Kaksi suomalaista teknologia­yritystä palkkasi 250 uutta työn­tekijää korona­vuonna: Näin rekrytointi sujuu etä­yhteyksillä - Talous | HS.fi

Kaksi suomalaista teknologia­yritystä palkkasi 250 uutta työn­tekijää korona­vuonna: Näin rekrytointi sujuu etä­yhteyksillä

Solita ja Unity palkkasivat pandemian aikana kymmeniä ihmisiä ilman lähi­tapaamisia. Tuoreita vahvistuksia ovat Suvi Vasama ja Mikael Ruohonen.

Unityn datatieteilijä Suvi Vasama aloitti työssään elokuussa ja on käynyt työpaikalla vain muutaman kerran. Vasamaa eivät videotyöhaastattelut hätkäyttäneet, mutta hän myöntää, etteivät ne välttämättä sovi kaikille.­

27.12.2020 2:00 | Päivitetty 27.12.2020 18:23

Peliteknologiaa kehittävä Unity siirtyi etätyöhön maaliskuussa. Samalla alkoi rekrytointitiimien opastus ja koulutus etähaastattelujen sujuvoittamiseksi.

Unitylla datatieteilijänä elokuussa aloittaneen Suvi Vasaman rekrytointi tapahtui kokonaan verkossa työsopimuksen allekirjoittamista myöten. Hän on käynyt syksyn aikana toimistolla pari kertaa. Vasamaa haastateltiin työhön muutamassa vaiheessa Zoom-sovelluksen kautta. Viestejä lähetettiin myös sähköpostitse ja rekrytoija soitti puhelimellakin kertoakseen prosessin etenemisestä.

”Haastattelut toteutuivat hyvin Zoomissa, ja ne olivat hyvin interaktiivisia. Siellä pääsi hyvin kysymään ja keskustelemaan”, Vasama kertoo.

Unityn rekrytoinneista muun muassa Euroopassa vastaava Pauliina Artiola sanoo, että yritys on aiemminkin palkannut osan Suomessa työskentelevistä ulkomaalaisista työntekijöistä ilman tapaamista paikan päällä.

”Meillä on ollut ymmärrys siitä, mitä verkkorekrytoinnin onnistuminen vaatii. Nyt skaala on paljon laajempi, joten olemme varmistaneet, että kaikki prosessimme ovat linjassa ja johdonmukaisia.”

Suomessa Unity kehittää pelien sisäistä mainosverkkoa ja työllistää lähes 200 ihmistä, joista noin 40 prosenttia on ulkomaalaisia. Tänä vuonna Unity on palkannut Suomessa 80 uutta työntekijää.

Vasama tottui videopuheluihin edellisessä työpaikassaan Neverthink-startupissa, kun pandemia vei kaikki etätöihin. Hän on aiemmin tehnyt etähaastatteluja esimerkiksi Yhdysvaltoihin.

”En kokenut videohaastatteluja outona. Sillä ei oikeastaan ollut minulle väliä.”

Artiolan mukaan verkkohaastattelua varten tulee pitää huolta siitä, että hakija ja haastattelijat ovat saaneet hyvät ohjeet. Verkkorekrytointi voi vaatia tavallista enemmän organisointia ja järjestelmällisyyttä. Artiola korostaa avointa viestintää, jotta kaikki osapuolet voivat valmistautua rekrytoinnin eri vaiheisiin parhaalla mahdollisella tavalla.

Unity kiinnittää etähaastatteluissa erityistä huomiota yrityksen arvojen ja kulttuurin ymmärtämiseen ja jakamiseen.

”Paikan päällä nämä asiat ovat aistittavissa helpommin, kun voi vierailla toimistolla ja nähdä samalla ihmisiä”, Artiola sanoo.

Syyskuussa Mikael Ruohonen aloitti uudessa työpaikassaan Solitan datatiede- ja tekoälyliiketoimintojen vetäjänä. Aloituspäivänään Ruohonen kävi ensimmäistä kertaa Solitan toimistolla ja tapasi osan kollegoistaan kasvotusten.

Koko rekrytointi tapahtui etänä, samoin kuin Vasaman kohdalla. Prosessiin kuului kolme Teams-tapaamista Ruohosen esihenkilön ja tulevien kollegoiden kanssa.

”Tapaamisissa oli videot päällä, joten ihmisille sai onneksi kasvot heti alussa. Lisäksi soitimme pari puhelua”, Ruohonen kertoo.

