Ovatko työntekijät etätöissä ja toimistolla liikaa tyhjiä neliöitä? Eikö toimitila enää palvele parhaalla tavalla tarkoitustaan, kun neuvottelutiloja ja puhelinkoppeja on liian vähän eikä toimistolla ole luontevia paikkoja kohtaamisille?
Osassa työpaikkoja on havahduttu siihen, että arki nykyisellä toimistolla ei ole enää sujuvaa. Jos yllä listatut haasteet kuulostavat tutulta ja tarvitset uudet toimitilat, lue tästä artikkelista Varman viisi vinkkiä uuden toimitilan löytämiseen.
1. Mieti, mitä tiloissa tehdään ja millainen toimitila palvelee tarkoitusta.
Kun etsit uusia toimitiloja, älä mieti ensimmäisenä minkä kokoista, näköistä tai hintaista tilaa tarvitsette.
Mieti, millaista tilaa tarvitsette – mitä uusissa toimitiloissa tehdään ja miten tilat palvelevat näitä toimintoja.
Toimistolla työnteon pitää olla sujuvaa. Jos sopivaa soppea rauhalliselle työlle, vapaata neuvotteluhuonetta palavereita varten tai viihtyisää kohtaamispaikkaa työkavereiden kanssa jutusteluun ei löydy, yhä useampi valitsee mahdollisuuksien salliessa etätyöskentelyn.
Tilan käyttäjiltä saa usein parhaat havainnot ja ideat toimivamman tilan valintaan.
2. Kerää tietoa nykyisten tilojen toimivuudesta ja käytöstä.
Nykytilanteen ja etenkin nykyisen tilan haasteiden hahmottaminen auttaa listaamaan vaatimuksia uusille toimitiloille.
Etenkin isommissa yrityksissä työpisteiden määrän arviointi voi olla hankalaa, kun päiväkohtaista vaihtelua etä- ja lähityön välillä on paljon. Siksi neuvottelutilojen ja työpisteiden käyttöasteen mittaaminen auttaa kartoittamaan todellista tilantarvetta.
Kartoita tarpeita myös suoraan henkilöstöltä. Millaisia ongelmakohtia työntekijät ovat toimitiloissa havainneet? Millaiset tilaratkaisut sujuvoittaisivat arkea? Entä mitkä seikat lisäisivät yleisesti toimitilan vetovoimaa?
Tilan käyttäjiltä saat usein parhaat havainnot ja ideat toimivamman tilan valintaan.
Espoon Leppävaaran OOPS-toimistokeskittymässä yhteistiloihin on panostettu. Jokainen yritys on omanlaisensa, joten sopiva toimitila muotoutuu käyttäjien tarpeista.
3. Kuvittele sopivampi toimitila ja kerro tilojen käyttäjien tarpeista.
Jokainen yritys on omanlaisensa, ja sopiva toimitila muotoutuu aina sen käyttäjien tarpeista.
Uusia toimitiloja etsiessä on hyvä muistaa, että juuri teidän tarpeisiinne täydellisesti istuvaa toimitilaa ei todennäköisesti löydy valmiina. Uutta toimitilaa etsiessä tulee käyttää hieman mielikuvitusta.
Kerro Varman Asset Managerille mahdollisimman tarkasti, mitä yrityksenne tekee, millaiset työn tekemisen mallit ovat, millaisia työskentelytapoja tarvitsette ja millainen yrityskulttuurinne on.
Tällöin Asset Manager osaa auttaa sopivan tilan löytämisen lisäksi esimerkiksi pohjaratkaisuihin, kalusteisiin ja sisustukseen liittyvissä asioissa.
4. Huomioi sijainti ja lähiympäristön palvelut.
Toimitilan sijainti on jälleen 2020-luvulla korostunut, mutta eri tavalla kuin ennen hybridityöhön siirtymistä.
Etätyö mahdollistaa uusien työntekijöiden rekrytoinnit myös kauempaa, ja siksi julkiset kulkuyhteydet on hyvä huomioida uuden toimitilan valinnassa. Kun toimistolle ei enää välttämättä liikuta viitenä päivänä viikossa, moni on valmis matkustamaan hieman pidemmänkin työmatkan.
Kun kotoa lähtee liikkeelle, arkea helpottaa, jos toimitiloissa tai niiden läheisyydessä on saavutettavissa erilaisia palveluita. Myös monet uudenlaiset palvelut, kuten taukoliikuntatilat, on otettu monissa yrityksissä ilolla vastaan.
Helsingin Pitäjänmäellä sijaitsevassa Valimotie 9-11 -toimistotalossa työntekijöiden viihtyvyyttä parantavat muun muassa talosta löytyvät lounasravintola sekä kuntosali.
5. Uskalla tehdä päätös uudesta toimitilasta.
Uudet toimitilat ovat aina uuden alku.
Työelämän murroksessa uusien toimitilojen valinta ja tulevaisuuden tarpeiden ennakointi voi ymmärrettävästi tuntua haastavalta. Päätöstä uusista toimitiloista ei kannata tehdä hätiköidysti, mutta toisaalta tilatarpeiden muuttuminen kesken vuokrasopimuskauden ei ole maailmanloppu.
Toimitilavalinnalla on vaikutus yrityksen työkulttuuriin. Siinä missä käytännölliset ja viihtyisät uudet toimitilat lisäävät työpaikan vetovoimaa ja arjen sujuvuutta, on vanhoissa ja toimimattomissa tiloissa sinnittelyllä väistämättä omat vaikutuksensa.
Uskalla tehdä päätös uusista toimitiloista ja siitä, mihin suuntaan haluat ohjata yrityskulttuuria toimitilavalinnan myötä.
Kuvittele sopivampi toimitila. Kuvittelet Varman toimitilan.
Varman kokeneilla toimitila-asiantuntijoilla on vuosien kokemus erilaisten toimitilaratkaisujen toteuttamisesta sekä laajat verkostot alan suunnittelutoimistoihin. Pääset alkuun uuden toimitilan etsinnässä lataamalla Varman toimitilahakijan oppaan.