Ura

Asiantuntija: Me käytämme sähköpostia aivan väärin – lue kahdeksan vinkkiä tehokkaaseen viestittelyyn

Älä korvaa puhelinta sähköpostilla, muistuttaa kouluttaja Minna Koivisto.

Jatkuvasti täyttyvä sähköpostilaatikko on yleinen vitsaus. Viestejä tulee enemmän kuin niitä ehtii lukea, ja aina jotain tärkeää jää huomaamatta.

Olemme ajautuneet tilanteeseen, jossa koko sähköposti käsitetään väärin, sanoo sähköpostikouluttaja Minna Koivisto. Hän teki liikenteen diplomi-insinöörinä töitä 15 vuotta ja seurasi kollegoidensa sähköpostipiinaa.

”Missään ei kerrottu ohjeita tai menetelmiä sähköpostin käyttöön. Halusin tehdä sille jotain.”

Koivisto kirjoitti kirjan sähköpostin tehokkaasta käytöstä ja käy nyt pitämässä yrityksille koulutuksia aiheesta. Hän kertoo kahdeksan tapaa järkevämpään viestittelyyn.

1 Siivoa postilaatikkosi

Lukemattomat viestit vaivaavat takaraivossa, vaikka tilanteeseen väittäisi tottuneensa. Uusi parempi sähköpostikäyttäytyminen kannattaa aloittaa sähköpostilaatikon siivoamisella.

Siirrä vanhat sähköpostiviestit omaan kansioonsa, jossa ne eivät enää lisäänny. Käy kansiosta läpi yhden kuukauden viestit joka työpäivä. Se vie todennäköisesti noin 10 minuuttia. Aloita vanhimmista viesteistä, koska niistä suurin osa on täysin turhia. Silloin pääset hyvin vauhtiin.

Vaikka viestejä olisi kertynyt 1,5 vuodelta, koko urakka vie vain 18 työpäivää.

2 Älä laita sähköpostia, jos asiasi on kiireellinen

Sähköposti tuli korvaamaan kirjepostia ja faksia, ei puhelinta. Silti moni mailaa, vaikka voisi soittaa. Sähköpostia ei ole alun perin tehty keskusteluvälineeksi, sillä sähköpostilla asiat etenevät hitaasti etkä itse voi vaikuttaa tilanteen etenemiseen. Puhelu toimii paremmin myös ihmisten motivoimisessa: jos asian etenemisestä sovitaan puhelimessa, homman hoitaminen ei todennäköisesti jää roikkumaan.

On nurinkurista olettaa, että sähköpostiin vastataan välittömästi. Jos asialla on kiire, tartu puhelimeen ja hoida asia kerralla pois.

3 Muotoile viestit oikein

Kirjoita viestin otsikkoon toimenpide-ehdotus, ja kaksoispisteen jälkeen tiivistelmä viestin sisällöstä. Jos viestissä ei pyydetä tekemään mitään erityistä, siihen voi merkata ’Tiedoksi:’.

Esimerkiksi ’Vastaa jos pääset paikalle: Tiistaina suunnitellaan pikkujouluja’ saa ihmiset toimimaan paremmin kuin ’Asiaa pikkujouluista’. Huonosti otsikoitua sähköpostia ei välttämättä edes lueta.

4 Mieti, miten ja milloin katsot sähköpostia

Sähköposti saa isännän otteet, jos sen käyttöä ei suunnittele lainkaan. Luo itsellesi tapa, montako kertaa päivässä ja mihin aikaan katsot sähköpostit. Multi-tasking on jo moneen kertaan todettu tehottomaksi työskentelytavaksi, joten älä anna sähköpostin häiritä silloin kun huomio pitää suunnata muihin töihin.

5 Reagoi viesteihin ensimmäisellä lukukerralla

Sähköpostiohjelmat tarjoavat automatisointeja ja tapoja merkitä viestit myöhemmin luettaviksi tai tärkeiksi. Ne ovat kaikki keinoja siirtää asian käsittelyä.

Tehokkainta on tarttua jokaiseen viestiin vain kerran. Voit toteuttaa postissa pyydetyt toimenpiteet heti, tai tuhota sen saman tien. Kaikki välimuodot tekevät työstäsi tehottomampaa.

Reaktionopeuteen auttaa, että luet posteja vain silloin, kun ehdit reagoida niihin.

6 Unohda uuden viestin euforia

Moni koukuttuu niin sanottuun uuden viestin euforiaan. Se tarkoittaa, että aina kun kuuluu ’pling’, tai näytön alakulmaan ilmestyy ilmoitus uudesta sähköpostista, se on pakko käydä katsomassa.

Pääset koukusta irti poistamalla ilmoitukset käytöstä ja katsomalla sähköpostit vain silloin, kun olet alun perin ajatellut. Keskeytyksiä työntekoon tulee väkisinkin, mutta sähköpostin aiheuttamia keskeytyksiä pystyt itse säätelemään.

