouksia varten, olisi viesti se, että heidän sijaintinsa rajoittaa sitä, kuinka täysillä he voivat olla mukana, sanoo Veeva Systemsin toimitusjohtaja Peter Gassner. Gassner myös pitää yhtiön neljännesvuosittaiset henkilöstöinfon oman työpöytänsä äärellä etäyhteydellä eikä isolle yleisölle yhtiön pääkonttorin kokoushuoneessa.

”Muutoin tuloksena olisi me vastaan ne -tilanne”, Gassner sanoo.

Viestintä on kaikissa yrityksissä hienovaraista tanssia, ja siltä vaaditaan entistäkin enemmän, kun työntekijät siirtyvät etätöihin. Yhtiöiden on esimerkiksi varmistuttava siitä, että työntekijät oppivat tuntemaan toisensa, sanoo Wade Foster. Hän on yksi etätyöohjelmistoja valmistavan Zapierin perustajista. Jos tämä tehdään hyvin, lopputulos voi olla ihmisille merkityksellisempi kuin se, mitä toimiston käytävillä tehty kuulumisten vaihtaminen tuottaa.

Zapierin työntekijät arvotaan joka viikko pareiksi, jotka käyvät keskenään epämuodollisen 30 minuutin videokeskustelun, jonka tarkoituksena on tutustua omaan pariin. Joka perjantai työntekijät kirjoittavat viestin, jossa he kertovat kollegoille, mitä ovat viikon aikana tehneet. Näihin viesteihin on tapana lisätä jotakin henkilökohtaista, kuten mieluisa verkkolinkki tai kuva itsestä perheen kanssa tekemässä jotakin.

”Ihmiset todella pitävät sellaisesta, kun he pääsevät näkemään kuvia tiimikavereistaan tekemässä kiinnostavia asioista”, Foster sanoo.

Pienillä eleillä on väliä, sanoo ohjelmistoyhtiö Automatticin toimitusjohtaja Matt Mullenweg. Hänen organisaatiossaan on 1 175 työntekijää, joista lähes kaikki työskentelevät etänä. Yhtiö tarjoaa työntekijöilleen kuukausittaisen 250 dollarin eli noin 225 euron etätyörahan, jonka he voivat käyttää mihin tahansa lähikahvilan avokadoleivistä yhteisötyötilan vuokraan. Jos entistä useampi yritys ottaisi käyttöön etätyön, se voisi Mullenwegin mielestä lisätä vaurautta paikkakunnilla, jotka nyt ovat hävinneet San Franciscon ja New Yorkin kaltaisille suurkaupungeille.

”Voimme vapauttaa taloudellisia mahdollisuuksia halki Yhdysvaltojen ja koko maailman”, Mullenweg sanoo.

Toinen kokonaan etätyön varassa pyörivä yritys on ohjelmistoyhtiö Art + Logic. Se pitää työntekijöilleen virtuaalisia juhlia. Esimerkiksi viime halloweeninä työntekijät pukeutuivat naamiaisasuihin ja viettivät aikaa verkkokameroidensa ääressä jutellen siitä, millainen halloween oli heidän ollessaan lapsia. Yhtiön hallituksen puheenjohtaja Bob Bajoras loi oman asunsa panemalla päälle verkkokameransa pikselöintitoiminnon ja sanoi pukeutuneensa ilmiantajaksi, joka kertoi presidentti Donald Trumpin yrittäneen painostaa Ukrainaa tutkimaan presidenttikilvan haastajaansa, demokraattien Joe Bideniä.

Vastaan voi tulla myös ongelmia, ja erityisen yleisiä ne ovat, kun käytössä on erilaisia Slackin kaltaisia yhteisöön perustuvia työkaluja. Ohjelmistoyhtiö Cloudbeesissä ongelmaksi tuli, että ihmiset eivät tienneet tarkalleen, milloin oli sopivaa yrittää järjestää kokouksia toisilla aikavyöhykkeillä olevien kollegoiden kanssa, kertoo yhtiön toimitusjohtaja Sacha Labourey. Jotkut työntekijät käyttivät väärin Slackin toimintoa, jolla voi lähettää notifikaation kaikille jonkin kanavan jäsenille. Tuloksena työntekijät saivat valtavia määriä notifikaatioita.

Tämän vuoksi Cloudbeesin työntekijät laajivat ”netiketin” eli ohjeen, joka neuvoo työntekijöitä esimerkiksi siinä, miten aikavyöhykkeiden kanssa pitäisi toimia. Yhtiöllä on tällä hetkellä lähes 500 työntekijää 18 eri maassa, ja heistä 70 prosenttia tekee etätöitä.

Etätyöhön uskovien yritysten mukaan Slackin kaltaiset viestisovellukset voivat lisätä työntekijöiden toisilleen jakamia kehuja ja kannustuksia. Valokuvakirjoja tuottavassa Chatbooksissa emojeita käytetään runsain mitoin rohkaisun välineenä. Työntekijät jakavat toisilleen emojeina hauista pullistavaa kättä, salamoita tai ylistykseen kohonneita käsiä. Yrityksessä erityiseen suosioon on kohonnut parrakasta Robert Redfordia esittävä GIF-animaatio, jossa näyttelijä hymyilee ja nyökkää hyväksyvästi. GIF on peräisin vuoden 1972 elokuvasta Jeremiah Johnson (suom. Silmä silmästä), joka kuvattiin Chatbooksin toimiston lähistöllä sijaitsevalla Timpanogos-vuorella.

”Ihmiset voivat klikata [Robert Redford -GIFfiä] uudestaan ja uudestaan, joten voit saada 17 nyökkäystä ja ajatella, että okei, tämä oli hyvä päivä”, Chatbooksin toimitusjohtaja Nate Quigley sanoo.

Chat ei kuitenkaan yhtiöiden mukaan sovi konfliktien ratkaisemiseen tai pitkiin keskusteluihin. Näihin tilanteisiin sopii paremmin videopuhelu. Quigleyn mukaan hänen yrityksensä on erityisen tarkka kameroiden sijainnista kokoushuoneissa. Yhtiö etsii oikeita sijainteja kameroille, jotta ihmisistä ei tuntuisi että he katsovat huonetta lintuperspektiivistä ihmisten päiden yläpuolelta. Yhtiö on myös investoinut 1 200 dollarin arvoisiin kaiutinpuhelimiin parantaakseen äänenlaatua.

Chatbooksin mukaan etätyö mahdollistaa monipuolisemman rekrytoinnin kuin mihin yritys muutoin pystyisi. Yhtiön asiakaspalvelu tehdään kokonaan etänä, ja asiakaspalvelijoina työskentelee niin paljon töitä tekeviä perheenäitejä, että asiakaspalvelua kutsutaan yhtiössä ”MomForceksi”. Chatbooks myös toimittaa pizzaa kotona työskenteleville tukityöntekijöilleen, kun töitä on erityisen paljon.

”Me teemme heille tilaukset, heidän ei tarvitse tehdä mitään, ja he suorastaan rakastavat sitä”, sanoo Chatbooksin asiakaspalvelujohtaja Angel Brockbank.

Alkuperäisestä englannista suomentanut Jussi Pullinen.