Mikael Ruohonen aloitti syyskuussa datayritys Solitassa. Hän on työskennellyt syksyllä paljon etänä, mutta myös lähes tyhjässä toimistossa.­

Työhaastatteluun virittäytyminen on etäaikana erilaista kuin tavallisesti, jolloin keskittyminen voi alkaa jo matkalla haastattelupaikalle.

”Ennen videohaastattelua piti ottaa aikaa sille valmistautumiselle, joka on ennen tapahtunut fyysisellä matkalla. Ei voi vain hypätä toisesta videopalaverista työhaastatteluun.”

Edelliseen työhönsä SOK:lla Ruohonen palkattiin lähinnä kasvokkaisia tapaamisia sisältävän prosessin kautta. Teknologiayritys Solitan rekrytoinnit tehtiin ennen koronaa myös lähitapaamisten perusteella.

Solitalla on Suomessa toimisto viidessä kaupungissa ja toimipisteitä ympäri Eurooppaa. Yleensä palkattu työntekijä myös muuttaa toimistopaikkakunnalle.

”Heti maaliskuussa siirryimme verkkohaastatteluihin. Nyt työntekijöitä asuu paikkakunnilla, jossa ei ole ollenkaan toimistoa”, Solitan HR-johtaja Terhi Jaakonsaari sanoo.

Yritys on palkannut tänä vuonna lähes 170 uutta työntekijää Suomessa, jossa on yhteensä noin 860 työntekijää.

Unityn rekrytoinneissa on pitänyt myös ottaa huomioon ulkomaiset työnhakijat, joiden on pitänyt muuttaa Suomeen työpaikan saatuaan. Etätyöaikana osa palkatuista on voinut aloittaa työssään kotimaastaan käsin. Muuttaminen on suunniteltu ajalle, jolloin pandemia hellittää.

”Joissain tapauksissa on vaadittu hieman luovuutta, jotta olemme saaneet ne henkilöt, joita olemme halunneet”, Artiola sanoo.

Videohaastattelussa on Ruohosen mielestä vaikeampi olla vakuuttava ja saada tuntumaa siitä, miten haastattelija reagoi omiin sanomisiin.

”Ei saa yhtä hyvää pulssia vastapuolesta kuin fyysisessä tapaamisessa, vaikka sisällöllisesti ei olisikaan isoja eroja.”

Etänä työnhakijalla on myös etuja. Ruudun ääressä voi huomaamattomasti tehdä ja käyttää muistiinpanoja. Sama pätee haastattelijoihin.

”Siinä voi pitää tukivälineitä mukana. Muistiinpanojen kanssa asioita voi käydä läpi järjestelmällisemmin. Harvoin niitä kaivaa esiin kasvokkaisessa haastattelussa”, Ruohonen sanoo.

Etähaastatteluissa ja -keskusteluissa asiat hoituvat. Toisaalta lähitapaamisiin sisältyy jotakin enemmän. Pelkkien videopuhelujen perusteella on vaikea saada tunnetta siitä, että toisesta ihmisestä saa syvällisen kuvan.

”Videokeskustelussa helposti odottaa vuoroaan eikä keskustelu ole aivan niin sujuvaa. Onneksi yhteydet ovat olleet hyvät, eli teknisiltä ongelmilta on vältytty”, Ruohonen sanoo.

Puheliaalle Vasamalle etätapaamiset sopivat, mutta hän tunnistaa sen, että kaikki eivät ole aina edukseen videopuheluissa. Pätevin ei aina etänä näyttäydy sellaisena.

”Toisenlaiselle henkilölle etähaastattelu on haastavampaa. Videopuhelussa hiljainen ja kiltti kandidaatti voi jäädä taustalle.”

Teknologiayrityksissä etätyökalujen käyttöönotto ei ole aiheuttanut päänvaivaa. Ruohosen mukaan Solitalla on ollut helpompi luoda erilaisia välineitä etätyöntekoon, tutustumiseen ja perehtymiseen kuin perinteisemmissä yrityksissä.

”It-alalla ollaan vähän edelläkävijöitä. Meille ei missään vaiheessa tullut lamaantumisen hetkeä vaan rekrytointi ja työ mukautuivat nopeasti etäaikaan”, Jaakonsaari sanoo.

Haastattelut ja myös uusien työntekijöiden ryhmäytyminen on tapahtunut esimerkiksi Teams-palvelun kautta ja viestintäpalvelu Slackissa, jota myös Unity käyttää viestinnässä.