7 Tuhoa turhat viestit heti

Saapuneet-kansiossa on yllättävän vähän todella tärkeitä viestejä. Silti juuri nuo vähemmän tärkeät viestit yleensä täyttävät koko sähköpostitilan. Jos haluat säästää tilaa ja aivojasi, poista turhat viestit heti. Tuhoamisen tärkeys korostuu viimeistään silloin, kun tila loppuu ja uusia viestejä ei enää mahdu.

8 Sovi ja opeta uusi toimintatapa

Olemme opettaneet itsemme ja toisemme jatkuvaan sähköpostipäivystykseen. Jos haluat päästä siitä irti, kerro kollegoillesi, miten toivot heidän tavoittelevan sinua.

Helpointa on, jos koko yhtiö, yksikkö tai työporukka sopii uusista viestintäsäännöistä kerralla.

HS Digistä löydät Hesarin juttuarkiston helmet
Saat tilaajana kokeilla HS Digiä maksutta
Tilaajille
Haluatko lukea koko artikkelin?

Kolmen T:n sääntö sähköpostien läpikäymiseen

1. Tuhoa: Jos viesti on turha, poista se.

2. Tee: Jos viestissä on nopea tehtävä, tee tehtävä ja poista sitten viesti.

3. Tehtävälistalle: Jos viestissä on isompi tehtävä, kirjoita se tehtävälistalle, siirrä materiaalit koneelle tai pilveen ja poista sitten viesti.

    Seuraa uutisia tästä aiheesta

  • Työelämä
  • sähköposti
  • Yritykset

Kommentit

    Ei vielä kommentteja. Kirjoita ensimmäinen.

    Näytä lisää
    Luetuimmat
    1. 1

      HIV-positiivinen harrasti suojaamatonta seksiä Raahessa – poliisi julkaisi kuvan miehestä

    2. 2

      ”Ota poikasi kainaloon” – Jos haluat kasvattaa pojan, joka ei ahdistele, yksi keino on lastenpsykiatri Jari Sinkkosen mukaan ylitse muiden

    3. 3

      Miten terve, koulutettu ja menestyvä nainen voi uupua jopa ennen kuin täyttää 30?

    4. 4

      Paavo Väyrynen haukkuu tylysti Sauli Niinistön ja kertoo palaavansa eduskuntaan omaksi ryhmäkseen – ”Olen oppositiossa myös oppositiota vastaan”

    5. 5

      Uutuuskirja paljastaa: muu Yö-yhtye kiusasi ylivoimaista Jussi Hakulista sadistisesti – Olli Lindholm: ”Kateuttahan se oli, alemmuudentuntoa”

    6. 6

      Todistin kenen kanssa en makaa – Nykynuorisolta vaaditaan vielä enemmän

    7. 7

      ”Jätä avaimet tuohon. Kiitos ja hei” – Työpsykologi Hanna Poskiparta sai nuorena yllätyspotkut unelmatyöstään, mutta oppi samalla paljon olennaista työyhteisöstä

      Tilaajille
    8. 8

      Kuura Maula ei kutsu lastaan pojaksi, Maisa Leppänen antoi poikansa pukeutua mekkoon – Näin toimii vanhempi, joka haluaa kasvattaa lapsensa feministisesti

      Tilaajille
    9. 9

      Matkustajasilta romahti kesken matkustajien poistumisen Tallinnan-lautalta keskiviikkoiltana – samassa sillassa ollut vikoja aiemminkin

    10. 10

      ”Väkisin viinaa, hotellihuone, seksuaalinen hyväksikäyttö / raiskaus”: Suomen elokuva-alalla ahdistellut naiset kertovat kokemuksistaan

    11. Näytä lisää
    1. 1

      ”Ota poikasi kainaloon” – Jos haluat kasvattaa pojan, joka ei ahdistele, yksi keino on lastenpsykiatri Jari Sinkkosen mukaan ylitse muiden

    2. 2

      Kuura Maula ei kutsu lastaan pojaksi, Maisa Leppänen antoi poikansa pukeutua mekkoon – Näin toimii vanhempi, joka haluaa kasvattaa lapsensa feministisesti

      Tilaajille
    3. 3

      Stalinin alkuperäiset dokumentit lopettavat turhan arvuuttelun – nyt tiedetään luotettavasti, mitä Moskova suunnitteli Suomen varalle

    4. 4

      Mikko Andelin, 41, nukkui kuukausikaupalla vain kolme tuntia yössä – sitten järvenpääläislääkäri puuttui asiaan ja tarjosi lääkkeetöntä hoitoa

      Tilaajille
    5. 5

      Moni suomalainen syö maksansa sairaaksi – jo joka viidennellä on rasvamaksa, eikä tulevaisuus näytä erikoislääkärin mukaan hyvältä

    6. 6

      ”Kaikki alalla olevat tietävät sen ringin” – Suomen elokuva-alalta kerätyssä kymmenien ahdistelukertomusten aineistossa muutama nimi toistuu

    7. 7

      Aleksis Salusjärvi oli lukiossa, kun nainen kavahti häntä ensi kerran bussipysäkillä – #MeToo-kampanja herätti miehet kertomaan, miltä tuntuu, kun nainen pelkää

