Ura

Lähetteletkö tietämättäsi tylyjä viestejä? Työpaikka­viestinnässä pätevät omat säännöt, kertovat asiantuntijat – Testaa, tekisitkö hyvän vaikutuksen

Työpaikan kirjallisessa viestinnässä tärkeitä ovat sanoma, selkeys ja sävy. Sävy on tärkeä jopa työkavereiden välisessä viestinvaihdossa.

Nykytyömaailmassa kirjoitetaan paljon. Varsinkin palvelu- ja asiantuntijatyössä alkaa olla harvinaisempaa, että tavataan kasvokkain tai edes jutellaan puhelimessa.

Asiakkaille tai työkavereille kirjoitetuista viesteistä voi kiireessä tulla helposti töksähteleviä tai jopa tylyjä.

Testaa, osaatko aloittaa sähköpostin oikein:



Viestintäkonsultti ja valmentaja Salla Syrman Viestintätoimisto Kaiku Helsingistä kouluttaa työpaikoilla eri alojen ihmisiä kirjoittamaan. Hänen mukaansa äskeisessä esimerkissä käytetty huutomerkki ei tarkoita huutamista, kunhan sitä käyttää hillitysti. Yksi huutomerkki tarkoittaa reipasta äänensävyä.

Pelkkä sähköpostietiketin hallitseminen ei kuitenkaan enää riitä monissa töissä: usein pitää osata tuottaa hyvinkin eri tyyppisiä tekstejä.


”Sähkö­posteja, päivi­tyksiä nettiin ja sosiaa­liseen mediaan, chattejä, vastauk­sia tiedus­teluihin ja blogejakin työroolissa”, Syrman luettelee.
Mainos (Teksti jatkuu alla)
Mainos päättyy

Salla Syrman suosittaa muistamaan työviesteissä erityisesti kolmen s:n sääntöä: sanomaa, selkeyttä ja sävyä.

Sanoma on työviestissä ensisijainen, mutta sen pitää olla selkeä. Jos kirjoittaa asiakkaalle ammattislangia, viesti voi jäädä epäselväksi. Syrman kertoo kollegastaan, joka sai kirjalliset ohjeet hammasleikkauksen jälkeen: ne olivat täynnä lääkärilatinaa, jota potilas ei ymmärtänyt.

Sävy on myös tärkeä ja rakentaa luottamusta. Syrman itse kilpailutti kerran muuttofirmoja sähköpostin välityksellä. Yksi vastasi ystävällisesti: Hei Salla! Kiitos viestistäsi. Muuttosi hoituu noina päivinä ja tulisi maksamaan xx euroa. Toiselta firmalta tuli sen sijaan tylynoloinen viesti: Katotaan, saattais sopii.

”Sävy on erittäin pienistä asioista kiinni”, Syrman sanoo.


Myös Vil­ja Ryd­man Työ­ter­veys­lai­tok­sel­ta muis­tut­taa, et­tä jo ly­hyt vies­ti a­si­ak­kaal­le tai yh­teis­työ­kump­pa­nil­le voi jos­kus määrittää ensivaikutelman koko yrityksestä. Ai se oli se paikka, josta tuli kiva ja kohtelias viesti.

Twiitit ja SnapChatin viestit, joilla on maksimipituus ja lyhyt elinkaari, elävät tämän päivän työelämässäkin. Niiden kirjoittamiseen tarvitaan yrityksen sisäistä koulutusta. Kuka yrityksestä vastaa vaikkapa kohutwiittiin ja miten?

”Oli kyseessä sitten somepäivitys, tiedote tai sähköposti, yrityksen on hyvä määrittää oma tyylinsä. Olemmeko vauhdikas ja rento startup-yritys vai vakava, rauhallinen ja luotettava”, Rydman sanoo.

Perussääntöinä hän pitää huoliteltua kieltä, avoimuutta ja asiassa pysymistä.

Syrman muistelee, että vielä kymmenen vuotta sitten ei asiakkaalle suunnatuissa työviesteissä olisi ollut sopivaa käyttää hymiöitä, mutta nyt ne sopivat joihinkin tilanteisiin erityisesti somessa.

Salla Syrman ja Vilja Rydman laativat käytännön vinkkejä hyvien työviestien laatimiseen:

1. Aloita tervehdyksellä

Hei! on oikein kelpo aloitus. Jos viesti menee suoraan toiselle ihmiselle, voi hyvin käyttää ihmisen etunimeä. Kielitoimistokin suosittaa huutomerkin käyttöä. Jos käytät pilkkua tervehdyksen jälkeen, viesti alkaa pienellä alkukirjaimella.