Artiolan mukaan jatkossakin työhaastatteluja voidaan tehdä Zoomin välityksellä. Monet Unitylle töihin hakevat asuvat eri maissa, joten tämä säästää paljon matkustusaikaa. Myös Solitan Jaakonsaari näkee videohaastattelujen hyvän puolen.

Jokaista työtehtävää varten haastatellaan useita ihmisiä ja yleensä haastatteluvaiheita on vähintään kaksi. Etähaastattelut säästävät haastateltavan ja työnantajan aikaa.

”Osittain etärekrytointi on voinut helpottaa järjestelyjä. Matkustaminen jää pois eikä aikatauluja tarvitse sovittaa niin tarkasti, koska videopuhelusta on helppo siirtyä toiseen”, Jaakonsaari sanoo.

Korona-aikana uudet työntekijät on perehdytetty työhönsä pääosin etänä. Solita on kehittänyt erilaisia työkaluja alun helpottamiseksi. Ryhmäytymistä edistetään jo perinteisempien etätapaamisten lisäksi järjestämällä esimerkiksi visailuja tiimin kesken.

Unityllä uuden työntekijän pehmeä lasku uuteen työhön alkaa heti työsopimuksen allekirjoittamisen jälkeen, ennen työssä aloittamista. Unity on luonut hakijoille virtuaalitoimiston, jonka kautta tiloihin voi tutustua etänä. Artiolan mukaan osalle hakijoista tämä on ollut erittäin tärkeää.

Vasamalle tärkeintä oli tavata kollegat ja oman tiimin jäsenet rekrytoinnin aikana. Toimiston näkeminen jäi työnhakuvaiheessa, mutta se ei häntä haitannut.

Kun työ alkaa, uusi tekijä saa ensimmäisten parin viikon aikana tutustua tiimiinsä sekä henkilöstöhallinnon edustajiin, päälliköihin ja tiimiin, joka huolehtii Unitylla työhyvinvoinnista.

”Tiimit jakavat kokemuksiaan ja parhaita käytäntöjä aktiivisesti. Uusille tekijöille nimetään tiimistä kaveri, joka opastaa kulttuuriin, työskentelytapoihin ja organisaatioon”, Artiola sanoo.

Vasama sanoo, että parin nimittäminen on arvokasta.

”Sen parin oppii tuntemaan tosi hyvin ja häneltä voi kysyä aivan kaiken. On hyvä olla joku, jota voi nykäistä hihasta missä tahansa asiassa.”

Solita lähettää uusille työntekijöille kirjeen ennen aloituspäivää. Kirjeessä kerrotaan, mitä tulee tapahtumaan ja miten uuteen alkuun ja työhön voi valmistautua. Alussa työntekijä pääsee käsiksi Solitan omaan oppimisympäristöön ja hänet lisätään erilaisiin Slack-ryhmiin. Aloittavat työntekijät saavat myös heti tärkeimpien henkilöiden yhteystiedot. Tällä halutaan madaltaa kynnystä yhteydenottoon ja tehdä selväksi, kehen voi missäkin tilanteessa ottaa yhteyttä.

Esihenkilön kanssa pidetään tapaaminen joko turvavälein tai ulkona, ja osa on aloittanut rajoitusten salliessa myös paikan päällä toimistolla, kuten Ruohonen.

Solitan uusi työntekijä käy läpi kaksipäiväisen perehdytyskokonaisuuden. Perehdytys on pandemian aikana siirtynyt täysin verkkoon. Perehdytyspäiviin kuuluu yleistä tietoa ja videomateriaalia, mutta myös keskustelua ja vuorovaikutusta. Ruohosen mielestä Solitan perehdytyspaketti on toimiva ja se sopisi myös pandemian jälkeiseen aikaan.

Uuden työntekijän alkutaipaleella kysymyksiä herättää työtovereihin ja esimerkiksi asiakkaisiin verkostoituminen, kun fyysiset tapaamiset jäävät kokonaan pois. Miten vältetään se, että uusi työntekijä tuntee jäävänsä yksin?

Solita on ottanut käyttöön sisäisten toimien lisäksi hyvinvointipalvelu Auntien, jonka kautta uudet työntekijät pääsevät keskustelemaan työn aloittamiseen tai työpaikan vaihtamiseen liittyvistä huolista yrityksen ulkopuolisen henkilön kanssa.

Artiolan mukaan selkeä viestintä on hyvin tärkeää silloin, kun uusi työntekijä ja työnantajan edustajat eivät tapaa toisiaan.