    8. 8

      30-vuotias mies kertoi kokemuksistaan HS:n ahdistelukyselyssä: ”Hävetti kamalasti, miten hallitsemattomasti olin käyttäytynyt – En ollut ottanut todesta hienovaraisia vihjeitä siitä, etten ollut toivottu”

    9. 9

      Pienet synttärit riistäytyivät täysin käsistä Helsingin Käpylässä – 40 kuokkavierasta, pahoinpitely ja varastelua

    10. 10

      ”Väkisin viinaa, hotellihuone, seksuaalinen hyväksikäyttö / raiskaus”: Suomen elokuva-alalla ahdistellut naiset kertovat kokemuksistaan

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Ossi Nyman ei tee töitä ja sanoo, että työvoimatoimisto on ihmisoikeusloukkaus – näin ”ideologisesti työtön” taktikoi itselleen yhteiskunnan tuet

      Tilaajille
    2. 2

      ”Äiti soittaa”, vilkutti puhelin kuolleen pojan vieressä – oppilas Niina Sassi, poliisi Timo Leppälä ja muut Jokelan koulusurman kokeneet kertovat nyt, millaiset jäljet tragedia jätti

      Tilaajille
    3. 3

      Sairaanhoitaja Paula Vuotila, 61, eli 30 vuotta ”koulutetun eliittielämää” – sitten hän ajautui asumaan rappukäytävissä

    4. 4

      ”Kaikki alalla olevat tietävät sen ringin” – Suomen elokuva-alalta kerätyssä kymmenien ahdistelukertomusten aineistossa muutama nimi toistuu

    5. 5

      ”Sinun hiljaisuutesi on valanut sementtiin itätytön stereotypian, ja se myy lisää poikamiesmatkoja”, kirjoittaa kirjailija Sofi Oksanen avoimessa kirjeessään Melania Trumpille

    6. 6

      Aleksis Salusjärvi oli lukiossa, kun nainen kavahti häntä ensi kerran bussipysäkillä – #MeToo-kampanja herätti miehet kertomaan, miltä tuntuu, kun nainen pelkää

    7. 7

      Kirjailija kertoi olevansa ”ideologisesti” työtön ja kikkailevansa tukia – TE-toimisto katkaisee tuet ja aloittaa poikkeuksellisen selvityksen

    8. 8

      ”Ota poikasi kainaloon” – Jos haluat kasvattaa pojan, joka ei ahdistele, yksi keino on lastenpsykiatri Jari Sinkkosen mukaan ylitse muiden

    9. 9

      Trumpin lähipiiri pelkää presidentin olevan ”hajoamassa” – avustajat yrittävät pitää presidentin aisoissa, kun hän saapuu toimistolle kiihdyksissään

    10. 10

      Kuura Maula ei kutsu lastaan pojaksi, Maisa Leppänen antoi poikansa pukeutua mekkoon – Näin toimii vanhempi, joka haluaa kasvattaa lapsensa feministisesti

      Tilaajille
    11. Näytä lisää
    Uusimmat
    1. Juuri nyt
    2. Paavo Väyrynen haukkuu tylysti Sauli Niinistön ja kertoo palaavansa eduskuntaan omaksi ryhmäkseen – ”Olen oppositiossa myös oppositiota vastaan”
    3. Yhdellä Alepa-fillarilla ajettiin keskimäärin 17 minuuttia päivässä Espoossa – Kaupunki ei lannistu vaatimattomasta alusta, ensi vuodeksi 600 pyörää lisää
    4. Uutuuskirja paljastaa: muu Yö-yhtye kiusasi ylivoimaista Jussi Hakulista sadistisesti – Olli Lindholm: ”Kateuttahan se oli, alemmuudentuntoa”
    5. Näin pornoteollisuus sai alkunsa: HBO:n The Deucessa prostituoidut joutuvat väkivallan uhreiksi mutta pitävät huolta toisistaan – Tämän takia uutuussarja on pakko katsoa
    6. HIV-positiivinen harrasti suojaamatonta seksiä Raahessa – poliisi julkaisi kuvan miehestä
    7. Tenniksen maailman ykköspari Kontinen-Peers käyttää väliviikon pelaamalla Helsingissä – ”Paljon on rakkautta lajiin”
    8. ”Teslakin häviää vaatteet päältään”, sanoo autoalan konkari – Uudet yrittäjät ovat sähköautomarkkinoilla tiukan paikan edessä
    9. VR ”kuristaa” ruuhka-aikana striimailijoita, junien langaton verkko toimii parhaiten ravintolavaunussa – Näistä syistä junien nettiyhteydet ovat edelleen niin epävakaita
    10. Yle: Sarjahukuttajaksi epäilty määrättiin mielentila­tutkimukseen
    11. Huumekauppias väitti varanneensa lentoliput humalassa vahingossa Norjan sijasta Suomeen – Oikeus ei uskonut: Amfetamiinia Vuosaaren kautta tuoneille pitkät vankeustuomiot
    12. Näytä lisää