Teitittely on viesteissä usein turhaa. Hyvä rouva tai Arvoisa rouva ovat aika vanhanaikaisia ilmaisuja. Vaikka kasvokkain puhutellessa 80-vuotiasta henkilöä voisi teititellä, viestissä se on vain harvoin tarpeen.

2. Varo kapulakieltä

”Puitteissa, osalta, toimesta, tiimoilta, tahoilta, liittyen johtuen ovat sanoja, joita pääsääntöisesti kannattaa välttää”, Syrman sanoo.

Hän kertoo arkisen esimerkin: Pyykinpesun puitteissa pulverin ollessa kyseessä pyydän sinua suorittamaan ostotoimenpiteen.

Rydmanin suosikkiesimerkki liittyy syntyvyyden laskuun: Syntyneiden enemmyys kuolleisiin verrattuna oli negatiivinen.

Kuulostaa pöhköltä, vai mitä?

3. Lue viestisi ääneen

Jos vaikka lyhyen selkeän viestin kirjoittaminen tuntuu hankalalta, viesti kannattaa lukea itselle tai kollegalle ääneen. Sävyn ja selkeyden voi joskus kuulla paremmin kuin lukea.

4. Muista sovellusten ero

Viestintäkanavia on yhä enemmän. Työkavereidenkin kanssa käydään usein keskusteluja jonkun sovelluksen kautta. Sähköpostiin tai nettisivujen päivitykseen mahtuu enemmän tekstiä kuin twiittiin, mutta silti kannattaa aina kertoa ensin tärkein asia sekä olla lyhyt ja ytimekäs. Jaarittelua ei kukaan jaksa lukea.

Alepa-lähikauppojen käyttämä viestiväylä Korttelitoive alkaa seuraavasti: Moi, Katarina! Mä oon Siponen ja otan vastaan Korttelitoiveita Alepan myymälöihin.

Näin asiakkaita kannustetaan toivomaan haluamiaan tuotteita lähikaupan valikoimiin. Sävy ei ehkä sopisi vakuutusyhtiön asiakaspalveluun, mutta lähikaupan edustajaksi Siposen voi kuvitella.

Muista myös, että aina viesti ei ole paras keino kommunikoida. Jos asia ei ratkea parilla kolmella viestillä, tartu puhelimeen ja soita. Syrman muistaa esimerkin, jossa sähköpostiketjussa luki 16 kertaa RE: – eikä asia vieläkään ollut ratkennut. Puhelimessa tai Skypellä ongelma olisi ehkä jo hoidettu.

5. Kehota kohteliaasti

Jos tarvitset lisätietoja tai lähetät liitetiedostoja, voi yksinkertaisen pyynnönkin tehdä kohteliaasti: Laittaisitko, Maija minulle sen dokumentin, josta oli puhetta. Se toimii paremmin kuin käskymuotoinen Lähetä minulle viimeisin versio.

Maalaisjärjen käyttö on suotavaa. Voit ajatella, että mitä haluaisit tämän ihmisen ajattelevan sinusta, jos joskus tapaatte. Ajatteleeko hän, että olet tyly ja asiallinen vai ystävällinen ja leppoisa.

6. Mieti kenelle kirjoitat

Tärkein asia pitää olla selkeästi ilmaistu ja heti alussa.

Jos viestit eri alan ihmiselle, esimerkiksi asiakkaalle, kannattaa miettiä mitä hän ymmärtää. It-alan kieli on monille vierasta, aivan kuten lääkärien slangikin. Kaikilla aloilla on omat terminsä, joita ulkopuolisen on vaikea käsittää.

Hymiöt sopivat sosiaalisen median viesteihin tänä päivänä aivan hyvin. On kuitenkin hyvä muistaa, että sähköposteissa hymiöt eivät aina siirry semmoisinaan.

Rydman kertoo kollegastaan, joka sai hymiöitä yhteistyökumppaniltaan.

”Kollega ihmetteli ääneen, miksi saa hymiöitä, joissa on naisen sukupuolielin. Kävi ilmi, että peukkuhymiö näytti merkeiksi muunnettuna siltä, että siinä oli reidet ja haaroväli”, Rydman sanoo.

7. Varo versaalia

Muista, että kokonaan isoilla kirjaimilla eli versaaleilla kirjoitettu teksti tulkitaan huutamiseksi – ja sen vuoksi usein myös vihaiseksi tai aggressiiviseksi.