”Empatia on yksi tärkeimmistä arvoista tilanteessa, jossa kandidaatti vaihtaa tehtävää ja joutuu toimimaan eri tavalla kuin koskaan aikaisemmin. Meidän täytyy varmistaa, että hakijat tuntevat olonsa mukavaksi koko prosessin ajan. Se vaatii paljon vuorovaikutusta.”

Vasama kertoo, että ensimmäiset kuukaudet Unitylla ovat opettaneet hänelle paljon viestinnästä yleisesti, mutta myös yrityksen tarjoaman kurssin myötä.

”Työkalut tulivat käyttöön päivittäisessä työssä. Minusta on tullut parempi kuuntelija ja viestijä, vaikka aiemmin kuvittelin olevani siinä jo hyvä.”

Vasama antaa vinkit onnistuneeseen viestintään. Keskustelun aluksi pitää varmistaa kaikkien mukana olevien ymmärtävän, mistä sillä kertaa on kyse ja mistä puhutaan. Kun kaikki ovat kartalla ja asiat on käyty läpi, täytyy varmistaa, että asiat on myös ymmärretty.

Lopuksi tarkistetaan, että kaikki ovat samalla linjalla ja käydään läpi, mitä tapahtuu seuraavaksi.

”Viestinnän kehittäminen on isompi asia kuin korona-ajan etätyö, mutta se on ollut iso oppimiskokemus itselleni ensimmäisinä kuukausina”, Vasama sanoo.

Työpaikan sisäisen verkoston laajentaminen voi olla hitaampaa etätyössä. Toimistolla törmää ihmisiin ja oppii tuntemaan paljon sellaisia ihmisiä, joiden kanssa ei suoraan tee töitä.

”En usko että poikkeustila on estänyt lähikollegoihin ja tiimiin tutustumista. Tuntisin ehkä laajemman joukon ihmisiä, jos olisin ollut toimistolla neljä kuukautta”, Ruohonen sanoo.

Toisaalta etäaika on madaltanut kynnystä lähettää viestiä ihmisille, joihin ei tavallisesti ottaisi yhteyttä.

”Yhteydenotto tiimin ulkopuolisiin osaajiin on helpottunut, kun viestintä on siirtynyt kokonaan sähköisiin kanaviin.”

Ruohonen on esihenkilö muutamalle työntekijälle, joiden tiimeissä työskentelee yhteensä noin 40 ihmistä. Hän toteaa, että uutena työntekijänä on ollut tärkeää järjestää aikaa myös sellaisille etäkeskusteluille, joilla ei ole asialistaa.

”Normaaliaikana jutusteltaisiin toimiston käytävällä tavatessa tai kahviautomaatilla, mutta nyt nekin kohtaamiset on pitänyt aikatauluttaa. Jokaiseen palaveriin yritetään sisällyttää rennompaa kuulumisten vaihtamista.”

Myös Vasama kokee oppineensa tuntemaan oman tiiminsä jäsenet ja tärkeimmät kollegansa.

”Zoomissa pystyy tekemään kaikenlaista. Olemme järjestäneet yhteisiä lounaita ja kahvihetkiä. Meillä on myös päivittäinen check up, jossa käydään läpi, että kaikki ovat mukana ja kaikki on hyvin.”

Ruohonen pitää Solitan perehdytystä, työkaluja ja oppimisympäristöä onnistuneina ja kokee päässeensä jo hyvin sisään yrityskulttuuriin ja työyhteisöön.

Etänä hommat hoituvat, mutta lähikohtaamisiin liittyy monia mukavia ja työhyvinvointia lisääviä asioita. Etätapaamiset menevät nopeasti asiaan eikä keskustelu ole aina luontevaa varsinkaan isommassa porukassa. Ruohonen on iloinen siitä, että on pystynyt lähitapaamaan tiiminsä jäseniä syksyn aikana.

”Itse tykkäisin siitä, että näkisimme enemmän livenä. Etänä kohtaamisten pehmeämpi puoli jää helposti pois. Toivottavasti jatkossa ihmisiä pystyy tapaamaan vapaammin.”

Vaikka työkavereita näkee päivittäin videopuheluissa ja etäpalavereissa, jotakin jää puuttumaan. Lähikohtaamisten tarve on yleisinhimillistä.

”Kaipaan sitä, että tiimin kanssa pääsee yhdessä lounaille. Toivon, että jossain vaiheessa voi palata fyysisesti työhön ja pääsisi tapaamaan ihmisiä toisella tavalla”, Vasama sanoo.

Osaston uusimmat

Luitko jo nämä?

Osaston luetuimmat