Isoja kirjaimia kannattaakin käyttää säästeliäämmin ja harkiten.

8. Muista sisäinen viestintä

Organisaation sisäinen viestintä on usein rennompaa, mutta sama kohtelias ja ystävällinen sävy koskee myös työkavereiden välistä viestintää kaikissa kanavissa. Monissa yrityksissä käytetään sisäisessäkin viestinnässä sosiaalista mediaa, kuten WhatsApp -ryhmiä ja Messengeriä.

Sisäiseen viestintään pitää panostaa yhtä lailla kuin ulkoiseenkin, Salla Syrman sanoo.

”On tärkeää, miten kollega kohdataan viestien kautta, ei vain kasvokkain”, hän sanoo.

Testaa vielä, osaatko viestiä työpaikalla:


    Seuraa uutisia tästä aiheesta

  • Työelämä
  • Ura
  • Viestintä
  • Sosiaalinen media
  • Katarina Malmberg

Kommentit

    Ei vielä kommentteja. Kirjoita ensimmäinen.

    Näytä lisää
    Luetuimmat
    • Juuri nyt
    • Päivä
    • Viikko
    1. 1

      Donald Trump suuntaa heti aamusta Mäntyniemeen, jakoi kuvan suomalais­yleisöstä eilisen saattueen varrelta – HS seuraa huippu­kokous­päivää hetki hetkeltä

    2. 2

      S-ryhmän työntekijät kommentoivat verkkokeskusteluja jopa anonyymissa Jodelissa – ”Kyllä siellä pitää olla kuuntelemassa asiakkaita”

    3. 3

      Näistä syistä Kalastajatorppa on ylivoimainen paikka Trumpin yöpaikaksi

    4. 4

      Esa luuli saaneensa unelmaduunin, mutta pomon käytös ajoikin hänet masennukseen – Kun työntekijän ja työnantajan arvot eivät kohtaa, edessä saattaa olla iso kriisi

      Tilaajille
    5. 5

      Jos mieheni alkaisi huomautella ylipainosta, suuttuisin varmasti

    6. 6

      Helsingin keskustassa liikennekaaos: junat eivät kulje, raitiovaunut pysähtelevät – lue ajantasainen tieto aikatauluista ja liikennejärjestelyistä tästä jutusta

    7. 7

      Taas pukkaa hikeä, mutta miksi hikoilen enemmän kuin vierustoveri? Ihotautilääkäri vastaa 12 kysymykseen hikoilusta ja miten sitä voi vähentää

      Tilaajille
    8. 8

      Valtionjohtajien turvatoimet ovat omaa luokkaansa: Putin pelkää myrkytystä, Trumpia ympäröi huomaamattomien salaisten agenttien joukko

    9. 9

      Suomen hipsterein paikka on pieni kylä Nokian hylkäämässä Salossa – ”Elämäntilanteeni on niin hyvä, ettei siitä melkein kehtaa puhua”

    10. 10

      Donald ja Melania Trumpin saattue saapui Kalastaja­torpalle suuren väkijoukon saattelemana – lue HS:n seuranta sunnuntain tapahtumista

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Donald ja Melania Trumpin saattue saapui Kalastaja­torpalle suuren väkijoukon saattelemana – lue HS:n seuranta sunnuntain tapahtumista

    2. 2

      Suomen hipsterein paikka on pieni kylä Nokian hylkäämässä Salossa – ”Elämäntilanteeni on niin hyvä, ettei siitä melkein kehtaa puhua”

    3. 3

      Näistä syistä Kalastajatorppa on ylivoimainen paikka Trumpin yöpaikaksi

    4. 4

      Kaliforniassa viikko sitten kadonnut nuori nainen löydettiin elossa – selvisi juomalla vettä jäähdyttimen letkun kautta

    5. 5

      Nobelisti Bengt Holmström selittää, miksi Trump tuntuu aidolta silloinkin, kun ei puhu totta, kun taas muut poliitikot tuntuvat teeskentelijöiltä, vaikka puhuisivat totta

      Tilaajille
    6. 6

      Mitä Trumpin suosikki­kanava Fox kertoo Suomesta? ”Suomalaiset menevät naimisiin toisten suomalaisten kanssa, joten heidän yhteis­kuntansa on puhdas”

    7. 7

      Osa Helsingistä eristetään tänään, joukko­liikenne pysähtyy paikoin täysin – kartta näyttää, miten liikenne järjestetään keskustassa

    8. 8

      Avoin kirje Yhdysvaltojen ja Venäjän presidenteille: Ettehän päätä eurooppalaisten asioista Euroopan pään yli

    9. 9

      Ilosaarirock ei osaa päättää, ollako rockfestari vai palvellako nuorisoa – Zara Larsson oli päälavalla hukassa, mutta pikkulavojen bändit pelastivat loppuunmyydyn lauantain

    10. 10

      Vain Putin sai heti sateenvarjon, kun rankkasade yllätti MM-finaalin palkintojenjaon – Ranskan ja Kroatian presidentit seisoivat likomärkinä

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Netissä pyöriminen kuormittaa ja vie keskittymiskyvyn – tämän jutun voit lukea vain ilman verkkoyhteyttä

    2. 2

      Kävin Elastisen kuntosalilla ja vaivaannuin suunnattomasti – Mitä vikaa on keskinkertaisuudessa?

    3. 3

      Los Angeles Timesin toimittaja tuli Helsinkiin raportoimaan huippukokouksesta, mutta rakastuikin julkiseen liikenteeseen – ”Suomi on voittanut minut puolelleen”

    4. 4

      Kaikki loukkuun jääneet pelastettiin luolasta Thaimaassa, myös lääkäri ja sukeltajat pääsivät ulos – ”Emme tiedä, onko tämä ihme, tiedettä vai mitä”

    5. 5

      Donald ja Melania Trumpin saattue saapui Kalastaja­torpalle suuren väkijoukon saattelemana – lue HS:n seuranta sunnuntain tapahtumista

    6. 6

      Suomen hipsterein paikka on pieni kylä Nokian hylkäämässä Salossa – ”Elämäntilanteeni on niin hyvä, ettei siitä melkein kehtaa puhua”

    7. 7

      Suomalais­sukeltaja Mikko Paasi oli thaimaalaisessa luolassa viimeisten joukossa ja joutui pakenemaan nousevaa vettä viime hetkellä – nyt hän kertoo HS:lle tapahtumien dramaattiset vaiheet

    8. 8

      Espoolaisilta 13-vuotiailta löytyi huume­seulassa jopa viittä eri ainetta – Eräs poika yritti sekavassa tilassa kaupata rauhoittavia lääkkeitä lastensuojelun työntekijällekin

    9. 9

      Trump teki etikettimokan ja saattoi kuningatar Elisabetin kiusalliseen tilanteeseen Britanniassa

    10. 10

      Grafiikka näyttää: Näin sukeltajat saattavat lapsia ulos luolastosta

    11. Näytä lisää
    Uusimmat
    1. Juuri nyt
    2. Helsingin keskustassa liikennekaaos: junat eivät kulje, raitiovaunut pysähtelevät – lue ajantasainen tieto aikatauluista ja liikennejärjestelyistä tästä jutusta
    3. ”Miksi mä en saa kun noi muutkin tekee noin” on aina ollut huono perustelu millekään – ja etenkin siksi Scarlett Johanssonin ympärille nousi kohu
    4. Kritiikistä huolimatta musiikki voittaa Pori Jazzeilla
    5. Minihuuhkajat pelaavat isännän elkein jalkapallon EM-kisoissa – ”Tyhmintä, mitä voi tehdä, on pelätä”
    6. Ranska repesi liitoksistaan riemuun ja verhoutui sinivalkopunaiseen: soihtuja, savua ja suudelmia – katso kuvakooste railakkaista MM-kultajuhlista
    7. Donald Trump suuntaa heti aamusta Mäntyniemeen, jakoi kuvan suomalais­yleisöstä eilisen saattueen varrelta – HS seuraa huippu­kokous­päivää hetki hetkeltä
    8. S-ryhmän työntekijät kommentoivat verkkokeskusteluja jopa anonyymissa Jodelissa – ”Kyllä siellä pitää olla kuuntelemassa asiakkaita”
    9. Taas pukkaa hikeä, mutta miksi hikoilen enemmän kuin vierustoveri? Ihotautilääkäri vastaa 12 kysymykseen hikoilusta ja miten sitä voi vähentää Tilaajille
    10. Kansallispuistot tarvitsevat rahaa Tilaajille
    11. Galleriat Huuto ja Rankka avaavat Eerikinkadulla syksyllä – Jätkäsaaresta häädön saaneille löytyi tila Kampista, kun Metropolia muutti pois
    12. Näytä lisää